Porvoo Adventure Quest 2017 iltatilaisuuden suunnittelu ja toteutus
Rautonen, Merja (2018)
Rautonen, Merja
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052810746
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052810746
Tiivistelmä
Porvoossa järjestettiin elokuussa 2017 seikkailu-urheilu tapahtuma, jonka tarkoituksena oli kerätä rahaa Porvoon seudun veteraaneille. Seikkailu-urheilu tapahtuman yhteyteen järjestettiin iltatilaisuus, jonka tavoitteena oli tuoda lisäarvoa urheilutapahtumalle, sekä luoda ikimuistoinen kokemus osallistujilleen.
Tämä produktina tehty opinnäytetyö kertoo iltatilaisuuden suunnittelu vaiheista ja toteutuksesta. Tapahtuman toimeksiantajina toimivat kaksi Haaga-Helian entistä oppilasta, jotka järjestivät vastaavanlaisen hyväntekeväisyystapahtuman omana opinnäytetyönään vuonna 2015. Erillistä iltatilaisuutta ei vuonna 2015 järjestetty, joten lähdin suunnittelemaan sitä ns. puhtaalta pöydältä. Iltatilaisuus järjestettiin Porvoon Haaga-Helian campuksella.
Iltatilaisuuden kohderyhmään kuuluivat Porvoon seudun veteraanit ja heidän leskensä, sekä urheilutapahtumaan osallistuneet kilpailijat. Tapahtuma oli kaikille osallistujilleen ilmainen.
Molemmat tapahtuma rahoitettiin täysin sponsoreilta saaduilla tuloilla. Sponsoreille myytiin erikokoisia sponsorointipaketteja, joilla sai yrityksen logon painatettuna urheilutapahtumaan osallistuneiden kilpailijoiden kilpailuliiveihin, sekä näkyvyyttä tapahtuman Facebook – ja tapahtumasivuilla. Sain myös iltatapahtumaan muutamia yhteistyökumppaneita, jotka esimerkiksi kuljettivat veteraanit ilmaiseksi kampukselle, ja mainostivat tapahtumaamme omilla sivuillaan.
Iltatilaisuuden ohjelma rakentui pääosin ruokailun ympärille. Illan aikana vieraille tarjottiin alkumalja, pääruoka salaatteineen, sekä kahvia ja teetä sotilaskodin munkkien kanssa. Kahvien aikana Porvoon keskuskoulun musiikkiluokan kuoro tuli esiintymään tilaisuuteen ja kahvien jälkeen oli urheilutapahtuman parhaiden joukkueiden palkitseminen. Viimeisenä ennen tapahtuman päättymistä julkistimme vielä summan, jonka olimme saaneet kerättyä lahjoitettavaksi Porvoon seudun veteraanijärjestöille.
Itse iltatilaisuus sujui todella hyvin huolimatta siitä, että hoidimme tilaisuuden alun vajaa miehityksellä johtuen kahden työntekijän viimehetken sairastumisesta. Tapahtuma sai hyvää palautetta niin suullisesti kuin asiakastyytyväisyyskysellyssäkin. Tapahtuman hankintoihin kului enemmän rahaa kuin olin alun perin laskenut, mutta saimme kerättyä myös enemmän rahaa sponsoreilta kuin olin laskenut, joten käytännössä pysyimme budjetissa. Sponsoreilta saadut rahat, jotka eivät menneet tapahtumien kulujen kattamiseen, lisäsimme veteraanien lahjoitus summaan.
Iltatilaisuudessa oli noin 80 osallistujaa, mikä jäi vähän itse asettamastani tavoitteesta. Muilta osin saavutin omat ja toimeksiantajien laatimat tavoitteet. Koko projektin aikana eteen tuli muutamia haasteita, mutta niistä selvittiin loppujen lopuksi kunnialla. Opin projektin aikana paljon tapahtumien, sekä erityisesti hyväntekeväisyystapahtumien järjestämisestä, sekä pääsin hyödyntämään koulussa oppimiani taitoja. Hivenen parannettavaa siis jäi koko tapahtuma prosessia ajatellen, mutta lopputulokseen olen erittäin tyytyväinen, ja uskon että niin olivat myös tapahtuman vieraat.
Tämä produktina tehty opinnäytetyö kertoo iltatilaisuuden suunnittelu vaiheista ja toteutuksesta. Tapahtuman toimeksiantajina toimivat kaksi Haaga-Helian entistä oppilasta, jotka järjestivät vastaavanlaisen hyväntekeväisyystapahtuman omana opinnäytetyönään vuonna 2015. Erillistä iltatilaisuutta ei vuonna 2015 järjestetty, joten lähdin suunnittelemaan sitä ns. puhtaalta pöydältä. Iltatilaisuus järjestettiin Porvoon Haaga-Helian campuksella.
Iltatilaisuuden kohderyhmään kuuluivat Porvoon seudun veteraanit ja heidän leskensä, sekä urheilutapahtumaan osallistuneet kilpailijat. Tapahtuma oli kaikille osallistujilleen ilmainen.
Molemmat tapahtuma rahoitettiin täysin sponsoreilta saaduilla tuloilla. Sponsoreille myytiin erikokoisia sponsorointipaketteja, joilla sai yrityksen logon painatettuna urheilutapahtumaan osallistuneiden kilpailijoiden kilpailuliiveihin, sekä näkyvyyttä tapahtuman Facebook – ja tapahtumasivuilla. Sain myös iltatapahtumaan muutamia yhteistyökumppaneita, jotka esimerkiksi kuljettivat veteraanit ilmaiseksi kampukselle, ja mainostivat tapahtumaamme omilla sivuillaan.
Iltatilaisuuden ohjelma rakentui pääosin ruokailun ympärille. Illan aikana vieraille tarjottiin alkumalja, pääruoka salaatteineen, sekä kahvia ja teetä sotilaskodin munkkien kanssa. Kahvien aikana Porvoon keskuskoulun musiikkiluokan kuoro tuli esiintymään tilaisuuteen ja kahvien jälkeen oli urheilutapahtuman parhaiden joukkueiden palkitseminen. Viimeisenä ennen tapahtuman päättymistä julkistimme vielä summan, jonka olimme saaneet kerättyä lahjoitettavaksi Porvoon seudun veteraanijärjestöille.
Itse iltatilaisuus sujui todella hyvin huolimatta siitä, että hoidimme tilaisuuden alun vajaa miehityksellä johtuen kahden työntekijän viimehetken sairastumisesta. Tapahtuma sai hyvää palautetta niin suullisesti kuin asiakastyytyväisyyskysellyssäkin. Tapahtuman hankintoihin kului enemmän rahaa kuin olin alun perin laskenut, mutta saimme kerättyä myös enemmän rahaa sponsoreilta kuin olin laskenut, joten käytännössä pysyimme budjetissa. Sponsoreilta saadut rahat, jotka eivät menneet tapahtumien kulujen kattamiseen, lisäsimme veteraanien lahjoitus summaan.
Iltatilaisuudessa oli noin 80 osallistujaa, mikä jäi vähän itse asettamastani tavoitteesta. Muilta osin saavutin omat ja toimeksiantajien laatimat tavoitteet. Koko projektin aikana eteen tuli muutamia haasteita, mutta niistä selvittiin loppujen lopuksi kunnialla. Opin projektin aikana paljon tapahtumien, sekä erityisesti hyväntekeväisyystapahtumien järjestämisestä, sekä pääsin hyödyntämään koulussa oppimiani taitoja. Hivenen parannettavaa siis jäi koko tapahtuma prosessia ajatellen, mutta lopputulokseen olen erittäin tyytyväinen, ja uskon että niin olivat myös tapahtuman vieraat.