Monitoimitilan vaikutukset työntekoon sisäministeriössä
Hautala, Suvi; Lehtonen, Noora (2018)
Hautala, Suvi
Lehtonen, Noora
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201805189038
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201805189038
Tiivistelmä
Työympäristön tulisi vastata työnteon tapoja ja tarpeita. Teknologian kehittymisen myötä on kehitetty uudenlaisia toimistoratkaisuita perinteisien huonetoimistojen ja avotoimistojen tilalle. Monitoimitila on työympäristö, jossa on yleensä nimeämättömät työpisteet ja erilaisia tiloja tai vyöhykkeitä erilaista työtä varten, kuten ryhmätyötiloja, hiljaisen työn tiloja, vetäytymistiloja ja yksilötyön alueita.
Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona sisäministeriön kansainvälisten asioiden yksikölle ja maahanmuutto-osastolle kevään 2018 aikana. Ministeriö muutti Kirkkokadulle monitoimitilaksi remontoituun rakennukseen kesäkuussa 2017. Tavoitteena oli tutkia monitoimitilan vaikutuksia työntekoon henkilöstöryhmittäin. Tutkimuksen tarkastelun kohteeksi valittiin työntekijöiden motivaatio, suorituskyky ja vuorovaikutus monitoimitilassa. Teoriaosuus koostuu työnteon ja monitoimitilan, motivaation, suorituskyvyn ja vuorovaikutuksen viitekehyksestä, jossa on hyödynnetty kansainvälisiä ja kotimaisia kirjallisuus- ja tutkimuslähteitä sekä sisäministeriön intrasivujen materiaalia.
Tutkimuksessa käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää, jossa tutkittavasta ilmiöstä pyritään saamaan lisää tietoa ja ymmärtämään ilmiötä. Tässä tapauksessa ilmiö on monitoimitilan vaikutus työntekoon. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla haastattelemalla kahtatoista sisäministeriön virkamiestä, jotka kuuluvat eri henkilöstöryhmiin. Haastattelut tehtiin yksilöhaastatteluina helmikuussa 2018. Tutkimusaineisto koostuu myös sähköpostitse lähetetystä lisäkyselystä.
Tutkimustuloksia analysoitiin henkilöstöryhmittäin sekä yhtenä kokonaisuutena. Henkilöstöryhmien vastaukset olivat suurimmaksi osaksi samanlaisia keskenään. Tutkimuksessa selvisi, että omien työtapojen ja tehtävien suunnittelu on korostunut monitoimitilassa, mutta itse työn sisältö ja tavoitteet eivät ole muuttuneet. Monitoimitiloissa osa viihtyi hyvin ja osa kaipasi vielä omaa huonetta.
Monitoimitila ei vaikuttanut työntekijöiden kokemaan työmotivaatioon suuresti, sillä heitä motivoi eniten oman työn sisältö ja monipuolisuus. Keskittymistä vaativa työ oli hankalampaa monitoimitilan avotiloissa, joissa työntekijät työskentelivät eniten. Tämän koettiin osittain vaikuttavan tehokkuuteen. Vuorovaikutus osastotasolla oli lisääntynyt ja tiedonkulku nopeutunut, joka vaikutti positiivisesti tehokuuteen. Yksikkö- ja osastorajojen koettiin madaltuneen monitoimitilaan siirtymisen myötä. Monitoimitilaa pidettiin modernina, mutta useimpien mielestä se ei ollut vielä täysin toimiva. Tämä tuli esille vyöhykkeiden toimimattomuutena avotiloissa. Toimivuuteen voidaan kuitenkin vaikuttaa esimerkiksi muokkaamalla työpisteiden sijoittelua avotilassa.
Huomioitavaa tässä tutkimuksessa on kuitenkin se, että teemahaastatteluja ja lisäkyselyä tehdessä työntekijät olivat ehtineet työskennellä monitoimitiloissa alle vuoden ja toimintaa sekä työtapoja tiloissa kehitetään koko ajan.
Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona sisäministeriön kansainvälisten asioiden yksikölle ja maahanmuutto-osastolle kevään 2018 aikana. Ministeriö muutti Kirkkokadulle monitoimitilaksi remontoituun rakennukseen kesäkuussa 2017. Tavoitteena oli tutkia monitoimitilan vaikutuksia työntekoon henkilöstöryhmittäin. Tutkimuksen tarkastelun kohteeksi valittiin työntekijöiden motivaatio, suorituskyky ja vuorovaikutus monitoimitilassa. Teoriaosuus koostuu työnteon ja monitoimitilan, motivaation, suorituskyvyn ja vuorovaikutuksen viitekehyksestä, jossa on hyödynnetty kansainvälisiä ja kotimaisia kirjallisuus- ja tutkimuslähteitä sekä sisäministeriön intrasivujen materiaalia.
Tutkimuksessa käytettiin laadullista tutkimusmenetelmää, jossa tutkittavasta ilmiöstä pyritään saamaan lisää tietoa ja ymmärtämään ilmiötä. Tässä tapauksessa ilmiö on monitoimitilan vaikutus työntekoon. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla haastattelemalla kahtatoista sisäministeriön virkamiestä, jotka kuuluvat eri henkilöstöryhmiin. Haastattelut tehtiin yksilöhaastatteluina helmikuussa 2018. Tutkimusaineisto koostuu myös sähköpostitse lähetetystä lisäkyselystä.
Tutkimustuloksia analysoitiin henkilöstöryhmittäin sekä yhtenä kokonaisuutena. Henkilöstöryhmien vastaukset olivat suurimmaksi osaksi samanlaisia keskenään. Tutkimuksessa selvisi, että omien työtapojen ja tehtävien suunnittelu on korostunut monitoimitilassa, mutta itse työn sisältö ja tavoitteet eivät ole muuttuneet. Monitoimitiloissa osa viihtyi hyvin ja osa kaipasi vielä omaa huonetta.
Monitoimitila ei vaikuttanut työntekijöiden kokemaan työmotivaatioon suuresti, sillä heitä motivoi eniten oman työn sisältö ja monipuolisuus. Keskittymistä vaativa työ oli hankalampaa monitoimitilan avotiloissa, joissa työntekijät työskentelivät eniten. Tämän koettiin osittain vaikuttavan tehokkuuteen. Vuorovaikutus osastotasolla oli lisääntynyt ja tiedonkulku nopeutunut, joka vaikutti positiivisesti tehokuuteen. Yksikkö- ja osastorajojen koettiin madaltuneen monitoimitilaan siirtymisen myötä. Monitoimitilaa pidettiin modernina, mutta useimpien mielestä se ei ollut vielä täysin toimiva. Tämä tuli esille vyöhykkeiden toimimattomuutena avotiloissa. Toimivuuteen voidaan kuitenkin vaikuttaa esimerkiksi muokkaamalla työpisteiden sijoittelua avotilassa.
Huomioitavaa tässä tutkimuksessa on kuitenkin se, että teemahaastatteluja ja lisäkyselyä tehdessä työntekijät olivat ehtineet työskennellä monitoimitiloissa alle vuoden ja toimintaa sekä työtapoja tiloissa kehitetään koko ajan.