Arkistoinnin digitalisointi akkreditoidussa genetiikan laboratoriossa
Laine, Miina (2018)
Laine, Miina
Turun ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201804134657
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201804134657
Tiivistelmä
Terveydenhuollossa sähköisten potilasasiakirjojen käyttö on jatkuvasti yleistymässä ja ne ovat korvaamassa perinteiset paperiasiakirjat. Tietoteknologian kehittäminen onkin ollut yksi sosiaali- ja terveysministeriön määrittelemistä terveydenhuoltotoimialan painopisteistä. Digitalisaatio koskee yhä enemmän myös toimintayksiköiden arkistoitavaa materiaalia. Terveydenhuollon sähköisessä toimintaympäristössä arkistointi on kiinteässä vuorovaikutuksessa potilastietojärjestelmiin, jolloin ne muodostavat hyvän toiminnallisen kokonaisuuden. Siirtymisellä perinteisistä paperi- ja kuva-arkistoista digitalisoituun arkistointiin tavoitellaan arkistointikustannusten säästöjä ja sujuvampia prosesseja.
Sähköinen arkisto on toteutettava siten, että tietojen käsittely tapahtuu kansallisten lakien, asetusten ja sosiaali- ja terveysministeriön antamien ohjeiden mukaisesti. Lainmukaisuuden lisäksi asiakastietojen käsittelyn tulee täyttää myös terveysalan eettiset vaatimukset. Viranomaisten potilastietojen säilytystä koskevat määräykset eivät riipu säilytystavasta, vaan samat ohjeet ja säädökset koskevat sekä paperilla että sähköisesti toteutettuja järjestelmiä.
Tämä kehittämisprojekti toteutettiin Tyks Lääketieteellisen genetiikan osastolla. Potilaskertomusten toimivamman käytön, paperiarkiston fyysisen tilantarpeen ja kustannustehokkaamman toiminnan vuoksi Lääketieteellisen genetiikan osasto on siirtymässä kohti paperitonta arkistoa. Kehittämisprojektin tarkoituksena on käytäntöä palvelevan asiakirjahallintajärjestelmän avulla säästää arkistointikustannuksissa ja arkistotilojen tarpeessa sekä mahdollistaa uudenlaisia toimintamalleja. Kehittämisprojektin lopputuotos on suunnitelma Tyks Lääketieteellisen genetiikan potilasasiakirjojen digitaalisesta pitkäaikaisarkistoinnista.
Kehittämisprojektin tutkimuksellinen osio koostui sekä kvalitatiivisesta että kvantitatiivisesta osasta. Kvalitatiivinen osuus toteutettiin asiantuntijoiden muodostamana fokusryhmäkeskusteluna, jonka tavoitteena oli selvittää laaditun arkistointiehdotelman kriteerien oikeellisuus. Kvantitatiivisella tutkimuksella selvitettiin arkistoitujen objektilasien analysointikelpoisuutta käyttäen tutkimusmenetelmänä strukturoitua observointia.
Kehittämisprojektin tulosten perusteella Tyks Lääketieteellisen genetiikan paperiset arkistot pystytään konvertoimaan digitaaliseen muotoon skannaamalla ja tallettamaan lainsäädännön velvoitteet täyttävään sähköiseen pitkäaikaisarkistojärjestelmään. OnBase-dokumentinhallintajärjestelmän avulla on mahdollista ratkaista moni osaston arkistointitarpeista sekä luoda käytäntöä palveleva asiakirjahallintajärjestelmä.
Sähköinen arkisto on toteutettava siten, että tietojen käsittely tapahtuu kansallisten lakien, asetusten ja sosiaali- ja terveysministeriön antamien ohjeiden mukaisesti. Lainmukaisuuden lisäksi asiakastietojen käsittelyn tulee täyttää myös terveysalan eettiset vaatimukset. Viranomaisten potilastietojen säilytystä koskevat määräykset eivät riipu säilytystavasta, vaan samat ohjeet ja säädökset koskevat sekä paperilla että sähköisesti toteutettuja järjestelmiä.
Tämä kehittämisprojekti toteutettiin Tyks Lääketieteellisen genetiikan osastolla. Potilaskertomusten toimivamman käytön, paperiarkiston fyysisen tilantarpeen ja kustannustehokkaamman toiminnan vuoksi Lääketieteellisen genetiikan osasto on siirtymässä kohti paperitonta arkistoa. Kehittämisprojektin tarkoituksena on käytäntöä palvelevan asiakirjahallintajärjestelmän avulla säästää arkistointikustannuksissa ja arkistotilojen tarpeessa sekä mahdollistaa uudenlaisia toimintamalleja. Kehittämisprojektin lopputuotos on suunnitelma Tyks Lääketieteellisen genetiikan potilasasiakirjojen digitaalisesta pitkäaikaisarkistoinnista.
Kehittämisprojektin tutkimuksellinen osio koostui sekä kvalitatiivisesta että kvantitatiivisesta osasta. Kvalitatiivinen osuus toteutettiin asiantuntijoiden muodostamana fokusryhmäkeskusteluna, jonka tavoitteena oli selvittää laaditun arkistointiehdotelman kriteerien oikeellisuus. Kvantitatiivisella tutkimuksella selvitettiin arkistoitujen objektilasien analysointikelpoisuutta käyttäen tutkimusmenetelmänä strukturoitua observointia.
Kehittämisprojektin tulosten perusteella Tyks Lääketieteellisen genetiikan paperiset arkistot pystytään konvertoimaan digitaaliseen muotoon skannaamalla ja tallettamaan lainsäädännön velvoitteet täyttävään sähköiseen pitkäaikaisarkistojärjestelmään. OnBase-dokumentinhallintajärjestelmän avulla on mahdollista ratkaista moni osaston arkistointitarpeista sekä luoda käytäntöä palveleva asiakirjahallintajärjestelmä.