Johdon raportoinnin ja mittarien kehittäminen kunnallisorganisaatioissa
Kylänpää, Anniina (2017)
Kylänpää, Anniina
Turun ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802222709
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201802222709
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä tutkittiin kuntien johdon raportointia ja siinä käytettäviä mittareita sekä erilaisia tarpeita kuntien tiedon hallinnan tueksi. Työ tehtiin toimeksiantona IT-alan yritykselle, joka toimittaa ohjelmistoja muun muassa julkiselle sektorille. Tutkimuksen tavoitteena oli löytää kuntien toimintaa tukevia avainmittareita sekä tukea raportoinnin järjestelmien jatkokehitystä ja asiakkaan parempaa ymmärtämistä.
Työn teoreettisessa osassa sivutaan kunnallisorganisaatioille ominaisia piirteitä sekä eroavaisuuksia normaaliin yritystoimintaan nähden. Tämän jälkeen keskitytään strategiaan, tiedon hallintaan ja näitä tukevien menetelmien, mittarien ja dashboardien ominaisuuksiin soveltaen niitä julkiseen sektoriin sopiviksi. Lisäksi selkeytetään termin mittari ja avainmittari eroja sekä niiden virhealttiutta ja toisaalta mittarien ja dashboardien käyttöä tukevia asioita, kuten oikein asetettuja tavoitteita ja oikein kohdennettuja resursseja.
Teoria tukee kuntien raportoinnista ja mittareista tehtävää empiiristä tutkimusta, joka jaottuu kahteen osioon. Ensimmäisessä osassa tutkitaan kuntien tiedonhallintaa, tavoitteita ja mittareita vuoden 2017 talousarvioiden perusteella. Ensimmäisen tutkimuksen pohjalta koottiin esimerkkimittaristo (Liite 1), johon on kerätty erilaisia kuntien käyttämiä mittareita. Tutkimuksen toisessa osiossa haastateltiin eri kuntien työntekijöitä, jotka käyttävät raportointia työssään. Haastatteluilla pyrittiin saamaan esille toiveita tiedonhallintaan ja mittareihin liittyen.
Ensimmäisen tutkimuksen esimerkkimittaristoa tehdessä tultiin siihen tulokseen, että kunnat tarvitsevat selkeää tiedon- ja tavoitteidenhallinnan järjestelmää sekä avainmittareiden erottamista kaikesta toimintaan liittyvästä tiedosta. Haastattelututkimuksen tulokset tukevat ensimmäistä päätelmää, sillä niistä ilmenee, että kaivataan selkeää ja helppoa tiedon hallinnan työkalua, joka nopeuttaisi analysointia ja päätöksentekoa. Tiedonhallinnan optimointi ja avainmittareiden määrittely vaativat prosesseina aikaa, rahaa sekä tuntemusta alasta ja organisaatiosta. Tiedonhallinnan optimoinnista saatavat hyödyt eivät toistaiseksi ole voittaneet optimointiin kuluvia resursseja. Tutkimuksista ei noussut esille selkeitä kaikille kunnille yhteisiä avainmittareita.
Työn teoreettisessa osassa sivutaan kunnallisorganisaatioille ominaisia piirteitä sekä eroavaisuuksia normaaliin yritystoimintaan nähden. Tämän jälkeen keskitytään strategiaan, tiedon hallintaan ja näitä tukevien menetelmien, mittarien ja dashboardien ominaisuuksiin soveltaen niitä julkiseen sektoriin sopiviksi. Lisäksi selkeytetään termin mittari ja avainmittari eroja sekä niiden virhealttiutta ja toisaalta mittarien ja dashboardien käyttöä tukevia asioita, kuten oikein asetettuja tavoitteita ja oikein kohdennettuja resursseja.
Teoria tukee kuntien raportoinnista ja mittareista tehtävää empiiristä tutkimusta, joka jaottuu kahteen osioon. Ensimmäisessä osassa tutkitaan kuntien tiedonhallintaa, tavoitteita ja mittareita vuoden 2017 talousarvioiden perusteella. Ensimmäisen tutkimuksen pohjalta koottiin esimerkkimittaristo (Liite 1), johon on kerätty erilaisia kuntien käyttämiä mittareita. Tutkimuksen toisessa osiossa haastateltiin eri kuntien työntekijöitä, jotka käyttävät raportointia työssään. Haastatteluilla pyrittiin saamaan esille toiveita tiedonhallintaan ja mittareihin liittyen.
Ensimmäisen tutkimuksen esimerkkimittaristoa tehdessä tultiin siihen tulokseen, että kunnat tarvitsevat selkeää tiedon- ja tavoitteidenhallinnan järjestelmää sekä avainmittareiden erottamista kaikesta toimintaan liittyvästä tiedosta. Haastattelututkimuksen tulokset tukevat ensimmäistä päätelmää, sillä niistä ilmenee, että kaivataan selkeää ja helppoa tiedon hallinnan työkalua, joka nopeuttaisi analysointia ja päätöksentekoa. Tiedonhallinnan optimointi ja avainmittareiden määrittely vaativat prosesseina aikaa, rahaa sekä tuntemusta alasta ja organisaatiosta. Tiedonhallinnan optimoinnista saatavat hyödyt eivät toistaiseksi ole voittaneet optimointiin kuluvia resursseja. Tutkimuksista ei noussut esille selkeitä kaikille kunnille yhteisiä avainmittareita.