Henkilöstöyhdistyksen viestintäsuunnitelma
Nybom, Mira (2017)
Nybom, Mira
Laurea-ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121922016
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017121922016
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena on luoda perusta organisaation sisäisen ammattiyhdistyksen viestinnälle. Viestintäsuunnitelmaksi muotoutuva työ ohjaa yhdistyksen viestintää sen tavoitteiden pohjalta, asettaa sille omia viestinnällisiä tavoitteita, esittelee uusia työkaluja ja kehittää vanhojen käyttöä. Työssä yhdistys esiintyy nimellä Yhdistys X, sillä toimeksiantajana tämä ei halunnut omaa nimeään, katto-organisaatiotaan tai työnantajaansa yleiseen tietoon. Toimeksiantaja ei ole poliittisesti sitoutunut tai muulla tavalla aatteellinen taho, vaan suuren yrityksen sisällä toimiva ammatillinen yhdistys.
Viestintäsuunnitelma muodostui toimeksiantajan tarpeeksi useista syistä. Heidän teettämänsä jäsenhankintaansa liittyvän kartoituksensa mukaan jäseneksi liittymättömät henkilöt eivät nähneet liittymisessä heille henkilökohtaista hyötyä eivätkä he kokeneet Yhdistyksellä olevan riittävää painoarvoa työolosuhteisiin vaikuttamisella. Tämän lisäksi heikoksi kohdaksi Yhdistys koki kriisiviestintänsä, jonka he pelkäsivät olevan liian hidasta ja suunnittelematonta. Näillä kahdella nähtiin yhteys: heikosti hoidettu kriisiviestintä voisi romuttaa Yhdistyksen mainetta ja vaikuttaa negatiivisesti jäsenhankintojen onnistumiseen. Viestintää haluttiin myös tehostaa ja helpottaa, jotta se olisi vaikuttavampaa ja parhaassa tapauksessa veisi vähemmän aikaa.
Koska opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä, ratkaisuja viestinnän ongelmiin selvitettiin teorian, tutkimuksellisten lähteiden sekä konkreettisen tekemisen kautta. Työhön kootut tutkimukset eri viestinnän osa-alueista on pyritty valikoimaan niin, että niihin valittua otantaa pystyisi vertaamaan Yhdistyksen kohderyhmään työnantajaorganisaation sisällä. Pääasiassa tutkimukset sisältävät siis dataa aikuisista, työssäkäyvistä ihmisistä. Tietoperustan pohjalta luotiin erilaisia hahmotelmia ja ehdotuksia siitä, millainen viestintäsuunnitelma Yhdistyksellä kannattaisi olla käytössä, ja sitä kehitettiin Yhdistyksen antaman palautteen perusteella useamman työversion kautta.
Itse tuotos ei ole tässä työssä nähtävillä, sillä se sisältää salassa pidettäviä yksityiskohtia ja on siksi toimeksiantajan pyynnöstä kokonaan salainen. Tuotosta ja sen syntyyn vaikuttaneita johtopäätöksiä kuvaillaan kuitenkin mahdollisimman selkeästi, paljastamatta mitään kriittistä. Yhdistyksen sähköpostipainotteista viestintää ehdotettiin kehitettäväksi muun muassa uutiskirjeiden, somepäivitysten, chattien ja videokokousten suuntaan. Kriisiviestintää sekä tiedotteita varten kuvailtiin pyramidimalli sekä mietittiin tekstin ”äänensävyä” kirjoittamisen tueksi, sillä ammattiyhdistysten viestinnässä on otettava huomioon vastakkainasettelun välttäminen. Viestinnän mittaamiselle esitettiin ohjeita ja mitattavia kohteita tavoitteiden pohjalta ja työkaluja viestintäkanavien perusteella. Myös viestinnän vuosikelloa hahmotellaan.
Kysymyksiä, jotka työtä tehdessä nousivat mieleen ja jotka voisivat olla laajemman pohdinnan aiheita, olisivat esimerkiksi sisäinen markkinointi ja sisällöntuotanto organisaation sisällä, maineen mittaaminen, Skype-keskustelun edut ja puutteet verrattuna todelliseen kasvokkain kohtaamiseen, uusjäsenhankinnan suunnittelu sekä hyvän vuosikellopalvelun kehittäminen johonkin toiseen muotoon kuin perinteiseen kalenterinäkymään ja joka tukisi tehtävien kuvaamista prosesseina.
Viestintäsuunnitelma muodostui toimeksiantajan tarpeeksi useista syistä. Heidän teettämänsä jäsenhankintaansa liittyvän kartoituksensa mukaan jäseneksi liittymättömät henkilöt eivät nähneet liittymisessä heille henkilökohtaista hyötyä eivätkä he kokeneet Yhdistyksellä olevan riittävää painoarvoa työolosuhteisiin vaikuttamisella. Tämän lisäksi heikoksi kohdaksi Yhdistys koki kriisiviestintänsä, jonka he pelkäsivät olevan liian hidasta ja suunnittelematonta. Näillä kahdella nähtiin yhteys: heikosti hoidettu kriisiviestintä voisi romuttaa Yhdistyksen mainetta ja vaikuttaa negatiivisesti jäsenhankintojen onnistumiseen. Viestintää haluttiin myös tehostaa ja helpottaa, jotta se olisi vaikuttavampaa ja parhaassa tapauksessa veisi vähemmän aikaa.
Koska opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena työnä, ratkaisuja viestinnän ongelmiin selvitettiin teorian, tutkimuksellisten lähteiden sekä konkreettisen tekemisen kautta. Työhön kootut tutkimukset eri viestinnän osa-alueista on pyritty valikoimaan niin, että niihin valittua otantaa pystyisi vertaamaan Yhdistyksen kohderyhmään työnantajaorganisaation sisällä. Pääasiassa tutkimukset sisältävät siis dataa aikuisista, työssäkäyvistä ihmisistä. Tietoperustan pohjalta luotiin erilaisia hahmotelmia ja ehdotuksia siitä, millainen viestintäsuunnitelma Yhdistyksellä kannattaisi olla käytössä, ja sitä kehitettiin Yhdistyksen antaman palautteen perusteella useamman työversion kautta.
Itse tuotos ei ole tässä työssä nähtävillä, sillä se sisältää salassa pidettäviä yksityiskohtia ja on siksi toimeksiantajan pyynnöstä kokonaan salainen. Tuotosta ja sen syntyyn vaikuttaneita johtopäätöksiä kuvaillaan kuitenkin mahdollisimman selkeästi, paljastamatta mitään kriittistä. Yhdistyksen sähköpostipainotteista viestintää ehdotettiin kehitettäväksi muun muassa uutiskirjeiden, somepäivitysten, chattien ja videokokousten suuntaan. Kriisiviestintää sekä tiedotteita varten kuvailtiin pyramidimalli sekä mietittiin tekstin ”äänensävyä” kirjoittamisen tueksi, sillä ammattiyhdistysten viestinnässä on otettava huomioon vastakkainasettelun välttäminen. Viestinnän mittaamiselle esitettiin ohjeita ja mitattavia kohteita tavoitteiden pohjalta ja työkaluja viestintäkanavien perusteella. Myös viestinnän vuosikelloa hahmotellaan.
Kysymyksiä, jotka työtä tehdessä nousivat mieleen ja jotka voisivat olla laajemman pohdinnan aiheita, olisivat esimerkiksi sisäinen markkinointi ja sisällöntuotanto organisaation sisällä, maineen mittaaminen, Skype-keskustelun edut ja puutteet verrattuna todelliseen kasvokkain kohtaamiseen, uusjäsenhankinnan suunnittelu sekä hyvän vuosikellopalvelun kehittäminen johonkin toiseen muotoon kuin perinteiseen kalenterinäkymään ja joka tukisi tehtävien kuvaamista prosesseina.