Sähköisen kokouskäytännön kehittäminen
Dimitrow, Keijo (2017)
Dimitrow, Keijo
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705026102
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705026102
Tiivistelmä
Opinnäytetyö tehtiin Verohallinnolle, jossa sähköisten kokousten määrä on kasvanut runsaasti ja joihin kuluu suhteellisen paljon työaikaa. Käytettävä teknologia on mahdollistanut sähköisten kokousten järjestämisen nopealla aikataululla sekä helpon osallistujajoukon tavoittamisen. Mahdollisuus etätyöskentelyyn on laajentanut sähköisiin kokouksiin osallistumisen myös varsinaisen työskentelypaikan ulkopuolella.
Tavoitteena oli kartoittaa Verohallinnon sähköisten kokouskäytäntöjen nykytila ja löytää kehityskohtia käytäntöjen tehostamista ja yhtenäistämistä varten. Tavoitteisiin kuului myös selvittää sähköisten kokousten hyviä ja huonoja puolia sekä tarkastella etätyöskentelyä. Lisäksi opinnäytetyössä tutustuttiin Valtion yhteiseen viestintäratkaisuun ja Lync-pikaviestiohjelmistoon.
Opinnäytetyön tutkimusosio toteutettiin kyselytutkimuksena sähköisellä kyselyjärjestelmällä. Se oli suuren osallistujajoukon vuoksi järkevin vaihtoehto kyselyn toteutukselle. Kyselyyn vastaaminen pyrittiin tekemään helpoksi ja jokainen sai tehdä sen kiireettä sovitussa aikavälissä oman aikataulunsa mukaan. Myös vastausten analysointi ja raportointi oli sähköisen kyselyjärjestelmän ansiosta tehokasta.
Tulokset osoittivat sähköisten kokousten olevan ajoittain päivittäisiä ja joillakin työntekijöillä niitä oli jopa useampia päivässä. Kokouskäytäntöjen kehityskohteet saatiin työssä tiedostettua ja useimpiin löydettiin tehostamis- tai yhtenäistämisehdotus. Etätyöskentelystä saatiin vastaajilta myönteinen käsitys ja sen tekeminen on edelleen lisääntymässä. Kokoukset ja useat muut toiminnot ovat muuttumassa yhä enemmän sähköisiksi. Tämä asettaa niihin osallistuville tai niiden käyttäjille lisää haasteita ja opeteltavaa. Toisaalta sähköinen asiointi on yhä suositumpaa ja se vähentää myös fyysisen läsnäolon tarvetta.
Tavoitteena oli kartoittaa Verohallinnon sähköisten kokouskäytäntöjen nykytila ja löytää kehityskohtia käytäntöjen tehostamista ja yhtenäistämistä varten. Tavoitteisiin kuului myös selvittää sähköisten kokousten hyviä ja huonoja puolia sekä tarkastella etätyöskentelyä. Lisäksi opinnäytetyössä tutustuttiin Valtion yhteiseen viestintäratkaisuun ja Lync-pikaviestiohjelmistoon.
Opinnäytetyön tutkimusosio toteutettiin kyselytutkimuksena sähköisellä kyselyjärjestelmällä. Se oli suuren osallistujajoukon vuoksi järkevin vaihtoehto kyselyn toteutukselle. Kyselyyn vastaaminen pyrittiin tekemään helpoksi ja jokainen sai tehdä sen kiireettä sovitussa aikavälissä oman aikataulunsa mukaan. Myös vastausten analysointi ja raportointi oli sähköisen kyselyjärjestelmän ansiosta tehokasta.
Tulokset osoittivat sähköisten kokousten olevan ajoittain päivittäisiä ja joillakin työntekijöillä niitä oli jopa useampia päivässä. Kokouskäytäntöjen kehityskohteet saatiin työssä tiedostettua ja useimpiin löydettiin tehostamis- tai yhtenäistämisehdotus. Etätyöskentelystä saatiin vastaajilta myönteinen käsitys ja sen tekeminen on edelleen lisääntymässä. Kokoukset ja useat muut toiminnot ovat muuttumassa yhä enemmän sähköisiksi. Tämä asettaa niihin osallistuville tai niiden käyttäjille lisää haasteita ja opeteltavaa. Toisaalta sähköinen asiointi on yhä suositumpaa ja se vähentää myös fyysisen läsnäolon tarvetta.