Sitä saat mitä mittaat : elintarvikehankinnan mittareiden kehittäminen
Soininen, Tiina (2017)
Soininen, Tiina
Savonia-ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201703213553
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201703213553
Tiivistelmä
”Mitä et voi mitata, sitä et voi ohjata. Mitä et voi ohjata, sitä et voi johtaa.” on punainen lanka, joka voidaan pitää periaatteena hankintatoiminnan kehittämisessä ja johtamisessa. Hankintatoiminnan mittarit ovat yleisesti olleet negatiivisia, jotka kertovat epäonnistumisesta. Ajatus: ”Mitä mittaat, sitä saat”, tuo mittareiden ja taustatietojen lukujen valintaan kriittisyyttä. Mittaamisen tavoitteena on antaa tietoa prosessin nykytilasta ja sen kehityksestä selkeästi sekä tunnistaa prosessin kehityskohteita. Hankintojen operatiivinen tehokkuus on ollut tärkeimpiä mitattavia osa-alueita hankintatoiminnassa. Operatiivisen ostotoiminnan tehostamisen perusasioita ovat toimintaprosessien hallinta. Hankintatoiminnan ja ostamisen mittarit ovat perinteisesti liittyneet pääasiassa operatiiviseen ostamiseen. Hankintatoiminnan onnistuminen edellyttää hankinnan strategiaa ja taktista toimintaa. Operatiivisen hankinnan mittaaminen on tärkeää hankintatoimen kehittämiselle.
Tässä opinnäytetyössä kehitetään operatiivisen elintarvikehankinnan mittarit ja tunnusluvut sekä mittaristo, jolla seurataan ja kehitetään Servican ruokapalvelujen elintarvikehankintaprosessia sekä elintarvikehankintoihin asetettujen taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. Kehittämistyö on merkityksellinen, kun tarkastellaan elintarvikehankinnan raaka-ainekustannuksia ja kustannuksissa tapahtuvia hintojen muutoksia organisaatiossa. Hankinnan mittarit helpottavat ostojen seurantaa ja analysointia tunnuslukujen avulla sekä selkeyttävät elintarvikehankinnan raportointia kuukausi ja vuosi tasolla. Tässä opinnäytetyössä lähestytään elintarvikehankintojen mittareiden kehittämistä hankinnan teorian kautta selvittämällä, mitä hankinta on käsitteenä sekä mikä merkitys hankinnoilla on yrityksen liiketoiminannassa ja millainen on hankintaprosessi.
Opinnäytetyö on laadullinen eli kvalitatiivinen kehittämistyö ja lähestymistapa on konstruktiivinen. Aineiston keräämisen menetelmänä käytetään Benchmarkingia. Servica ruokapalvelujen hankinnan mittareiden kehittäminen aloitettiin operatiivisen hankintaprosessin kuvaamisella ja prosessin kriittisien pisteiden sekä mittareiden määrittämisellä. Hyviä käytäntöjä hankintojen mittaamisessa pohdittiin benchmarking käynneillä Kymijoen ravintopalvelut, Kapyysissä, Tampereen Voimialla sekä Sakupe OY:llä. Yrityskäyntien jälkeen tehtiin mittaamissuunnitelma, mihin koottiin mitattavat asiat, mistä tiedot mittareihin kerätään ja kuka vastaa tulosten raportoinnista.
Tämän opinnäytetyön tuloksena kuvattiin Servica ruokapalvelujen operatiivinen elintarvikehankinta-prosessi sekä määritettiin elintarvikehankinnan seurantamittarit ja tunnusluvut, joita raportoidaan Balanced Scorecard mittaristomallia soveltamalla neljässä mitattavassa osassa: talous, toimittajat, sisäinen prosessi ja henkilöstö. Taloudenmittarit ovat elintarvikeostojen prosentti osuus liikevaihtoon, tuotekorin raaka-aineiden hintaseuranta tuoteryhmittäin ja ostojen arvo toimittajittain sekä hinnanmuutosten vaikutus ostoihin. Toimittajien onnistumista mitataan toimitus-laatu ja hintavirhepoikkeamien tunnusluvuilla. Sisäistä elintarvikehankintaprosessin toimivuutta mitataan tuotannonohjausjärjestelmän raaka-ainetietojen poikkeamamääräprosentilla ja keittiöissä tehtyjen lähetyslistojen virheprosentilla. Elintarvikehankintoihin osallistuvan henkilöstön osaamista mitataan hankintakoulutuksien määrällä ja osaamistasokartoituksen keskiarvoluvulla.
Servican elintarvikehankintojen mittarit valittiin osittain benchmarkig vierailujen perusteella ja osa mittareista valikoitui Servican strategia mukaisesti. Strategisiksi kehittämiskohteiksi organisaatiossa on valittu tieto ja viestintä toiminnan tueksi ja hankintojen tehostaminen sekä henkilöstön sairaspoissaolojen vähentäminen. Elintarvikehankintojen mittareiden ja mittariston kehittäminen tukee Servican strategiaa, koska mittareiden avulla voimme analysoida ja vertailla elintarvikehankinnan kehittymistä ja tehostaa hankintaa mitatun tiedon avulla.
Tässä opinnäytetyössä kehitetään operatiivisen elintarvikehankinnan mittarit ja tunnusluvut sekä mittaristo, jolla seurataan ja kehitetään Servican ruokapalvelujen elintarvikehankintaprosessia sekä elintarvikehankintoihin asetettujen taloudellisten tavoitteiden saavuttamista. Kehittämistyö on merkityksellinen, kun tarkastellaan elintarvikehankinnan raaka-ainekustannuksia ja kustannuksissa tapahtuvia hintojen muutoksia organisaatiossa. Hankinnan mittarit helpottavat ostojen seurantaa ja analysointia tunnuslukujen avulla sekä selkeyttävät elintarvikehankinnan raportointia kuukausi ja vuosi tasolla. Tässä opinnäytetyössä lähestytään elintarvikehankintojen mittareiden kehittämistä hankinnan teorian kautta selvittämällä, mitä hankinta on käsitteenä sekä mikä merkitys hankinnoilla on yrityksen liiketoiminannassa ja millainen on hankintaprosessi.
Opinnäytetyö on laadullinen eli kvalitatiivinen kehittämistyö ja lähestymistapa on konstruktiivinen. Aineiston keräämisen menetelmänä käytetään Benchmarkingia. Servica ruokapalvelujen hankinnan mittareiden kehittäminen aloitettiin operatiivisen hankintaprosessin kuvaamisella ja prosessin kriittisien pisteiden sekä mittareiden määrittämisellä. Hyviä käytäntöjä hankintojen mittaamisessa pohdittiin benchmarking käynneillä Kymijoen ravintopalvelut, Kapyysissä, Tampereen Voimialla sekä Sakupe OY:llä. Yrityskäyntien jälkeen tehtiin mittaamissuunnitelma, mihin koottiin mitattavat asiat, mistä tiedot mittareihin kerätään ja kuka vastaa tulosten raportoinnista.
Tämän opinnäytetyön tuloksena kuvattiin Servica ruokapalvelujen operatiivinen elintarvikehankinta-prosessi sekä määritettiin elintarvikehankinnan seurantamittarit ja tunnusluvut, joita raportoidaan Balanced Scorecard mittaristomallia soveltamalla neljässä mitattavassa osassa: talous, toimittajat, sisäinen prosessi ja henkilöstö. Taloudenmittarit ovat elintarvikeostojen prosentti osuus liikevaihtoon, tuotekorin raaka-aineiden hintaseuranta tuoteryhmittäin ja ostojen arvo toimittajittain sekä hinnanmuutosten vaikutus ostoihin. Toimittajien onnistumista mitataan toimitus-laatu ja hintavirhepoikkeamien tunnusluvuilla. Sisäistä elintarvikehankintaprosessin toimivuutta mitataan tuotannonohjausjärjestelmän raaka-ainetietojen poikkeamamääräprosentilla ja keittiöissä tehtyjen lähetyslistojen virheprosentilla. Elintarvikehankintoihin osallistuvan henkilöstön osaamista mitataan hankintakoulutuksien määrällä ja osaamistasokartoituksen keskiarvoluvulla.
Servican elintarvikehankintojen mittarit valittiin osittain benchmarkig vierailujen perusteella ja osa mittareista valikoitui Servican strategia mukaisesti. Strategisiksi kehittämiskohteiksi organisaatiossa on valittu tieto ja viestintä toiminnan tueksi ja hankintojen tehostaminen sekä henkilöstön sairaspoissaolojen vähentäminen. Elintarvikehankintojen mittareiden ja mittariston kehittäminen tukee Servican strategiaa, koska mittareiden avulla voimme analysoida ja vertailla elintarvikehankinnan kehittymistä ja tehostaa hankintaa mitatun tiedon avulla.