Esiselvitys osana tietojärjestelmän hankintaa
Leed, Marika (2016)
Leed, Marika
Tampereen ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120519110
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120519110
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja oli tyytymätön yhteistyöhön IT-järjestelmätoimittajansa kanssa: ulkoistuskumppanin projektiaikataulut olivat ylittyneet, toimitusten laatu oli heikkoa, sovellusten käytettävyydessä oli puutteita ja jatkuvien palveluiden palvelutasot eivät toteutuneet. Kehittämistyön tarkoituksena oli auttaa kohdeyritystä kartoittamaan tilanne ja päättämään, kannattiko sopimusta silloisen ulkoistuskumppanin kanssa jatkaa. Luonteeltaan opinnäytetyö oli kehittämistutkimus ja lähestymistavaltaan tapaustutkimus.
Työssä perehdyttiin aihetta käsittelevään kirjallisuuteen ja analysoitiin teoreettista viitekehystä vasten, mikä oli johtanut kohdeyrityksessä epäonnistuneeseen ulkoistukseen. Tuloksena kävi ilmi, että toimeksiantajan kypsyystaso toimintojen ulkoistamisessa oli matala, sillä yritykseltä puuttui kyky kilpailuttaa hankintoja, asianmukainen palvelutasosopimus ja ulkoistuksen hallintamalli. Valitsemalla valmistuotteen toimeksiantaja oli lisäksi rajoittanut omaa itsenäisyysastettaan ratkaisun kehittämisessä. Myös ulkoistusmarkkina oli rajattu, koska ratkaisu perustui harvinaiseen kansainväliseen standardiin.
Osana opinnäytetyötä toteutettiin esiselvitysprojekti, joka keskittyi tutkittavien palveluiden nykytilan analysointiin, järjestelmätoimittavertailuun, ulkoistamisen kohteen määrittelyyn ja hankinnan tavoitteiden asettamiseen. Lopputuloksena laadittiin luottamuksellinen selvitysraportti toimeksiantajan käyttöön. Esiselvitys ei tuottanut toivottua tietoa ulkoistamisen kannattavuudesta ja eri toimintamallien eduista ja heikkouksista, koska palveluille ei ollut määritetty haluttua laajuutta tai laatu-, teknologia- ja kustannustavoitteita. Lisäksi kun palveluiden sisäisiä järjestämiskustannuksia, esimerkiksi työajan jakautumista toiminnoittain, ei ollut seurattu, olisi eri toimintamallien kustannusten vertaileminen vaatinut oman selvityksensä.
Esiselvitysprojektin edetessä kävi ilmi, ettei ulkoistuksen kohdetta voinut määritellä ja rajata, koska yrityksen strategia oli linjaamatta. Ilman strategiaa oli mahdotonta arvioida, täyttikö nykyinen toimintamalli palveluiden asiakastarpeet ja rahoituksen. Toimeksiantajalle tehty esiselvitys ei siten yltänyt tavoitteisiinsa vaan jäi katsauksenomaiseksi raportiksi. Välitöntä tarvetta palveluiden järjestelmätoimittajan vaihtamiseen ei selvityksen perusteella kuitenkaan nähty, ja etenemisenä esitettiin, että yritys veisi läpi strategiaprosessin ja jatkaisi esiselvityksen tekemistä sen jälkeen.
Työssä perehdyttiin aihetta käsittelevään kirjallisuuteen ja analysoitiin teoreettista viitekehystä vasten, mikä oli johtanut kohdeyrityksessä epäonnistuneeseen ulkoistukseen. Tuloksena kävi ilmi, että toimeksiantajan kypsyystaso toimintojen ulkoistamisessa oli matala, sillä yritykseltä puuttui kyky kilpailuttaa hankintoja, asianmukainen palvelutasosopimus ja ulkoistuksen hallintamalli. Valitsemalla valmistuotteen toimeksiantaja oli lisäksi rajoittanut omaa itsenäisyysastettaan ratkaisun kehittämisessä. Myös ulkoistusmarkkina oli rajattu, koska ratkaisu perustui harvinaiseen kansainväliseen standardiin.
Osana opinnäytetyötä toteutettiin esiselvitysprojekti, joka keskittyi tutkittavien palveluiden nykytilan analysointiin, järjestelmätoimittavertailuun, ulkoistamisen kohteen määrittelyyn ja hankinnan tavoitteiden asettamiseen. Lopputuloksena laadittiin luottamuksellinen selvitysraportti toimeksiantajan käyttöön. Esiselvitys ei tuottanut toivottua tietoa ulkoistamisen kannattavuudesta ja eri toimintamallien eduista ja heikkouksista, koska palveluille ei ollut määritetty haluttua laajuutta tai laatu-, teknologia- ja kustannustavoitteita. Lisäksi kun palveluiden sisäisiä järjestämiskustannuksia, esimerkiksi työajan jakautumista toiminnoittain, ei ollut seurattu, olisi eri toimintamallien kustannusten vertaileminen vaatinut oman selvityksensä.
Esiselvitysprojektin edetessä kävi ilmi, ettei ulkoistuksen kohdetta voinut määritellä ja rajata, koska yrityksen strategia oli linjaamatta. Ilman strategiaa oli mahdotonta arvioida, täyttikö nykyinen toimintamalli palveluiden asiakastarpeet ja rahoituksen. Toimeksiantajalle tehty esiselvitys ei siten yltänyt tavoitteisiinsa vaan jäi katsauksenomaiseksi raportiksi. Välitöntä tarvetta palveluiden järjestelmätoimittajan vaihtamiseen ei selvityksen perusteella kuitenkaan nähty, ja etenemisenä esitettiin, että yritys veisi läpi strategiaprosessin ja jatkaisi esiselvityksen tekemistä sen jälkeen.