Toimeksiantajayrityksen lähtökysely- ja lähtöhaastatteluprosessien arvioiminen ja kehittäminen
Tirkkonen, Julia (2016)
Tirkkonen, Julia
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120519049
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120519049
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää palveluita tarjoavan, nimettömänä pidettävän, toimeksiantajayrityksen nykyisten lähtökysely- ja lähtöhaastatteluprosessien tavoitettavuutta, toimivuutta ja tuloksien hyödynnettävyyttä produktin tuotoksien eli lähtökyselyn saatetekstin ja uusien kysymyksien, lähtöhaastattelun haastattelurungon sekä esimiehille ja henkilöstöosastolle tehtyjen ohjeistusten avulla. Toimeksiantajalle valmistetut produktin tuotokset ovat salaisia, joten opinnäytetyön liitteenä on esitetty mukaillut sisällöt tuotoksista.
Produktin toteutus pohjautuu alun teoriaosuuteen, joka muodostuu lähtökyselyn ja -haastattelun merkityksen, toteuttamisen ja tuloksien hyödynnettävyyden teoriasta, prosessin arvioinnin, asiantuntijahaastatteluiden ja prosessin kehittämisen teoriasta sekä viestinnän teoriasta, tiedotteen laatimisesta ja esityksen valmistelun ja esiintymisen teoriasta.
Teoriaa seuraa produktin toteutuksesta kertova luku, joka etenee produktin toteutusjärjestyksessä. Produktin aluksi tutustuttiin prosessien nykytiloihin. Prosessien nykytiloja arvioitiin kahden asiantuntijahaastattelun avulla. Arviointien jälkeen kehitettiin prosesseihin kehitysehdotukset, joiden avulla produktin tuotokset laadittiin. Viimeisenä vaiheena oli tuotosten suunnittelu ja valmistus sekä niiden esittäminen toimeksiantajalle.
Toimeksiantajayrityksessä on tunnistettu prosessien tarpeellisuus henkilöstön näkemyksien kartoittamiseksi ja ne on otettu käyttöön vuonna 2013. Lähtökysely on verkkokysely, johon vastaavat vapaaehtoisesti lähtevät toimihenkilötasoiset työntekijät yrityksen intranetin kautta, työsuhteen voimassaoloaikana. Toimihenkilöitä irtisanoutuu noin 100 henkilöä vuodessa ja heistä lähtökyselyyn vastaa vain noin kolmasosa. Lähtöhaastatteluun osallistuvat suoraan johtoryhmälle raportoivat henkilöt, joita lähtee muutama vuodessa. Haastattelut toteuttaa ulkopuolinen rekrytoinnin ammattilainen ja tähän mennessä on haastateltu kaikki lähtevät henkilöt. Opinnäytetyö toteutettiin syksyllä 2016, jolloin lähtökyselyn vastausprosentti oli yhä alhainen eikä prosesseista saatuja vastauksia juurikaan hyödynnetty yrityksen toiminnan ja johtamisen kehittämisessä.
Prosessien keskeisinä kehitysehdotuksina on mahdollistaa vastaaminen lähtökyselyyn ilman yrityksen intranettiä, korostaa johdolle ja esimiehille vastauksien tärkeyttä yrityksen kehittämisessä ja saada heidät motivoimaan lähteviä vastaamaan, selkeyttää vastuunjako henkilöstöosaston sisällä ja luoda selkeät väylät vastauksien raportointiin ja toimittamiseen esimiehille ja johtajille yrityksen kehittämisvälineiksi. Viimeinen osa opinnäytetyötä on kehitysehdotuksien ja produktin tuotosten esittäminen toimeksiantajalle.
Opinnäytetyön pohdinnassa on esitetty keskeiset kehitysehdotukset yhteenvetona ja arvioitu opinnäytetyön luotettavuutta ja hyödynnettävyyttä toimeksiantajan näkökulmasta. Viimeisenä arvioidaan opinnäytetyöntekijän omaa suoriutumista ja oppimista opinnäytetyöprosessin aikana.
Produktin toteutus pohjautuu alun teoriaosuuteen, joka muodostuu lähtökyselyn ja -haastattelun merkityksen, toteuttamisen ja tuloksien hyödynnettävyyden teoriasta, prosessin arvioinnin, asiantuntijahaastatteluiden ja prosessin kehittämisen teoriasta sekä viestinnän teoriasta, tiedotteen laatimisesta ja esityksen valmistelun ja esiintymisen teoriasta.
Teoriaa seuraa produktin toteutuksesta kertova luku, joka etenee produktin toteutusjärjestyksessä. Produktin aluksi tutustuttiin prosessien nykytiloihin. Prosessien nykytiloja arvioitiin kahden asiantuntijahaastattelun avulla. Arviointien jälkeen kehitettiin prosesseihin kehitysehdotukset, joiden avulla produktin tuotokset laadittiin. Viimeisenä vaiheena oli tuotosten suunnittelu ja valmistus sekä niiden esittäminen toimeksiantajalle.
Toimeksiantajayrityksessä on tunnistettu prosessien tarpeellisuus henkilöstön näkemyksien kartoittamiseksi ja ne on otettu käyttöön vuonna 2013. Lähtökysely on verkkokysely, johon vastaavat vapaaehtoisesti lähtevät toimihenkilötasoiset työntekijät yrityksen intranetin kautta, työsuhteen voimassaoloaikana. Toimihenkilöitä irtisanoutuu noin 100 henkilöä vuodessa ja heistä lähtökyselyyn vastaa vain noin kolmasosa. Lähtöhaastatteluun osallistuvat suoraan johtoryhmälle raportoivat henkilöt, joita lähtee muutama vuodessa. Haastattelut toteuttaa ulkopuolinen rekrytoinnin ammattilainen ja tähän mennessä on haastateltu kaikki lähtevät henkilöt. Opinnäytetyö toteutettiin syksyllä 2016, jolloin lähtökyselyn vastausprosentti oli yhä alhainen eikä prosesseista saatuja vastauksia juurikaan hyödynnetty yrityksen toiminnan ja johtamisen kehittämisessä.
Prosessien keskeisinä kehitysehdotuksina on mahdollistaa vastaaminen lähtökyselyyn ilman yrityksen intranettiä, korostaa johdolle ja esimiehille vastauksien tärkeyttä yrityksen kehittämisessä ja saada heidät motivoimaan lähteviä vastaamaan, selkeyttää vastuunjako henkilöstöosaston sisällä ja luoda selkeät väylät vastauksien raportointiin ja toimittamiseen esimiehille ja johtajille yrityksen kehittämisvälineiksi. Viimeinen osa opinnäytetyötä on kehitysehdotuksien ja produktin tuotosten esittäminen toimeksiantajalle.
Opinnäytetyön pohdinnassa on esitetty keskeiset kehitysehdotukset yhteenvetona ja arvioitu opinnäytetyön luotettavuutta ja hyödynnettävyyttä toimeksiantajan näkökulmasta. Viimeisenä arvioidaan opinnäytetyöntekijän omaa suoriutumista ja oppimista opinnäytetyöprosessin aikana.