Tiedonhallinnan kehittäminen resurssisuunnittelussa
Pasanen, Leena (2016)
Pasanen, Leena
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120418997
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016120418997
Tiivistelmä
Opinnäytetyön kohdeorganisaatio oli Finnair Ground Resource Planning -yksikkö. Kehittämistehtävässä haluttiin kehittää ja tehostaa resurssisuunnitteluyksikön tiedonhallintaa. Tutkimusongelmana oli sekainen tiedonhallinta ja epäyhtenäiset
toimintamallit resurssisuunnitteluyksikön ja eri sidosryhmien välillä.Tutkimuksen tavoitteena oli selkeyttää resurssisuunnitteluyksikön tallennus- ja työtapoja,
parantaa resurssisuunnittelun sisäistä tiedonkulku, uudelleenarvioida työtapoja, yhtenäistää sidosryhmien kanssa käytävää tiedonhallintaa sekä arvioida uusien kanavien ja ohjelmistojen käyttöönottoa.
Opinnäytetyö oli toimintatutkimus, jossa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia,teemahaastatteluita ja loppukyselyä. Opinnäytetyön keskeisempiä piirteitä olivat toimintamuutokset sykleineen, teemahaastattelujen sekä loppukyselyn tulokset.
Teoreettinen viitekehys koostui kolmesta osata, jotka olivat laatu ja laatujohtaminen, tiedonhallinta sekä Enterprise Content Management. Laadun avulla tehdään oikeita asioita ja laatujohtamisella hallitaan kokonaisuutta sekä pyritään jatkuvaan parantamiseen. Demingin johtamismalli eli PDCA- ympyrä tukee jatkuvan parantamisen mallia prosesseja kehittämällä. Tämän opinnäytetyön perusta on tiedonhallinnan timanttimalli, joka auttoi hahmottamaan tiedonhallinnan moniulotteisuutta. Roolit, prosessit, tieto ja teknologia yhdessä johdattavat resurssisuunnitteluyksikön toimivaan tiedonhallintaan. Enterprise Content Management pitää sisällään koko konsernin tasoiseen tiedonhallintaan. Teoria sisällönhallinnan takana perehdyttää Office365:n tuomiin mahdollisuuksiin tiedonhallinnassa. Työssä tutkitaan, kuinka SharePointin työryhmätilan avulla saadaan parannettua sidosryhmien välistä tiedonhallintaa.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi SharePoint työryhmätila, joka sisältää kaikki resurssisuunnitteluyksikön ja sidosryhmien välillä jaettavat tiedot. Kyseessä on uusi toimintatapa ja SharePoint on kulttuurin muutos, joka ei synny hetkessä eikä itsestään. Tämän toimintatutkimuksen avulla resurssisuunnitteluyksikölle löytyi tiedonhallinnan suunta, jota kohden kulkea.
Hallittu ja tehokas tiedonhallinta tuo työhön mielekkyyttä, kustannustehokkuutta ja tätä kautta hyötyy koko yritys
toimintamallit resurssisuunnitteluyksikön ja eri sidosryhmien välillä.Tutkimuksen tavoitteena oli selkeyttää resurssisuunnitteluyksikön tallennus- ja työtapoja,
parantaa resurssisuunnittelun sisäistä tiedonkulku, uudelleenarvioida työtapoja, yhtenäistää sidosryhmien kanssa käytävää tiedonhallintaa sekä arvioida uusien kanavien ja ohjelmistojen käyttöönottoa.
Opinnäytetyö oli toimintatutkimus, jossa tiedonkeruumenetelmänä käytettiin osallistuvaa havainnointia,teemahaastatteluita ja loppukyselyä. Opinnäytetyön keskeisempiä piirteitä olivat toimintamuutokset sykleineen, teemahaastattelujen sekä loppukyselyn tulokset.
Teoreettinen viitekehys koostui kolmesta osata, jotka olivat laatu ja laatujohtaminen, tiedonhallinta sekä Enterprise Content Management. Laadun avulla tehdään oikeita asioita ja laatujohtamisella hallitaan kokonaisuutta sekä pyritään jatkuvaan parantamiseen. Demingin johtamismalli eli PDCA- ympyrä tukee jatkuvan parantamisen mallia prosesseja kehittämällä. Tämän opinnäytetyön perusta on tiedonhallinnan timanttimalli, joka auttoi hahmottamaan tiedonhallinnan moniulotteisuutta. Roolit, prosessit, tieto ja teknologia yhdessä johdattavat resurssisuunnitteluyksikön toimivaan tiedonhallintaan. Enterprise Content Management pitää sisällään koko konsernin tasoiseen tiedonhallintaan. Teoria sisällönhallinnan takana perehdyttää Office365:n tuomiin mahdollisuuksiin tiedonhallinnassa. Työssä tutkitaan, kuinka SharePointin työryhmätilan avulla saadaan parannettua sidosryhmien välistä tiedonhallintaa.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi SharePoint työryhmätila, joka sisältää kaikki resurssisuunnitteluyksikön ja sidosryhmien välillä jaettavat tiedot. Kyseessä on uusi toimintatapa ja SharePoint on kulttuurin muutos, joka ei synny hetkessä eikä itsestään. Tämän toimintatutkimuksen avulla resurssisuunnitteluyksikölle löytyi tiedonhallinnan suunta, jota kohden kulkea.
Hallittu ja tehokas tiedonhallinta tuo työhön mielekkyyttä, kustannustehokkuutta ja tätä kautta hyötyy koko yritys