Ostolaskuprosessin kehittäminen rakennus-, auto- ja teollisuusalan suoramarkkinointiyrityksessä
Huotari, Anne (2016)
Huotari, Anne
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112817912
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112817912
Tiivistelmä
Sähköinen tai digitaalinen taloushallinto ei nykypäivänä ole enää vain tulevaisuuden trendi, vaan olennainen osa vakavasti otettavaa ja tuottavaa yritystä. Tämän vuoksi yrityksen palveluiden sähköistäminen on erittäin tärkeää yrityksen kannattavuuden kannalta.
Tämä opinnäytetyö koostuu rakennus-, auto- ja teollisuusalalla toimivan suoramarkkinointiyrityksen taloushallinnon ostolaskuprosessin nykytilan analysoinnista ja kehittämisen mahdollisuuksien havainnollistamisesta. Opinnäytetyön tavoitteena on pyrkiä ymmärtämään prosessien kehittämisen kokonaisuutta ja sen jatkuvaa tarpeellisuutta. Työssä pyritään selvittämään, miten taloushallinnon prosesseja on järkevintä lähteä kehittämään, mitä kehittämisessä on otettava huomioon ja mitä se vaatii kohdeorganisaatiolta.
Kustannussäästöjä tavoiteltaessa yritykset pohtivat mielellään siirtymistä kohti automatisoitua ja digitaalista taloushallintoa. Digitaaliseen taloushallintoon siirtymisessä voidaan kuitenkin kohdata monenlaisia haasteita. Haasteita voivat luoda niin sähköisten palveluiden tarjoajat, yritysten organisaatioiden monimuotoisuus, kuin uudet ohjelmistotkin. Ohjelmiston vaihdoksen myötä ajattelu- ja toimintatapoja on tavallisesti muutettava organisaatioissa kokonaisvaltaisesti, jotta automaatiosta saadaan kaikki hyöty irti ja turhat työvaiheet saadaan eliminoitua ja tarvittavat kustannussäästöt ja tehokkuuden maksimointi saavutettua. Järjestelmä- ja prosessikehitykseen kannattaa uhrata aikaa, eikä sitä kannata lopettaa, vaan sen pitäisi olla jatkuvaa. Kun harkitaan taloushallinnon ohjelmiston vaihtoa kannattaa ensin vanhat prosessit analysoida ja havainnollistaa kunnolla, tämän jälkeen uudet halutut prosessit tulisi kuvata tarkasti, jotta uudet toimintatavat selkiytyvät prosessissa toimiville henkilöille ja prosessien sidoksellisuus yrityksen muihin prosesseihin selkiytyisi.
Opinnäytetyössä analysoitiin ja kehitettiin kohdeorganisaation ostolaskuprosessia. Siksi tutkimuksessa päädyttiin käyttämään tutkimusmenetelmänä tietojärjestelmien monimenetelmällistä kehittämistutkimusta, jonka avulla työssä perehdytään kohde organisaation ostolaskuprosessiin teorian, havainnoinnin ja haastatteluiden kautta. Monimenetelmällinen tietojärjestelmien kehittämistutkimus soveltuu tähän tutkimustyöhön, koska pyrkimyksenä on muodostaa tekninen ratkaisumalli käytännön tutkimusongelmaan. Opinnäytetyön tarkoituksena ymmärtää miten kohdeorganisaation laskutusprosessi toimii ja löytää siitä kehittämiskohteet tutkimusmetodina käytettiin tapaustutkimuksen menetelmää.
Haastatteluiden ja havainnoinnin perusteella saatiin hyvin selkeä kuva yrityksen ostolaskuprosessin nykytilasta. Tämän perusteella tehtiin prosessikuvaus ja havainnollistettiin nykytilasta kehityskohteet. Nämä kehityskohteet priorisoitiin ja kuvattiin tarkemmin. Tärkeimmiksi kehityskohteiksi valikoituivat sähköinen laskujen vastaanotto, sähköinen arkistointi, sähköinen laskujen kierrätys organisaatiossa, sekä sähköinen matkalaskutus.
Näiden kehityskohteiden perusteella ja myös ottaen huomioon sen, että kohde yrityksellä on käytössään SAP R/3 toiminnanohjausjärjestelmä kohdeyritykselle valittiin sopivin mahdollinen uusi sovellus tukemaan yrityksen työntekijöiden työtä taloushallinnon ostoreskontraprosessissa. Järjestelmä joka täyttää nämä priorisoidut kehityskohteet ja on myös täydet SAP integraatio ominaisuudet jo valmiiksi omaava valittiin olevan paras mahdollinen ratkaisu kohde yrityksen taloushallinnon ostoreskontraprosessiin. Tämä ohjelmisto on FIS Electronic Document Center.
Tämä opinnäytetyö koostuu rakennus-, auto- ja teollisuusalalla toimivan suoramarkkinointiyrityksen taloushallinnon ostolaskuprosessin nykytilan analysoinnista ja kehittämisen mahdollisuuksien havainnollistamisesta. Opinnäytetyön tavoitteena on pyrkiä ymmärtämään prosessien kehittämisen kokonaisuutta ja sen jatkuvaa tarpeellisuutta. Työssä pyritään selvittämään, miten taloushallinnon prosesseja on järkevintä lähteä kehittämään, mitä kehittämisessä on otettava huomioon ja mitä se vaatii kohdeorganisaatiolta.
Kustannussäästöjä tavoiteltaessa yritykset pohtivat mielellään siirtymistä kohti automatisoitua ja digitaalista taloushallintoa. Digitaaliseen taloushallintoon siirtymisessä voidaan kuitenkin kohdata monenlaisia haasteita. Haasteita voivat luoda niin sähköisten palveluiden tarjoajat, yritysten organisaatioiden monimuotoisuus, kuin uudet ohjelmistotkin. Ohjelmiston vaihdoksen myötä ajattelu- ja toimintatapoja on tavallisesti muutettava organisaatioissa kokonaisvaltaisesti, jotta automaatiosta saadaan kaikki hyöty irti ja turhat työvaiheet saadaan eliminoitua ja tarvittavat kustannussäästöt ja tehokkuuden maksimointi saavutettua. Järjestelmä- ja prosessikehitykseen kannattaa uhrata aikaa, eikä sitä kannata lopettaa, vaan sen pitäisi olla jatkuvaa. Kun harkitaan taloushallinnon ohjelmiston vaihtoa kannattaa ensin vanhat prosessit analysoida ja havainnollistaa kunnolla, tämän jälkeen uudet halutut prosessit tulisi kuvata tarkasti, jotta uudet toimintatavat selkiytyvät prosessissa toimiville henkilöille ja prosessien sidoksellisuus yrityksen muihin prosesseihin selkiytyisi.
Opinnäytetyössä analysoitiin ja kehitettiin kohdeorganisaation ostolaskuprosessia. Siksi tutkimuksessa päädyttiin käyttämään tutkimusmenetelmänä tietojärjestelmien monimenetelmällistä kehittämistutkimusta, jonka avulla työssä perehdytään kohde organisaation ostolaskuprosessiin teorian, havainnoinnin ja haastatteluiden kautta. Monimenetelmällinen tietojärjestelmien kehittämistutkimus soveltuu tähän tutkimustyöhön, koska pyrkimyksenä on muodostaa tekninen ratkaisumalli käytännön tutkimusongelmaan. Opinnäytetyön tarkoituksena ymmärtää miten kohdeorganisaation laskutusprosessi toimii ja löytää siitä kehittämiskohteet tutkimusmetodina käytettiin tapaustutkimuksen menetelmää.
Haastatteluiden ja havainnoinnin perusteella saatiin hyvin selkeä kuva yrityksen ostolaskuprosessin nykytilasta. Tämän perusteella tehtiin prosessikuvaus ja havainnollistettiin nykytilasta kehityskohteet. Nämä kehityskohteet priorisoitiin ja kuvattiin tarkemmin. Tärkeimmiksi kehityskohteiksi valikoituivat sähköinen laskujen vastaanotto, sähköinen arkistointi, sähköinen laskujen kierrätys organisaatiossa, sekä sähköinen matkalaskutus.
Näiden kehityskohteiden perusteella ja myös ottaen huomioon sen, että kohde yrityksellä on käytössään SAP R/3 toiminnanohjausjärjestelmä kohdeyritykselle valittiin sopivin mahdollinen uusi sovellus tukemaan yrityksen työntekijöiden työtä taloushallinnon ostoreskontraprosessissa. Järjestelmä joka täyttää nämä priorisoidut kehityskohteet ja on myös täydet SAP integraatio ominaisuudet jo valmiiksi omaava valittiin olevan paras mahdollinen ratkaisu kohde yrityksen taloushallinnon ostoreskontraprosessiin. Tämä ohjelmisto on FIS Electronic Document Center.