Kohti tietoaineistojen luokittelua ammattikorkeakoulussa
Laakso, Matti (2016)
Laakso, Matti
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112216800
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112216800
Tiivistelmä
Turun ammattikorkeakoulussa oli tarve selvittää miten työntekijöitä voidaan ohjeistaa erottelemaan julkiset ja salaiset tiedot toisistaan sekä käsittelemään tietoja organisaation omat tietojen käsittelyperiaatteet ja muiden osapuolten vaatimukset huomioiden. Ratkaisuksi arvioitiin tietojen luokittelua tiedon julkisuuden perusteella. Selvitystä varten otettiin käyttöön erillinen termi, tiedon julkisuusluokittelu. Opinnäytetyön tarkoituksena on muodostaa yleistietoa, ymmärrystä ja osaamista tietojen julkisuusluokittelusta.
Toimintaympäristöksi rajattiin organisaation IT-palveluita tuottava yksikkö ja sen käsittelemät sähköiset dokumentit. Kokonaisuutta lähestyttiin kolmen osatutkimuksen kautta. Osatutkimuksissa selvitettiin, miten sähköisten dokumenttien julkisuusluokittelua voidaan ymmärtää, toteuttaa ja hyödyntää IT-yksikössä. Ensimmäinen osatutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Aineistona käytettiin IT-yksikön työntekijöiden haastatteluita ja organisaation toimintaa ohjaavia periaatedokumentteja. Toisessa osatutkimuksessa toteutettiin suunnittelututkimus, jonka avulla kehitettiin menetelmä julkisuusluokittelun aloittamiseksi. Menetelmän runko muodostettiin kirjallisuuskatsausta hyödyntäen. Menetelmää testattiin käytännössä ja parannettiin palautteiden perusteella. Kolmas osatutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena ja siinä hyödynnettiin aikaisempia haastatteluaineistoja sekä menetelmän testauksen aikana tehtyjä havaintoja.
Tuloksista johdettiin vastaukset tutkimuskysymyksiin. Ensimmäisessä osatutkimuksessa löydettiin tapa ymmärryksen muodostamiseksi ja tunnistettiin aiheeseen liittyviä kehittämiskohteita IT-yksikössä. Toisessa osatutkimuksessa rakennettu ja testattu menetelmä todettiin toimivaksi ratkaisuksi julkisuusluokittelun aloittamiseksi. Kolmannessa osatutkimuksessa tunnistettiin monia potentiaalisia julkisuusluokittelun hyödyntämiskohteita. Osatutkimuksista muodostettiin myös jatkotutkimusaiheita.
Julkisuusluokittelu havaittiin monipuoliseksi kokonaisuudeksi, joka muodostuu useasta teemasta. Tulosten perusteella arvioitiin, että siirtyäkseen kohti laajamittaisempaa tietoaineistojen luokittelua, on organisaation ymmärrettävä yksittäiset teemat ja niiden muodostama kokonaisuus, edettävä systemaattisesti ja suunnitelmallisesti sekä viestittävä ja ohjeistettava aiheesta ymmärrettävästi. IT-yksikön lisäksi tuloksista hyötyvät myös muut organisaatiot, jotka pohtivat tietoaineistojensa luokittelua. Opinnäytetyön teoriatietoa ja tuloksia voidaan hyödyntää luokittelutoiminnan johtamisen, suunnittelun ja toteuttamisen tukena.
Toimintaympäristöksi rajattiin organisaation IT-palveluita tuottava yksikkö ja sen käsittelemät sähköiset dokumentit. Kokonaisuutta lähestyttiin kolmen osatutkimuksen kautta. Osatutkimuksissa selvitettiin, miten sähköisten dokumenttien julkisuusluokittelua voidaan ymmärtää, toteuttaa ja hyödyntää IT-yksikössä. Ensimmäinen osatutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Aineistona käytettiin IT-yksikön työntekijöiden haastatteluita ja organisaation toimintaa ohjaavia periaatedokumentteja. Toisessa osatutkimuksessa toteutettiin suunnittelututkimus, jonka avulla kehitettiin menetelmä julkisuusluokittelun aloittamiseksi. Menetelmän runko muodostettiin kirjallisuuskatsausta hyödyntäen. Menetelmää testattiin käytännössä ja parannettiin palautteiden perusteella. Kolmas osatutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena ja siinä hyödynnettiin aikaisempia haastatteluaineistoja sekä menetelmän testauksen aikana tehtyjä havaintoja.
Tuloksista johdettiin vastaukset tutkimuskysymyksiin. Ensimmäisessä osatutkimuksessa löydettiin tapa ymmärryksen muodostamiseksi ja tunnistettiin aiheeseen liittyviä kehittämiskohteita IT-yksikössä. Toisessa osatutkimuksessa rakennettu ja testattu menetelmä todettiin toimivaksi ratkaisuksi julkisuusluokittelun aloittamiseksi. Kolmannessa osatutkimuksessa tunnistettiin monia potentiaalisia julkisuusluokittelun hyödyntämiskohteita. Osatutkimuksista muodostettiin myös jatkotutkimusaiheita.
Julkisuusluokittelu havaittiin monipuoliseksi kokonaisuudeksi, joka muodostuu useasta teemasta. Tulosten perusteella arvioitiin, että siirtyäkseen kohti laajamittaisempaa tietoaineistojen luokittelua, on organisaation ymmärrettävä yksittäiset teemat ja niiden muodostama kokonaisuus, edettävä systemaattisesti ja suunnitelmallisesti sekä viestittävä ja ohjeistettava aiheesta ymmärrettävästi. IT-yksikön lisäksi tuloksista hyötyvät myös muut organisaatiot, jotka pohtivat tietoaineistojensa luokittelua. Opinnäytetyön teoriatietoa ja tuloksia voidaan hyödyntää luokittelutoiminnan johtamisen, suunnittelun ja toteuttamisen tukena.