Office 365-koulutus ja käyttöönotto Turun ammattikorkeakoulussa
Lahtinen, Riina (2016)
Lahtinen, Riina
Turun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016082213760
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016082213760
Tiivistelmä
Tämän opinnäyteyön tavoitteena on suunnitella Turun ammattikorkeakoulun henkilökunnalle suunnattu Office 365-koulutus. Työ on toiminnallinen opinnäytetyö, joka rakentuu koulutuksen suunnittelusta, pilottikoulutuksien järjestämisestä sekä jälkiarvioinnista.
Office 365 on Microsoftin kehittämä pilvipalveluina toteutettu palvelupaketti, joka sisältää muun muassa sähköpostin, pilvitallennustilan sekä perinteiset Office-ohjelmat. Kehittämishanke on osa laajempaa kehittämisprosessia, jonka päämääränä on kartoittaa, miten laajasti O365-mpäristöä voidaan hyödyntää muiden Turun ammattikorkeakoulun käyttämien tuotantoympäristöjen rinnalla. Keväällä 2015 koulussa saatiin henkilökunnalle sekä opiskelijoille omat O365-tunnukset, ja siitä lähtien henkilökuntaa on aktivoitu ottamaan O365-ympäristö käyttöön omassa työssään. Visiona on, että O365-ympäristöä hyödyntämällä voidaan Turun ammattikorkeakoulussa muun muassa parantaa ja tehostaa viestintää sekä tuoda opetukseen uusia perspektiivejä. Näitä näkökulmia tuodaan esiin myös opinnäytetyön puitteissa suunnitellussa koulutuksessa.
Koulutukseen valittiin ammattikorkeakoulunäkökulmasta keskeisimmät O365-ohjelmat; OneDrive, Outlook, Kalenteri, Ryhmät sekä OneNote. Kehittämisprosessin olennaisena osana koulutuksen suunnittelun lisäksi oli koulutuksissa käytettävän harjoitusympäristön sisällön suunnittelu.
Opinnäytetyöprosessin toteutusvaiheessa järjestettiin henkilökunnalle kaksi pilottikoulutusta, joissa mitattiin koulutuksen toimivuutta. Pilottikoulutuksien perusteella koulutuksen sisältöön tehtiin vielä tarpeelliseksi koettuja muutoksia. Pilottikoulutuksista kerättiin myös palautetta, jonka avulla analysoitiin kehittämistyön tuloksia ja arvioitiin koko kehittämisprosessia.
Palautteiden perusteella pilottikoulutuksiin osallistujat kokivat koulutuksen hyödylliseksi sekä kiinnostavaksi. Lisäksi suurin osa pilottikoulutuksien osallistujasta on koulutuksen jälkeen käyttänyt työkaluja työssään. Näiden palautteiden perusteella voidaan todeta kehittämisprosessin onnistuneen hyvin. Pitkäaikaisia vaikutuksia on kuitenkin vaikea arvioida ainoastaan kahden pilottikoulutuksen perusteella. Pilottikoulutuksien jälkeen työ luovutettiin toimeksiantajalle, ja helmikuussa 2016 Turun ammattikorkeakoulussa alettiin järjestää koko henkilökunnalle avoimia koulutuksia.
Office 365 on Microsoftin kehittämä pilvipalveluina toteutettu palvelupaketti, joka sisältää muun muassa sähköpostin, pilvitallennustilan sekä perinteiset Office-ohjelmat. Kehittämishanke on osa laajempaa kehittämisprosessia, jonka päämääränä on kartoittaa, miten laajasti O365-mpäristöä voidaan hyödyntää muiden Turun ammattikorkeakoulun käyttämien tuotantoympäristöjen rinnalla. Keväällä 2015 koulussa saatiin henkilökunnalle sekä opiskelijoille omat O365-tunnukset, ja siitä lähtien henkilökuntaa on aktivoitu ottamaan O365-ympäristö käyttöön omassa työssään. Visiona on, että O365-ympäristöä hyödyntämällä voidaan Turun ammattikorkeakoulussa muun muassa parantaa ja tehostaa viestintää sekä tuoda opetukseen uusia perspektiivejä. Näitä näkökulmia tuodaan esiin myös opinnäytetyön puitteissa suunnitellussa koulutuksessa.
Koulutukseen valittiin ammattikorkeakoulunäkökulmasta keskeisimmät O365-ohjelmat; OneDrive, Outlook, Kalenteri, Ryhmät sekä OneNote. Kehittämisprosessin olennaisena osana koulutuksen suunnittelun lisäksi oli koulutuksissa käytettävän harjoitusympäristön sisällön suunnittelu.
Opinnäytetyöprosessin toteutusvaiheessa järjestettiin henkilökunnalle kaksi pilottikoulutusta, joissa mitattiin koulutuksen toimivuutta. Pilottikoulutuksien perusteella koulutuksen sisältöön tehtiin vielä tarpeelliseksi koettuja muutoksia. Pilottikoulutuksista kerättiin myös palautetta, jonka avulla analysoitiin kehittämistyön tuloksia ja arvioitiin koko kehittämisprosessia.
Palautteiden perusteella pilottikoulutuksiin osallistujat kokivat koulutuksen hyödylliseksi sekä kiinnostavaksi. Lisäksi suurin osa pilottikoulutuksien osallistujasta on koulutuksen jälkeen käyttänyt työkaluja työssään. Näiden palautteiden perusteella voidaan todeta kehittämisprosessin onnistuneen hyvin. Pitkäaikaisia vaikutuksia on kuitenkin vaikea arvioida ainoastaan kahden pilottikoulutuksen perusteella. Pilottikoulutuksien jälkeen työ luovutettiin toimeksiantajalle, ja helmikuussa 2016 Turun ammattikorkeakoulussa alettiin järjestää koko henkilökunnalle avoimia koulutuksia.