Maksuliikenteeseen liittyviä virheitä ja väärinkäytöksiä
Turapina, Elena (2016)
Turapina, Elena
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060311843
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060311843
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on tehty sivutuotteena OpusCapita Oy:n ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulun toteuttaman yritysten maksuliikennettä käsittelevän projektin yhteydessä. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää maksuliikenteeseen liittyvien väärinkäytösten ja virheiden eri muotoja, niiden syntymisen syitä, väärinkäytösten ja virheiden taustalla olevia riskitekijöitä sekä väärinkäytösten ehkäisykeinoja. Työ on rajattu koskemaan vain yrityksestä uloslähtevää maksuliikennettä koskeviin virheisiin ja väärinkäytöksiin. Tutkimuksessa ei käsitellä raportointiin, tilinpäätökseen liittyviä petoksia, eikä lahjontaa tai rahanpesua.
Tutkimuksessa käytettiin kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Kvalitatiivista menetelmää käytettiin haastattelemalla yhtä kokenutta alan asiantuntijaa. Kvantitatiivista menetelmää käytettiin suorittamalla web-pohjainen kyselyn erityyppisten yritysten päättävässä asemassa oleville henkilöille. Osoitelähteenä käytettiin Bisnode Selector kontaktointitietokantaa. Kutsu osallistua kyselyyn lähetettiin 1684 henkilölle sähköpostitse ja vastauksia tuli 124 kpl. Työ toteutettiin kevään 2016 aikana.
Kyselytutkimuksen tulokset osoittavat, että havaittujen virheiden määrä oli väärinkäytöksiä suurempi, mutta väärinkäytöksiä on kuitenkin tullut esiin ja niiden osuus oli kolmannes kaikista tapauksista. Useammat esiin tulleista väärinkäytösten tapauksista olivat vilpillisiä maksuja, joista suurin osa on niin sanotut pienet maksut ja tasasummat. Seuraavaksi tulivat kavallukset ja matkalaskuihin liittyvät väärinkäytökset. Kavalluksista yleisimmät tapaukset ovat luottokorttimaksu omiin ostoihin ja omien kulujen maksaminen yrityksen tililtä. Lisäksi on tullut ilmi verkkorikollisuuteen liittyvä uusi muoto, kuten valelasku. Maksuliikenteeseen liittyvät virheet ovat hyvin yleisiä. Niistä suurin osa on näppäilyvirheitä, joiden jälkeen tulivat duplikaattimaksut ja muut tekniset virheet.
Useimmiten maksuliikenteessä ilmestyviä virheitä syntyy ostolaskujen virheellisistä kirjauksista. Manuaalisten maksujen syötöstä tulleet virheet muodostivat toiseksi suurimman ryhmän. Väärinkäytökset syntyvät pääosin tilinkäyttöoikeuden käytöstä tekijän hyväksi. Toiseksi suhteellisesti suurin ryhmä on väärinkäytökset, jotka syntyvät toimittajien tietojen muutoksista. Luottokorttiostoista ilmestyvät väärinkäytökset tulevat esille vielä harvemmin.
Tulosten mukaan väärinkäytökset paljastetaan useimmiten sattumalta ja tieto niistä tulee esille eri tahojen kautta, muun muassa yritysten ulkopuolelta.
Väärinkäytösten ennakointikeinot ovat monipuolisia ja useimmat niistä ovat ostolaskujen käsittelyyn kohdistettavia toimenpiteitä ja maksatukseen liittyvät ennakointikeinot, jotka koskevat maksuerien hyväksymisvaltuuksia ja tilinkäyttöoikeuksia. Taloushallinnon prosessien selkeydellä ja vaarallisten työyhdistelmien välttämisellä on myös suuri merkitys väärinkäytösten ehkäisemisessä.
Tutkimuksessa käytettiin kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Kvalitatiivista menetelmää käytettiin haastattelemalla yhtä kokenutta alan asiantuntijaa. Kvantitatiivista menetelmää käytettiin suorittamalla web-pohjainen kyselyn erityyppisten yritysten päättävässä asemassa oleville henkilöille. Osoitelähteenä käytettiin Bisnode Selector kontaktointitietokantaa. Kutsu osallistua kyselyyn lähetettiin 1684 henkilölle sähköpostitse ja vastauksia tuli 124 kpl. Työ toteutettiin kevään 2016 aikana.
Kyselytutkimuksen tulokset osoittavat, että havaittujen virheiden määrä oli väärinkäytöksiä suurempi, mutta väärinkäytöksiä on kuitenkin tullut esiin ja niiden osuus oli kolmannes kaikista tapauksista. Useammat esiin tulleista väärinkäytösten tapauksista olivat vilpillisiä maksuja, joista suurin osa on niin sanotut pienet maksut ja tasasummat. Seuraavaksi tulivat kavallukset ja matkalaskuihin liittyvät väärinkäytökset. Kavalluksista yleisimmät tapaukset ovat luottokorttimaksu omiin ostoihin ja omien kulujen maksaminen yrityksen tililtä. Lisäksi on tullut ilmi verkkorikollisuuteen liittyvä uusi muoto, kuten valelasku. Maksuliikenteeseen liittyvät virheet ovat hyvin yleisiä. Niistä suurin osa on näppäilyvirheitä, joiden jälkeen tulivat duplikaattimaksut ja muut tekniset virheet.
Useimmiten maksuliikenteessä ilmestyviä virheitä syntyy ostolaskujen virheellisistä kirjauksista. Manuaalisten maksujen syötöstä tulleet virheet muodostivat toiseksi suurimman ryhmän. Väärinkäytökset syntyvät pääosin tilinkäyttöoikeuden käytöstä tekijän hyväksi. Toiseksi suhteellisesti suurin ryhmä on väärinkäytökset, jotka syntyvät toimittajien tietojen muutoksista. Luottokorttiostoista ilmestyvät väärinkäytökset tulevat esille vielä harvemmin.
Tulosten mukaan väärinkäytökset paljastetaan useimmiten sattumalta ja tieto niistä tulee esille eri tahojen kautta, muun muassa yritysten ulkopuolelta.
Väärinkäytösten ennakointikeinot ovat monipuolisia ja useimmat niistä ovat ostolaskujen käsittelyyn kohdistettavia toimenpiteitä ja maksatukseen liittyvät ennakointikeinot, jotka koskevat maksuerien hyväksymisvaltuuksia ja tilinkäyttöoikeuksia. Taloushallinnon prosessien selkeydellä ja vaarallisten työyhdistelmien välttämisellä on myös suuri merkitys väärinkäytösten ehkäisemisessä.