Sharepoint-työtilojen käyttöönotto virastossa X
Oksman, Markku (2016)
Oksman, Markku
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053111152
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053111152
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena on Sharepoint-työtilojen käyttöönotto ja hallinnointitavan laadinta. Opinnäytetyönä tehdään työtilojen käyttöönottoprojekti ja laaditaan Sharepointin hallinnointitapa. Opinnäytetyö tehdään toimeksiantona valtion virastolle.
Virastossa on ongelmana työryhmien ja tiimien tiedonhallinta ja tiedonkulku, joita pyritään parantamaan työtilojen käyttöönotolla. Aikaisemmin on työskennelty lähinnä verkkolevyjen ja sähköpostin avulla. Käytössä oleva virallinen asianhallintajärjestelmä ei sisällä työryhmätyöskentelyssä tarvittavia ominaisuuksia ja Sharepointilla toteutettu Intranet on ratkaisuna niin kevyt, ettei sillä voida toteuttaa työtiloja.
Ratkaisuksi valittiin Valtorin tarjoama tuotteistettu Ryhmä-palvelu kustannusten ja resurssipulan takia. Palvelusta maksetaan käytön mukaan, joten oikeuksia annetaan vain niille, jotka käyttävät palvelua.
Tutkimuskysymyksinä olivat: Miten työtiloja voidaan hyödyntää virastossa, millainen rakenne työtiloille tulisi luoda ja millainen hallinnointitapa sopii virastolle. Opinnäytetyön lopputuloksena on palvelun hallinnointitapa. Koska Ryhmä on SaaS, ei opinnäytetyössä oteta kantaa teknisiin vaatimuksiin eikä kuvata Sharepointin palvelinympäristöä.
Projekti käynnistyi kesällä 2015 Ryhmän ominaisuuksien selvittämisellä. Pilotointia tehtiin ensimmäisillä työtiloilla joulukuussa ja palvelu otettiin tuotantokäyttöön 1.1.2016. Hallinnointitapaa täydennettiin alkuvuoden ajan käytön kautta saatujen kokemusten perusteella ja saatiin julkaisuvalmiiksi helmikuussa.
Hallinnointitapaan on kuvattu muun muassa palvelun tavoitteet, työtilojen rakenne, käytön rajoitukset, suhde muihin tiedonhallinnan järjestelmiin, palvelussa esiintyvät roolit, käyttöoikeuksien määrittely ja erilaisia käyttöpolitiikoita. Hallinnointitavan luominen oli edellytys, jotta palvelua käytetään yhdenmukaisesti kaikissa työtiloissa.
Käyttöönotto onnistui suunnitellusti. Kiinnostus kasvoi lumipalloefektin tavoin, kun ensimmäisiä kokemuksia saatiin, kuinka tiedonkulku ja tiedon ajantasaisuus on parantunut.
Virastossa on parantunut tiedonkulku ja tiedon ajantasaisuus niissä toiminnoissa, joissa työtilat on otettu käyttöön. Vuoden 2016 loppuvuoden ajan pääpaino on käytön laajentamisella.
Virastossa on ongelmana työryhmien ja tiimien tiedonhallinta ja tiedonkulku, joita pyritään parantamaan työtilojen käyttöönotolla. Aikaisemmin on työskennelty lähinnä verkkolevyjen ja sähköpostin avulla. Käytössä oleva virallinen asianhallintajärjestelmä ei sisällä työryhmätyöskentelyssä tarvittavia ominaisuuksia ja Sharepointilla toteutettu Intranet on ratkaisuna niin kevyt, ettei sillä voida toteuttaa työtiloja.
Ratkaisuksi valittiin Valtorin tarjoama tuotteistettu Ryhmä-palvelu kustannusten ja resurssipulan takia. Palvelusta maksetaan käytön mukaan, joten oikeuksia annetaan vain niille, jotka käyttävät palvelua.
Tutkimuskysymyksinä olivat: Miten työtiloja voidaan hyödyntää virastossa, millainen rakenne työtiloille tulisi luoda ja millainen hallinnointitapa sopii virastolle. Opinnäytetyön lopputuloksena on palvelun hallinnointitapa. Koska Ryhmä on SaaS, ei opinnäytetyössä oteta kantaa teknisiin vaatimuksiin eikä kuvata Sharepointin palvelinympäristöä.
Projekti käynnistyi kesällä 2015 Ryhmän ominaisuuksien selvittämisellä. Pilotointia tehtiin ensimmäisillä työtiloilla joulukuussa ja palvelu otettiin tuotantokäyttöön 1.1.2016. Hallinnointitapaa täydennettiin alkuvuoden ajan käytön kautta saatujen kokemusten perusteella ja saatiin julkaisuvalmiiksi helmikuussa.
Hallinnointitapaan on kuvattu muun muassa palvelun tavoitteet, työtilojen rakenne, käytön rajoitukset, suhde muihin tiedonhallinnan järjestelmiin, palvelussa esiintyvät roolit, käyttöoikeuksien määrittely ja erilaisia käyttöpolitiikoita. Hallinnointitavan luominen oli edellytys, jotta palvelua käytetään yhdenmukaisesti kaikissa työtiloissa.
Käyttöönotto onnistui suunnitellusti. Kiinnostus kasvoi lumipalloefektin tavoin, kun ensimmäisiä kokemuksia saatiin, kuinka tiedonkulku ja tiedon ajantasaisuus on parantunut.
Virastossa on parantunut tiedonkulku ja tiedon ajantasaisuus niissä toiminnoissa, joissa työtilat on otettu käyttöön. Vuoden 2016 loppuvuoden ajan pääpaino on käytön laajentamisella.