Improvement of Service Invoicing Process
Hallaniemi, Marjut (2016)
Hallaniemi, Marjut
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016052710262
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016052710262
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa kohdeyrityksen palvelulaskutusprosessia ja luoda laskutusprosessin alustavat vaatimukset tulevalle IT-projektille. Kohdeyritys on kansainvälinen, pääasiassa Pohjoismaissa toimiva yritys. Prosessin parantaminen koettiin tärkeäksi erityisesti kontrollipisteiden osalta, joiden lisäämisellä vahvistettiin prosessia. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa käytettiin menetelminä kyselyä, haastatteluita ja havainnointia. Tutkija osallistui toimenpiteiden suunnitteluun ja käyttöönottoon.
Opinnäytetyön viitekehys muodostuu prosesseista ja prosessien parantamisesta sekä projekteista keskittyen IT-projekteihin, koska kehittämistehtävänä oli parantaa prosessia sekä luoda alustavat vaatimukset IT-projektille. Osana viitekehystä on myös muutos, joka on osa työelämää lähes aina.
Palvelulaskutusprosessin nykytilan analyysi antoi lähtökohdat kehittämiselle, sillä kehittämistarpeet tulivat esille tässä vaiheessa. Tämä vaihe auttoi myös vaatimusten luomisessa IT-projektille. Kehittämistoimenpiteille ei ollut rahoitusta, joten kaikki kehittämistoimenpiteet valittiin perustuen tähän tietoon ja toteutettiin olemassa olevilla resursseilla. Palvelulaskutuksen automatisointiin tähtäävä IT-projekti tullaan aloittamaan pian, joten mittavien muutosten tekeminen prosessiin nähtiin turhaksi tässä vaiheessa.
Tulokset osoittavat, että yleinen mielipide palvelulaskutusprosessiin on alempi kuin ennen muutoksia. Toisaalta tehdyt muutokset olivat melko pieniä ja ne haasteet, joihin eniten kiinnitettiin huomiota (laskutustietojen oikeellisuus ja kontrollipisteet) kehittämistoimenpiteissä, eivät nousseet esille seurantakyselyssä, joka toteutettiin muutosten jälkeen. Kontrollipisteet tyydyttivät myös sisäistä tarkastusta. Asiakkaille lähetetyt laskut ovat olleet oikein muutosten käyttöönoton jälkeen. On kuitenkin otettava huomioon, että seuranta-aika jäi melko lyhyeksi ottaen huomioon mahdollisten virheiden esiintymistiheyden.
Tutkimuksen lopputuloksena laskutusprosessia vahvistettiin lisäämällä siihen kuvaus muutosten kulusta laskutuksen tietoon sekä lisäämällä prosessiin kontrollipisteitä. Tulossa olevalle IT-projektille luotiin valmius lähteä etsimään sopivaa laskutusratkaisua prosessikuvauksen päivittämisen lisäksi kuvaamalla palvelulaskutuksen tietolähteet sekä kirjaamalla ylös muut alustavat vaatimukset.
Opinnäytetyön viitekehys muodostuu prosesseista ja prosessien parantamisesta sekä projekteista keskittyen IT-projekteihin, koska kehittämistehtävänä oli parantaa prosessia sekä luoda alustavat vaatimukset IT-projektille. Osana viitekehystä on myös muutos, joka on osa työelämää lähes aina.
Palvelulaskutusprosessin nykytilan analyysi antoi lähtökohdat kehittämiselle, sillä kehittämistarpeet tulivat esille tässä vaiheessa. Tämä vaihe auttoi myös vaatimusten luomisessa IT-projektille. Kehittämistoimenpiteille ei ollut rahoitusta, joten kaikki kehittämistoimenpiteet valittiin perustuen tähän tietoon ja toteutettiin olemassa olevilla resursseilla. Palvelulaskutuksen automatisointiin tähtäävä IT-projekti tullaan aloittamaan pian, joten mittavien muutosten tekeminen prosessiin nähtiin turhaksi tässä vaiheessa.
Tulokset osoittavat, että yleinen mielipide palvelulaskutusprosessiin on alempi kuin ennen muutoksia. Toisaalta tehdyt muutokset olivat melko pieniä ja ne haasteet, joihin eniten kiinnitettiin huomiota (laskutustietojen oikeellisuus ja kontrollipisteet) kehittämistoimenpiteissä, eivät nousseet esille seurantakyselyssä, joka toteutettiin muutosten jälkeen. Kontrollipisteet tyydyttivät myös sisäistä tarkastusta. Asiakkaille lähetetyt laskut ovat olleet oikein muutosten käyttöönoton jälkeen. On kuitenkin otettava huomioon, että seuranta-aika jäi melko lyhyeksi ottaen huomioon mahdollisten virheiden esiintymistiheyden.
Tutkimuksen lopputuloksena laskutusprosessia vahvistettiin lisäämällä siihen kuvaus muutosten kulusta laskutuksen tietoon sekä lisäämällä prosessiin kontrollipisteitä. Tulossa olevalle IT-projektille luotiin valmius lähteä etsimään sopivaa laskutusratkaisua prosessikuvauksen päivittämisen lisäksi kuvaamalla palvelulaskutuksen tietolähteet sekä kirjaamalla ylös muut alustavat vaatimukset.