Tapahtuman järjestäminen : Stop Huumeille ry:n 15-vuotissyntymäpäivät
Lineva, Mariela; Mitrovitch, Pinja (2015)
Lataukset:
Lineva, Mariela
Mitrovitch, Pinja
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015121621126
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015121621126
Tiivistelmä
Opinnäytetyön päätavoitteena oli järjestää onnistunut tapahtuma työn toimeksiantajan Stop Huumeille ry:n kanssa. Sivutavoitteina oli saada tapahtumaan 500 osallistujaa sekä 4-10 yhteistyöjärjestöä, 10 sponsoria ja 50 vapaaehtoista työntekijää.
Työn toimeksiantaja on Stop Huumeille ry, joka on voittoa tavoittelematon päihdetyötä tekevä yhdistys. Yhteistyöjärjestötoiminta ja vapaaehtoiset työntekijät ovat toimeksiantajan toiminnan kulmakiviä. Työn toiminnallinen osuus, eli Stop Huumeille ry:n 15-vuotissyntymäpäivät järjestettiin Taiteiden yönä 20.8.2015.
Tapahtuma oli ulkoilmakonsertti, jossa pääesiintyjinä olivat Karri Koira ja Musta Barbaari. Lisäksi tapahtumassa järjestettiin yhteistyöjärjestöjen välinen logonmaalauskilpailu sekä lapsille oli tarjolla pomppulinna, rodeohärkä ja voimaleka. Ulkoilmakonsertti oli täysin päihteetön, esteetön ja maksuton.
Opinnäytetyön tietoperusta ja empiirinen osuus kulkevat käsi kädessä läpi työn, vetoketjumalli raportointitavan mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että ensin kerrotaan yleisesti tapahtumien järjestämisestä ja sen jälkeen, miten tämä tuli käytäntöön Stop Huumeille ry:n 15- vuotissyntymä päivätapahtuman kohdalla.
Työssä on käsitelty yksityiskohtaisesti tapahtumalle tärkeitä osa-alueita, kuten sponsorointi, budjetointi, markkinointi ja riskienhallinta. Työn liitteistä löytyy tapahtumalle tärkeimmät asiakirjat ja suunnitteluun käytetyt kaaviot, joiden on tarkoitus helpottaa havainnoimaan toteutettua tapahtumaa.
Tapahtumapäivänä 20.8.2015 asiakkailta kerättiin kasvotusten palautetta palautekyselyn pohjalta. Tämän strukturoidun haastattelun tarkoituksena oli yksinkertaisesti saada vastaus siihen, oliko tapahtuma haastateltavan mielestä onnistunut. Jokainen määrittelee onnistuneisuuden itse, jonka vuoksi tutkimustuloksia tarkastellaan kokonaisuutena.
Tapahtumasta saadun huomattavan positiivisen palautteen perusteella voidaan todeta, että työn päätavoite, eli onnistunut tapahtuma toteutui. Myös tapahtumalle asetetut sivutavoitteet toteutuivat, sillä tapahtuma-alueella vieraili taiteiden yönä noin 500 ihmistä, 6 yhteistyöjärjestöä, 12 sponsoria ja yli 50 vapaaehtoista.
Opinnäytetyö antaa työkalut kaikenkokoisten tapahtumien järjestämiseen aina ideointivaiheesta, tapahtuman jälkimarkkinointivaiheeseen.
Työn toimeksiantaja on Stop Huumeille ry, joka on voittoa tavoittelematon päihdetyötä tekevä yhdistys. Yhteistyöjärjestötoiminta ja vapaaehtoiset työntekijät ovat toimeksiantajan toiminnan kulmakiviä. Työn toiminnallinen osuus, eli Stop Huumeille ry:n 15-vuotissyntymäpäivät järjestettiin Taiteiden yönä 20.8.2015.
Tapahtuma oli ulkoilmakonsertti, jossa pääesiintyjinä olivat Karri Koira ja Musta Barbaari. Lisäksi tapahtumassa järjestettiin yhteistyöjärjestöjen välinen logonmaalauskilpailu sekä lapsille oli tarjolla pomppulinna, rodeohärkä ja voimaleka. Ulkoilmakonsertti oli täysin päihteetön, esteetön ja maksuton.
Opinnäytetyön tietoperusta ja empiirinen osuus kulkevat käsi kädessä läpi työn, vetoketjumalli raportointitavan mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että ensin kerrotaan yleisesti tapahtumien järjestämisestä ja sen jälkeen, miten tämä tuli käytäntöön Stop Huumeille ry:n 15- vuotissyntymä päivätapahtuman kohdalla.
Työssä on käsitelty yksityiskohtaisesti tapahtumalle tärkeitä osa-alueita, kuten sponsorointi, budjetointi, markkinointi ja riskienhallinta. Työn liitteistä löytyy tapahtumalle tärkeimmät asiakirjat ja suunnitteluun käytetyt kaaviot, joiden on tarkoitus helpottaa havainnoimaan toteutettua tapahtumaa.
Tapahtumapäivänä 20.8.2015 asiakkailta kerättiin kasvotusten palautetta palautekyselyn pohjalta. Tämän strukturoidun haastattelun tarkoituksena oli yksinkertaisesti saada vastaus siihen, oliko tapahtuma haastateltavan mielestä onnistunut. Jokainen määrittelee onnistuneisuuden itse, jonka vuoksi tutkimustuloksia tarkastellaan kokonaisuutena.
Tapahtumasta saadun huomattavan positiivisen palautteen perusteella voidaan todeta, että työn päätavoite, eli onnistunut tapahtuma toteutui. Myös tapahtumalle asetetut sivutavoitteet toteutuivat, sillä tapahtuma-alueella vieraili taiteiden yönä noin 500 ihmistä, 6 yhteistyöjärjestöä, 12 sponsoria ja yli 50 vapaaehtoista.
Opinnäytetyö antaa työkalut kaikenkokoisten tapahtumien järjestämiseen aina ideointivaiheesta, tapahtuman jälkimarkkinointivaiheeseen.