APED 2015 -konferenssin ilmoittautumisen ja infon suunnittelu ja toteutus
Hautakoski, Emilia (2015)
Hautakoski, Emilia
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015120118641
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015120118641
Tiivistelmä
Opinnäytetyöni toimeksiantaja on A-klinikkasäätiön tuottama verkkopalvelu Dopinglinkki. Se tarjoaa tietoa kuntodopingista, ravinnosta ja liikunnasta. Opinnäytetyöni tavoitteena oli pohjoismaisen APED 2015 -konferenssin järjestäminen mahdollisimman sujuvasti. Konferenssin suunnittelussa ja toteutuksessa minun osa-alueeseeni kuuluivat ilmoittautuminen ja info, joten rajasin opinnäytetyöni produktin kattamaan vain näihin liittyviä tehtäviä, vaikka teoriaosuudessa kerron hieman laajemmin tapahtuman järjestämisestä.
APED 2015 -konferenssi järjestettiin 24.–25.9.2015 Suomen Kansallismuseossa Helsingissä. Opinnäytetyöni alkoi toimeksiantajan pitämästä tapahtumabriefistä toukokuussa. Suunnitteluvaihe alkoi näin ollen jo kesällä ja päättyi syyskuussa. Toteutusvaihe alkoi ensimmäisen konferenssipäivän aamuna rakennusvaiheella ja päättyi purkuvaiheeseen toisen konferenssipäivän päätyttyä. Konferenssin jälkimarkkinointivaiheessa osallistuin tapahtuman palautekyselyn suunnitteluun ja käytin palautekyselyn vastauksia opinnäytetyöni arviointiosiossa. Vaikka olin lukenut hieman tapahtuman järjestämiseen liittyvää materiaalia jo suunnitteluvaiheessa, alkoi opinnäytetyöni raportin kirjoittaminen vasta syksyllä konferenssin jälkeen.
Ihmiset viestivät koko ajan tietoisesti ja tiedostamatta monin eri tavoin. Tapahtumamarkkinointi on viestinnän välineenä vuorovaikutteisempi ja henkilökohtaisempi kuin monet perinteisemmät välineet. APED 2015 -konferenssi oli itse järjestetty asia- ja viihdetapahtuman yhdistelmä. Muita tapahtumalajeja toteuttamistavan mukaan jaoteltuina ovat ulkoistettu tapahtuma ja ketjutettu tapahtuma, jotka itse järjestetyn tapahtuman kanssa muodostavat omat tapahtumat sekä kattotapahtuma, joka kuuluu valmiisiin tapahtumiin.
Oli tapahtuma sitten organisaation oma tapahtuma tai valmis tapahtuma, on osaava projektipäällikkö onnistuneen tapahtuman edellytys. Projektipäällikkö varmistaa, delegoi ja tekee päätöksiä pitkin tapahtumaprosessia. Tapahtumaa suunniteltaessa tapahtuman tavoite, viestit ja kohderyhmä on oltava tiedossa. Kohderyhmän on oltava tarkoin rajattu, jotta juuri kyseisen ryhmän odotuksiin pystytään vastaamaan. Tapahtuma tarvitsee tavoitteen, jonka onnistumista voidaan arvioida tapahtuman päätyttyä sekä selkeän pääviestin ja sitä tukevat sivuviestit, jotka jäävät osallistujien mieleen. Ilman tarkoitusta on tapahtumaa turha järjestää.
APED 2015 -konferenssi järjestettiin 24.–25.9.2015 Suomen Kansallismuseossa Helsingissä. Opinnäytetyöni alkoi toimeksiantajan pitämästä tapahtumabriefistä toukokuussa. Suunnitteluvaihe alkoi näin ollen jo kesällä ja päättyi syyskuussa. Toteutusvaihe alkoi ensimmäisen konferenssipäivän aamuna rakennusvaiheella ja päättyi purkuvaiheeseen toisen konferenssipäivän päätyttyä. Konferenssin jälkimarkkinointivaiheessa osallistuin tapahtuman palautekyselyn suunnitteluun ja käytin palautekyselyn vastauksia opinnäytetyöni arviointiosiossa. Vaikka olin lukenut hieman tapahtuman järjestämiseen liittyvää materiaalia jo suunnitteluvaiheessa, alkoi opinnäytetyöni raportin kirjoittaminen vasta syksyllä konferenssin jälkeen.
Ihmiset viestivät koko ajan tietoisesti ja tiedostamatta monin eri tavoin. Tapahtumamarkkinointi on viestinnän välineenä vuorovaikutteisempi ja henkilökohtaisempi kuin monet perinteisemmät välineet. APED 2015 -konferenssi oli itse järjestetty asia- ja viihdetapahtuman yhdistelmä. Muita tapahtumalajeja toteuttamistavan mukaan jaoteltuina ovat ulkoistettu tapahtuma ja ketjutettu tapahtuma, jotka itse järjestetyn tapahtuman kanssa muodostavat omat tapahtumat sekä kattotapahtuma, joka kuuluu valmiisiin tapahtumiin.
Oli tapahtuma sitten organisaation oma tapahtuma tai valmis tapahtuma, on osaava projektipäällikkö onnistuneen tapahtuman edellytys. Projektipäällikkö varmistaa, delegoi ja tekee päätöksiä pitkin tapahtumaprosessia. Tapahtumaa suunniteltaessa tapahtuman tavoite, viestit ja kohderyhmä on oltava tiedossa. Kohderyhmän on oltava tarkoin rajattu, jotta juuri kyseisen ryhmän odotuksiin pystytään vastaamaan. Tapahtuma tarvitsee tavoitteen, jonka onnistumista voidaan arvioida tapahtuman päätyttyä sekä selkeän pääviestin ja sitä tukevat sivuviestit, jotka jäävät osallistujien mieleen. Ilman tarkoitusta on tapahtumaa turha järjestää.