Ostolaskuprosessit ja prosessien kehittäminen:Case Nivecom Oy
Aarend, Lys (2015)
Aarend, Lys
Laurea-ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015060211861
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015060211861
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa Nivecom Oy:n ostolaskuprosessin nykytila. Nykytilan kartoittamisvaiheessa kuvattiin yrityksen nykyinen ostolaskuprosessi ja sen kautta selvitettiin, miten prosessia voidaan kehittää jatkossa. Nykyisestä ostolaskuprosessista poistettiin manuaaliset työvaiheet ja uusi paranneltu prosessi kuvattiin kaavion muotoon.
Työssä keskityttiin ostolaskuprosessiin taloushallinnon näkökulmasta. Ostolaskuprosessi alkaa siitä, kun lasku vastaanotetaan ja loppuu laskun maksamiseen ja arkistointiin. Työstä rajattiin pois yrityksen hankintaprosessi eli ostoehdotukset, ostotilaus ja näiden hyväksyminen.
Työn tietoperusta muodostui prosesseihin liittyvästä teoriasta. Viitekehyksessä käsiteltiin prosessien kuvaaminen, prosessien kehittäminen ja ostolaskuprosessi.
Työn tutkimusstrategiaksi valittiin tapaustutkimus. Tapaustutkimus soveltuu hyvin tämän tutkimuksen lähestymistavaksi, sillä tavoitteena on ymmärtää syvällisesti tutkittavaa kohdetta ja antaa kehittämisehdotuksia kohteen parantamiseksi.
Tutkimusosion aineisto kerättiin laadullisin menetelmin, ja työssä käytettiin osallistuvaa ha-vainnointia ja yksilöhaastattelua. Havainnointi suoritettiin kesällä 2014 ja haastattelu saman vuoden syksyllä. Havainnoinnin ja haastattelun avulla nousi esille useita kehitysehdotuksia, joiden avulla prosessia voidaan parantaa.
Manuaalinen tai osittain manuaalinen ostolaskuprosessi on selkeä kehityskohde useissa suoma-laisissa yrityksissä ja myös Nivecom Oy:ssä. Suurimpana kehityskohteena näkisin ostolaskuprosessin sähköistämisen eli yrityksen tulisi ottaa käyttöön sähköinen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä.
Toisena kehityskohteena näkisin verkkolaskutuksen lisäämisen. Yritys omaa valmiuden lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, joten verkkolaskutuksesta tulisi ilmoittaa jatkuvasti.
Luonteva jatkotutkimusaihe olisi uusien toimintamallien käyttöönotto. Konkreettisten muutosten yhteydessä tulisi ottaa mittarit käyttöön ja seurata muutosprosessin etenemistä.
Työssä keskityttiin ostolaskuprosessiin taloushallinnon näkökulmasta. Ostolaskuprosessi alkaa siitä, kun lasku vastaanotetaan ja loppuu laskun maksamiseen ja arkistointiin. Työstä rajattiin pois yrityksen hankintaprosessi eli ostoehdotukset, ostotilaus ja näiden hyväksyminen.
Työn tietoperusta muodostui prosesseihin liittyvästä teoriasta. Viitekehyksessä käsiteltiin prosessien kuvaaminen, prosessien kehittäminen ja ostolaskuprosessi.
Työn tutkimusstrategiaksi valittiin tapaustutkimus. Tapaustutkimus soveltuu hyvin tämän tutkimuksen lähestymistavaksi, sillä tavoitteena on ymmärtää syvällisesti tutkittavaa kohdetta ja antaa kehittämisehdotuksia kohteen parantamiseksi.
Tutkimusosion aineisto kerättiin laadullisin menetelmin, ja työssä käytettiin osallistuvaa ha-vainnointia ja yksilöhaastattelua. Havainnointi suoritettiin kesällä 2014 ja haastattelu saman vuoden syksyllä. Havainnoinnin ja haastattelun avulla nousi esille useita kehitysehdotuksia, joiden avulla prosessia voidaan parantaa.
Manuaalinen tai osittain manuaalinen ostolaskuprosessi on selkeä kehityskohde useissa suoma-laisissa yrityksissä ja myös Nivecom Oy:ssä. Suurimpana kehityskohteena näkisin ostolaskuprosessin sähköistämisen eli yrityksen tulisi ottaa käyttöön sähköinen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä.
Toisena kehityskohteena näkisin verkkolaskutuksen lisäämisen. Yritys omaa valmiuden lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, joten verkkolaskutuksesta tulisi ilmoittaa jatkuvasti.
Luonteva jatkotutkimusaihe olisi uusien toimintamallien käyttöönotto. Konkreettisten muutosten yhteydessä tulisi ottaa mittarit käyttöön ja seurata muutosprosessin etenemistä.