Ostolaskujen reitityksen automatisointi sijaiselle sähköisessä laskunkierrossa
Malmsten, Päivi (2015)
Malmsten, Päivi
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505188479
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505188479
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä käsitellään ostolaskujen automaattista reitittämistä sijaiselle sähköisessä laskunkierrossa. Lisäksi tutkitaan kuinka paljon aikaa ostolaskuprosessissa kuluu ostolaskun käsittelyn eri vaiheisiin ja kuinka laskut tulee reitittää oikealle asiatarkastajalle sekä hyväksyjälle. Aiheen valintaan ovat vaikuttaneet sen tärkeys ja ajankohtaisuus toimeksiantajayritykselle sekä opinnäytetyön tekijän kiinnostus taloushallinnon prosesseihin ja niiden kehittämiseen. Eri järjestelmät ja järjestelmätason muutokset on rajattu työn ulkopuolelle.
Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään sähköistä ja digitaalista taloushallintoa, taloushallinnonjärjestelmiä, prosessien mallintamista, ostolaskuprosessin kehittämistä ja siihen liittyviä työtehtäviä sekä rooleja. Tutustumalla kirjallisuuteen ja toimeksiantajayrityksen materiaaleihin saatiin hyvä käsitys ostolaskuprosessin kehittämisestä, hyväksymiskierrosta sekä ostotilauksellisista että ostotilauksettomista laskuista.
Opinnäytetyö oli luonteeltaan kvalitatiivinen tutkimus. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla helmi-maaliskuussa 2015. Haastatteluteemat muodostuivat tutkimuksen viitekehyksestä. Haastatteluita suoritettiin toimeksiantajanyrityksessä ja sen asiakkailla.
Työn lopputuotteena muodostui toimeksiantajayritykselle laaditut prosessikaaviot laskun reitityksestä automaattisesti sijaiselle ostotilauksellisilla ja ostotilauksettomilla laskuilla. Uusien prosessikaavioiden avulla toimeksiantajayrityksen asiakkaiden järjestelmiä pystytään kehittämään niin että tuottavuus lisääntyy ja kustannukset vähenevät, koska laskun käsittely nopeutuu laskun reitittyessä aina eteenpäin. Tutkimustiedon perusteella laskut tulisi reitittää sijaiselle 3-5 päivän kuluttua siitä kun asiatarkastaja tai hyväksyjä ei ole kirjautunut ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Aikaan vaikuttaa käytössä olevat maksuehdot. Tutkimus osoittaa, että ostolaskujen reititys sijaiselle tuo lisäarvoa parhaiten siinä tilanteessa, kun kaikki perustiedot on määritelty järjestelmään oikein. Jos halutaan sijaisreitityksestä todellista hyötyä, avainasemaan nousee reititystaulujen ajantasaisuus, yhdenmukaiset toimintatavat ja käyttäjien koulutus. Jos perustiedot ovat kunnossa ja käyttäjät koulutettu järjestelmien käyttöön, uudistetuilla prosesseilla saadaan hyvin tehostettua ostolaskujen käsittelyä.
Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään sähköistä ja digitaalista taloushallintoa, taloushallinnonjärjestelmiä, prosessien mallintamista, ostolaskuprosessin kehittämistä ja siihen liittyviä työtehtäviä sekä rooleja. Tutustumalla kirjallisuuteen ja toimeksiantajayrityksen materiaaleihin saatiin hyvä käsitys ostolaskuprosessin kehittämisestä, hyväksymiskierrosta sekä ostotilauksellisista että ostotilauksettomista laskuista.
Opinnäytetyö oli luonteeltaan kvalitatiivinen tutkimus. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla helmi-maaliskuussa 2015. Haastatteluteemat muodostuivat tutkimuksen viitekehyksestä. Haastatteluita suoritettiin toimeksiantajanyrityksessä ja sen asiakkailla.
Työn lopputuotteena muodostui toimeksiantajayritykselle laaditut prosessikaaviot laskun reitityksestä automaattisesti sijaiselle ostotilauksellisilla ja ostotilauksettomilla laskuilla. Uusien prosessikaavioiden avulla toimeksiantajayrityksen asiakkaiden järjestelmiä pystytään kehittämään niin että tuottavuus lisääntyy ja kustannukset vähenevät, koska laskun käsittely nopeutuu laskun reitittyessä aina eteenpäin. Tutkimustiedon perusteella laskut tulisi reitittää sijaiselle 3-5 päivän kuluttua siitä kun asiatarkastaja tai hyväksyjä ei ole kirjautunut ostolaskujen käsittelyjärjestelmään. Aikaan vaikuttaa käytössä olevat maksuehdot. Tutkimus osoittaa, että ostolaskujen reititys sijaiselle tuo lisäarvoa parhaiten siinä tilanteessa, kun kaikki perustiedot on määritelty järjestelmään oikein. Jos halutaan sijaisreitityksestä todellista hyötyä, avainasemaan nousee reititystaulujen ajantasaisuus, yhdenmukaiset toimintatavat ja käyttäjien koulutus. Jos perustiedot ovat kunnossa ja käyttäjät koulutettu järjestelmien käyttöön, uudistetuilla prosesseilla saadaan hyvin tehostettua ostolaskujen käsittelyä.