Sopimushallinnan kehittäminen
Ylitalo, Piia (2015)
Ylitalo, Piia
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505035709
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201505035709
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee Helsingin KTK Oy:n sopimushallinnan kehittämistä. Työ on produktityyppinen ja tavoitteena oli luoda ja kehittää uusi sopimushallinnan toimintatapa jo olemassa olevan tietojärjestelmän pohjalta. Produktin yhtenä osana toteutettiin menettelyohje, jossa kuvataan vaihe vaiheelta sopimushallinnan dokumenttien luominen, tallentaminen ja arkistointi. Menettelyohjeen tarkoituksena on helpottaa ja tukea uuden toimintatavan käyttöönottoa ja päivittäistä työtä.
Työn teoriaosuus käsittelee sopimushallinnan kehittämistä, sopimustoimintaa ja tietojärjestelmien kehittämistä. Sopimustoiminnan painopisteenä työssä on muutoksen johtaminen yrityksessä ja tietojärjestelmien kehittämiseen perehdytään metatietojen hyödynnettävyyden kautta. Työn lähtökohtana on sopimusdokumenttien hallinnan parantaminen. Kehittämistyön ohella, tärkeä osa työtä oli uuden toimintatavan onnistunut jalkauttaminen toimeksiantajayrityksen päivittäiseen käyttöön. Työn ulkopuolelle on rajattu riskienhallinta sopimusten hallinnassa.
Työn pohjalta syntynyt menettelyohje on tarkoitettu toimeksiantajan käyttöön. Menettelyohje sopimushallinnan dokumenttien tallentamisesta ja hallinnasta on ohjeistus henkilöstölle. Ohje on hyödynnettävissä uusien työntekijöiden perehdytyksessä tulevaisuudessa. Produktin pohjalta on syntynyt kehitysehdotuksia, joista osa on jo suunnitteluvaiheessa. Osa kehitysehdotuksista odottaa jatkotoimenpiteitä ja syntynyt produkti toimii lähtökohtana mahdolliselle kehitystyölle.
Produkti aloitettiin syksyllä 2014, tarkoituksena saada uusi toimintatapa menettelyohjeineen toimeksiantajan käyttöön alkuvuodesta 2015. Uuden toimintatavan myötä dokumenttien tallentaminen ja löydettävyys on selkiytynyt ja helpottunut, koska kaikilla on nyt yhteinen tapa toimia. Dokumenttien tallentaminen tapahtuu nyt järjestelmän ehdottamien nimeämiskäytäntöjen mukaan ja dokumentit on löydettävissä helpommin, kun tiedetään onko etsittävä dokumentti tarjous tai sopimus. Tallennettavat dokumentit löytyvät nyt kaikki samasta paikasta. Uusi toimintatapa myös ohjaa dokumentin tekemisessä, dokumentteihin on täydennettävä ennalta määritellyt pakolliset tiedot, näin vähennetään inhimillisiä virheitä.
Työn teoriaosuus käsittelee sopimushallinnan kehittämistä, sopimustoimintaa ja tietojärjestelmien kehittämistä. Sopimustoiminnan painopisteenä työssä on muutoksen johtaminen yrityksessä ja tietojärjestelmien kehittämiseen perehdytään metatietojen hyödynnettävyyden kautta. Työn lähtökohtana on sopimusdokumenttien hallinnan parantaminen. Kehittämistyön ohella, tärkeä osa työtä oli uuden toimintatavan onnistunut jalkauttaminen toimeksiantajayrityksen päivittäiseen käyttöön. Työn ulkopuolelle on rajattu riskienhallinta sopimusten hallinnassa.
Työn pohjalta syntynyt menettelyohje on tarkoitettu toimeksiantajan käyttöön. Menettelyohje sopimushallinnan dokumenttien tallentamisesta ja hallinnasta on ohjeistus henkilöstölle. Ohje on hyödynnettävissä uusien työntekijöiden perehdytyksessä tulevaisuudessa. Produktin pohjalta on syntynyt kehitysehdotuksia, joista osa on jo suunnitteluvaiheessa. Osa kehitysehdotuksista odottaa jatkotoimenpiteitä ja syntynyt produkti toimii lähtökohtana mahdolliselle kehitystyölle.
Produkti aloitettiin syksyllä 2014, tarkoituksena saada uusi toimintatapa menettelyohjeineen toimeksiantajan käyttöön alkuvuodesta 2015. Uuden toimintatavan myötä dokumenttien tallentaminen ja löydettävyys on selkiytynyt ja helpottunut, koska kaikilla on nyt yhteinen tapa toimia. Dokumenttien tallentaminen tapahtuu nyt järjestelmän ehdottamien nimeämiskäytäntöjen mukaan ja dokumentit on löydettävissä helpommin, kun tiedetään onko etsittävä dokumentti tarjous tai sopimus. Tallennettavat dokumentit löytyvät nyt kaikki samasta paikasta. Uusi toimintatapa myös ohjaa dokumentin tekemisessä, dokumentteihin on täydennettävä ennalta määritellyt pakolliset tiedot, näin vähennetään inhimillisiä virheitä.