Osakirjanpitojen hoitaminen Odoo-toiminnanohjausjärjestelmällä : Myynti- ja myyntilaskutusprosessi
Perkiö, Anne (2015)
Perkiö, Anne
Oulun ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201503243523
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201503243523
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee myynnin ja myyntilaskutuksen hoitamista ulkomaisella avoimeen lähdekoodiin perustuvalla Odoo-toiminnanohjausjärjestelmällä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten suomalainen pienyritys, joka tarjoaa asiakkailleen IT-alan projektipalveluja, voi hoitaa kyseiset tehtävät valitulla tietojärjestelmällä, mitkä ovat sen käyttöönottokustannukset ja onko tietojärjestelmä laajennettavissa liiketoiminnan kasvaessa. Opinnäytetyön tavoitteena oli lisäksi tutkia, miten Odoo pystyy vastaamaan Suomen lainsäädännön vaatimuksiin ja Suomessa käytössä oleviin standardeihin.
Opinnäytetyön tietoperusta perustuu Suomen arvonlisäverolakiin ja kirjanpitolakiin sekä sähköistä taloushallintoa käsittelevään kirjallisuuteen. Teoriaosuudessa käsitellään muun muassa eri taloushallinnon tietojärjestelmiä, niiden käyttöönottovaihtoehtoja, arvonlisäverolain laskumerkintävaatimuksia, laskujen arkistointia, verkkolaskutusta ja myyntireskontran tehtäviä, kuten maksujen kohdistamista avoimille myyntilaskuille. Työn empiirinen osuus toteutettiin dokumenttianalyysin, teemahaastattelun ja järjestelmän koekäytön avulla. Haastattelun avulla selvitettiin toimeksiantajan myynnin ja myyntilaskutuksen nykytila sekä tarpeet kyseisten tehtävien hoitamiseen tulevaisuudessa. Dokumenttianalyysissä tarkastelun kohteena olivat Odoon käyttöohjeet. Järjestelmän toiminnallisuutta testattiin pilvipalvelun kautta, jota ohjelmistotoimittaja Odoo S.A. tarjoaa asiakkailleen.
Opinnäytetyön lopputuotoksena toteutettiin Odoon käyttöönottosuunnitelma myynnin ja myyntilaskutuksen tehtävien hoitamisen osalta. Käyttöönottosuunnitelma toteutettiin projektipalveluyrityksen tarpeiden näkökulmasta. Suunnitelma sisältää lyhyen kuvauksen Odoo-tietojärjestelmästä ja mahdollisuuksista, miten sopimus- ja projektityöperusteinen laskutus voidaan hoitaa kyseisellä järjestelmällä. Käyttöönottosuunnitelma sisältää lisäksi tiedot järjestelmän käyttöönottovaihtoehdoista, hinnoittelusta ja tarjolla olevista käytön tuki- ja koulutuspalveluista. Myös tarvittavat konfiguroinnit ja räätälöinnit, jotka tulee olla tehtynä ennen järjestelmän käyttöönottamista, on kuvattu suunnitelmaan. Työn tulosten perusteella voidaan todeta, että Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön suomalaisessa palvelualan yrityksessä seuraavilla räätälöinneillä. Järjestelmään tarvitaan viitenumeron lisäysmahdollisuus myyntilaskuille ja viitemaksujen käsittely myyntireskontrassa. Lisäksi laskuilla olevien termien käännös suomenkielelle on vielä puutteellinen. Käännökset tulisi käydä läpi ennen kuin myyntilaskuja voidaan lähettää suomalaisille asiakkaille.
Opinnäytetyön tietoperusta perustuu Suomen arvonlisäverolakiin ja kirjanpitolakiin sekä sähköistä taloushallintoa käsittelevään kirjallisuuteen. Teoriaosuudessa käsitellään muun muassa eri taloushallinnon tietojärjestelmiä, niiden käyttöönottovaihtoehtoja, arvonlisäverolain laskumerkintävaatimuksia, laskujen arkistointia, verkkolaskutusta ja myyntireskontran tehtäviä, kuten maksujen kohdistamista avoimille myyntilaskuille. Työn empiirinen osuus toteutettiin dokumenttianalyysin, teemahaastattelun ja järjestelmän koekäytön avulla. Haastattelun avulla selvitettiin toimeksiantajan myynnin ja myyntilaskutuksen nykytila sekä tarpeet kyseisten tehtävien hoitamiseen tulevaisuudessa. Dokumenttianalyysissä tarkastelun kohteena olivat Odoon käyttöohjeet. Järjestelmän toiminnallisuutta testattiin pilvipalvelun kautta, jota ohjelmistotoimittaja Odoo S.A. tarjoaa asiakkailleen.
Opinnäytetyön lopputuotoksena toteutettiin Odoon käyttöönottosuunnitelma myynnin ja myyntilaskutuksen tehtävien hoitamisen osalta. Käyttöönottosuunnitelma toteutettiin projektipalveluyrityksen tarpeiden näkökulmasta. Suunnitelma sisältää lyhyen kuvauksen Odoo-tietojärjestelmästä ja mahdollisuuksista, miten sopimus- ja projektityöperusteinen laskutus voidaan hoitaa kyseisellä järjestelmällä. Käyttöönottosuunnitelma sisältää lisäksi tiedot järjestelmän käyttöönottovaihtoehdoista, hinnoittelusta ja tarjolla olevista käytön tuki- ja koulutuspalveluista. Myös tarvittavat konfiguroinnit ja räätälöinnit, jotka tulee olla tehtynä ennen järjestelmän käyttöönottamista, on kuvattu suunnitelmaan. Työn tulosten perusteella voidaan todeta, että Odoo-toiminnanohjausjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön suomalaisessa palvelualan yrityksessä seuraavilla räätälöinneillä. Järjestelmään tarvitaan viitenumeron lisäysmahdollisuus myyntilaskuille ja viitemaksujen käsittely myyntireskontrassa. Lisäksi laskuilla olevien termien käännös suomenkielelle on vielä puutteellinen. Käännökset tulisi käydä läpi ennen kuin myyntilaskuja voidaan lähettää suomalaisille asiakkaille.