Monitilatoimistojen käyttäjäkokemukset
Terävä, Eeva (2014)
Terävä, Eeva
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121119442
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121119442
Tiivistelmä
Opinnäytetyöni tutkii monitilatoimistojen käyttäjäkokemuksia viiden tapaustutkimuskohteen kautta. Kohteet ovat Verohallinnon, Espoon kaupungin, Martelan, Antell-Ravintoloiden sekä Helsingin yliopiston teologisen tiedekunnan monitilatoimistoiksi muutettuja toimitiloja. Käyttäjäkokemuksia on kerätty sähköisellä kyselyllä, johon vastasi yhteensä 193 työntekijää sekä täydentävillä haastatteluilla, joihin osallistui yhteensä 36 työntekijää.
Käyttäjäkokemusten tarkastelu on rajattu monitilatoimistojen toiminnallisuuteen ja yleisiin tilallisiin ratkaisuihin. Tavoitteenani on ollut selvittää, miten käyttäjät ovat kokeneet voivansa osallistua suunnitteluun, miten toteutuneet tilat ovat sopineet heidän tekemäänsä työhön ja miten toimitilat ovat vaikuttaneet työskentelyyn verrattuna aiempiin tiloihin.
Monitilatoimiston vaikutukset työntekoon näyttävät olevan tutkimuksen perusteella pääosin positiivisia, muutettiinpa sitten avokonttorista tai huonetoimistosta. Tutkimus osoitti, että jo ylipäänsä tilojen uudistus on koettu käyttäjien keskuudessa virkistävänä asiana, mutta myös muuta positiivista vaikutusta on ollut. Työntekijöiden liikkuvuus on lisääntynyt ja työasennot monipuolistuneet, sillä tiloissa on aiempaa enemmän säädettäviä kalusteita ja erityyppisiä tiloja, joiden välillä vaihdella. Lisäksi muutto monitilatoimistoon on lisännyt vuorovaikutusta ja yhteistyötä merkittävästi etenkin silloin, kun on muutettu huonetoimistoista. Lisääntyneestä vuorovaikutuksesta huolimatta monitilatoimistoissa työntekijät voivat itse säädellä työrauhaansa.
Tilojen soveltuvuuden osalta tutkimus vahvisti vallitsevia suunnitteluohjeita ja -käytäntöjä siitä, että kaikkein toimivimmissa ja parhaimman työrauhan tarjoavissa toimistoissa tila on jaettu selkeiksi julkisen, puolijulkisen ja yksityisen toiminnan vyöhykkeiksi, jotka säätelevät vuorovaikutusta ja liikennettä toimiston eri osissa. Tärkeimmiksi työtiloiksi osoittautuivat perinteisten yksilötyöpisteiden ja suljettujen neuvotteluhuoneiden lisäksi hiljaiset vetäytymistilat, äänieristetyt puhelintilat tai -kopit sekä kodinomaiset työkahvilat.
Käyttäjien osallistamisen osalta tutkimuksessani selvisi, että laaja osallistamisprosessi ei ole itseisarvo, vaan tärkeintä on ymmärtää tiloissa tehtävää työtä. Suurissa organisaatioissa ja huonetoimistoista muutettaessa kaikki työntekijät mukaan ottavat kyselyt ja työpajat voivat olla tehokas ja muutosta tukeva tapa kerätä tietoa, mutta myös yksittäisten yhteyshenkilöiden kautta voidaan saada tarvittava tieto etenkin jos toimisto on pieni. Toimiston pelisääntöjä ja toimintatapoja sovittaessa osoittautui kaikkien työntekijöiden tasapuolinen mukaan ottaminen tärkeäksi.
Käyttäjäkokemusten tarkastelu on rajattu monitilatoimistojen toiminnallisuuteen ja yleisiin tilallisiin ratkaisuihin. Tavoitteenani on ollut selvittää, miten käyttäjät ovat kokeneet voivansa osallistua suunnitteluun, miten toteutuneet tilat ovat sopineet heidän tekemäänsä työhön ja miten toimitilat ovat vaikuttaneet työskentelyyn verrattuna aiempiin tiloihin.
Monitilatoimiston vaikutukset työntekoon näyttävät olevan tutkimuksen perusteella pääosin positiivisia, muutettiinpa sitten avokonttorista tai huonetoimistosta. Tutkimus osoitti, että jo ylipäänsä tilojen uudistus on koettu käyttäjien keskuudessa virkistävänä asiana, mutta myös muuta positiivista vaikutusta on ollut. Työntekijöiden liikkuvuus on lisääntynyt ja työasennot monipuolistuneet, sillä tiloissa on aiempaa enemmän säädettäviä kalusteita ja erityyppisiä tiloja, joiden välillä vaihdella. Lisäksi muutto monitilatoimistoon on lisännyt vuorovaikutusta ja yhteistyötä merkittävästi etenkin silloin, kun on muutettu huonetoimistoista. Lisääntyneestä vuorovaikutuksesta huolimatta monitilatoimistoissa työntekijät voivat itse säädellä työrauhaansa.
Tilojen soveltuvuuden osalta tutkimus vahvisti vallitsevia suunnitteluohjeita ja -käytäntöjä siitä, että kaikkein toimivimmissa ja parhaimman työrauhan tarjoavissa toimistoissa tila on jaettu selkeiksi julkisen, puolijulkisen ja yksityisen toiminnan vyöhykkeiksi, jotka säätelevät vuorovaikutusta ja liikennettä toimiston eri osissa. Tärkeimmiksi työtiloiksi osoittautuivat perinteisten yksilötyöpisteiden ja suljettujen neuvotteluhuoneiden lisäksi hiljaiset vetäytymistilat, äänieristetyt puhelintilat tai -kopit sekä kodinomaiset työkahvilat.
Käyttäjien osallistamisen osalta tutkimuksessani selvisi, että laaja osallistamisprosessi ei ole itseisarvo, vaan tärkeintä on ymmärtää tiloissa tehtävää työtä. Suurissa organisaatioissa ja huonetoimistoista muutettaessa kaikki työntekijät mukaan ottavat kyselyt ja työpajat voivat olla tehokas ja muutosta tukeva tapa kerätä tietoa, mutta myös yksittäisten yhteyshenkilöiden kautta voidaan saada tarvittava tieto etenkin jos toimisto on pieni. Toimiston pelisääntöjä ja toimintatapoja sovittaessa osoittautui kaikkien työntekijöiden tasapuolinen mukaan ottaminen tärkeäksi.