Arkistointia koskevia säädöksiä ja ohjeita : Case Savon Voima Oyj
Peltonen, Tiina; Pitkänen, Sini (2014)
Peltonen, Tiina
Pitkänen, Sini
Savonia-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121019254
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121019254
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena on arkistointi. Työn toimeksiantaja on Savon Voima Oyj, joka on sähkö-, lämpö- ja salkunhallintapalveluita tarjoava ja markkinoiva energiayhtiö. Työn tarkoituksena oli selvittää lainsäädännöstä, missä laeissa ja lainkohdissa on säädetty asiakirjojen säilytyksestä ja arkistoinnista, ja kerätä tiedot tästä Excel-tiedostoon arkistointiohjeeksi toimeksiantajalle. Työtä rajattiin tältä osin koskemaan palkkamateriaalin, palkka-, talous- ja henkilöstöhallinnon sekä yleisen hallinnon asiakirjoja.
Opinnäytetyön tavoitteena on muodostaa yleiset ohjeet arkistoinnista toimeksiantajalle. Työ koostuu kahdesta osasta: raporttiosuudesta sekä Excel-taulukosta. Työn teoreettinen viitekehys koostuu arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yleisestä teoriasta, niihin liittyvistä käsitteistä, sekä keskeisimmästä aihetta koskevasta lainsäädännöstä, kuten henkilötietolaki ja kirjanpitolaki. Lisäksi raporttiosuudessa kerrotaan lyhyesti haastatteluista, jotka tehtiin toimeksiantajan edustajille tutustuttaessa yritykseen ja sen nykyisiin arkistointikäytäntöihin. Varsinainen arkistointiohje on koottu Excel-tiedostoon. Microsoft Excel -taulukko-ohjelmaan arkistointiohjeen toteutuksessa päädyttiin nimenomaan kyseisen ohjelman yleisyyden ja helpon muokattavuuden takia. Excel-tiedostoon on koottu tiedot asiakirjojen lakiin perustuvista säilytysajoista ja mahdollisista säilytysmuodoista, näitä säätelevistä lainkohdista, sekä Liikearkistoyhdistys ry:n suositukset säilytysajoista. Eri hallinnonalojen asiakirjat ovat tiedostossa omilla välilehdillään.
Arkistointi ja asiakirjahallinto ovat olennaisia toimintoja organisaatioissa, ja sillä, että ne ovat hyvin suunniteltuja ja järjestettyjä on tärkeä merkitys paitsi organisaation oman toiminnan, myös lainsäädännön näkökulmasta. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee sen, kuinka asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi käytännössä toteutetaan, ja hyvin suunniteltu ja laadittu suunnitelma on perusta myös toimivalle arkistotoimelle. Sähköisen arkistoinnin yleistyminen ja kehittyminen tarjoavat organisaatioille uusia ja erilaisia mahdollisuuksia oman arkistointinsa järjestämiseen perinteisen paperimuotoisen arkistoinnin lisäksi.
Kokonaisuudessaan opinnäytetyö toimii oppaana toimeksiantajalle siitä, kuinka suunnitella ja järjestää yrityksen arkistointi. Raporttiosuus tarjoaa teoriatietoa siitä, mitä kaikkea yrityksen tulee ottaa huomioon arkistotoimeaan kehittäessään, ja Excel-tiedosto toimii pohjana yrityksen omalle arkistointisuunnitelmalle.
Opinnäytetyön tavoitteena on muodostaa yleiset ohjeet arkistoinnista toimeksiantajalle. Työ koostuu kahdesta osasta: raporttiosuudesta sekä Excel-taulukosta. Työn teoreettinen viitekehys koostuu arkistoinnin ja asiakirjahallinnon yleisestä teoriasta, niihin liittyvistä käsitteistä, sekä keskeisimmästä aihetta koskevasta lainsäädännöstä, kuten henkilötietolaki ja kirjanpitolaki. Lisäksi raporttiosuudessa kerrotaan lyhyesti haastatteluista, jotka tehtiin toimeksiantajan edustajille tutustuttaessa yritykseen ja sen nykyisiin arkistointikäytäntöihin. Varsinainen arkistointiohje on koottu Excel-tiedostoon. Microsoft Excel -taulukko-ohjelmaan arkistointiohjeen toteutuksessa päädyttiin nimenomaan kyseisen ohjelman yleisyyden ja helpon muokattavuuden takia. Excel-tiedostoon on koottu tiedot asiakirjojen lakiin perustuvista säilytysajoista ja mahdollisista säilytysmuodoista, näitä säätelevistä lainkohdista, sekä Liikearkistoyhdistys ry:n suositukset säilytysajoista. Eri hallinnonalojen asiakirjat ovat tiedostossa omilla välilehdillään.
Arkistointi ja asiakirjahallinto ovat olennaisia toimintoja organisaatioissa, ja sillä, että ne ovat hyvin suunniteltuja ja järjestettyjä on tärkeä merkitys paitsi organisaation oman toiminnan, myös lainsäädännön näkökulmasta. Arkistonmuodostussuunnitelma määrittelee sen, kuinka asiakirjojen säilyttäminen ja arkistointi käytännössä toteutetaan, ja hyvin suunniteltu ja laadittu suunnitelma on perusta myös toimivalle arkistotoimelle. Sähköisen arkistoinnin yleistyminen ja kehittyminen tarjoavat organisaatioille uusia ja erilaisia mahdollisuuksia oman arkistointinsa järjestämiseen perinteisen paperimuotoisen arkistoinnin lisäksi.
Kokonaisuudessaan opinnäytetyö toimii oppaana toimeksiantajalle siitä, kuinka suunnitella ja järjestää yrityksen arkistointi. Raporttiosuus tarjoaa teoriatietoa siitä, mitä kaikkea yrityksen tulee ottaa huomioon arkistotoimeaan kehittäessään, ja Excel-tiedosto toimii pohjana yrityksen omalle arkistointisuunnitelmalle.