Tampereen kaupungin sähköisen poissaolojärjestelmän käyttöönottovaiheen käyttäjäkokemus
Laine, Marko (2014)
Laine, Marko
Tampereen ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014120217948
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014120217948
Tiivistelmä
Palveluiden sähköistäminen ja paperittomuus on ollut monien organisaatioiden tavoitteena. Opinnäytetyön taustana oli Tampereen kaupungin sähköisen poissaolojärjestelmän Personec F ESS (ESSI) käyttöönotto ja mahdollisuuksien mukaan prosessiin kuuluvista paperilomakkeista luopuminen. Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia pilotointiin osallistuneiden henkilöiden käyttäjäkokemuksia uudesta toimintatavasta anoa lomia ja ilmoittaa poissaoloista. Samalla hyödynnettiin saatua materiaalia koko Tampereen kaupungin henkilökunnalle sähköistä poissaolojen ja lomien ilmoitusjärjestelmää käyttöönotettaessa. Tutkimus toteutettiin E-lomakkeella pilottiin osallistuneille organisaatioille. Tutkimustulokset analysoitiin E-lomake ohjelmalla ja taulukkolaskennalla. Avoimet vastaukset tutkittiin jakamalla ne ryhmittäin organisaatiokokonaisuuksiksi. Tutkimusky-symyksenä pohdittiin, kuinka pilotissa mukana ollut henkilöstö koki ohjelmiston käyttöönoton, onnistuiko käyttöönotto käyttäjien näkökulmasta ja miten onnistumiseen vaikuttivat erilaiset ohjeet, koulutukset ja ohjelmiston käyttötuki.
Ohjelmiston käyttöönotto oli onnistunut, ja sen käytettävyys oli hyvä. Tyytyväisyys ESSIn ominaisuuksiin ja käyttötarkoitukseen oli korkea. Koulutusta kaivattiin jossain määrin enemmän, mutta laadukkaasti tehdyt ohjeet intranetissä tukivat itseopiskelua hyvin. Käyttötuen saatavuuteenkin oltiin tyytyväisiä. Prosessi selkeytyi, nopeutui ja muuttui työntekijöille helpommaksi. Omien poissaolojen ja lomien seuraaminen helpottui.
Kehittämisehdotuksina ehdotettiin halukkuutta kokeilla ESSIn etäkäyttömahdollisuutta. Myös kertakirjautumista toivottiin, ettei ohjelmistolle tarvittaisi omia erillisiä tunnuksia ja kirjautumista. Tämä helpottaisi myös ESSIn ylläpitotehtäviä ja vapauttaisi sovellus-tukihenkilöiden aikaa muihin työtehtäviin.
Ohjelmiston käyttöönotto oli onnistunut, ja sen käytettävyys oli hyvä. Tyytyväisyys ESSIn ominaisuuksiin ja käyttötarkoitukseen oli korkea. Koulutusta kaivattiin jossain määrin enemmän, mutta laadukkaasti tehdyt ohjeet intranetissä tukivat itseopiskelua hyvin. Käyttötuen saatavuuteenkin oltiin tyytyväisiä. Prosessi selkeytyi, nopeutui ja muuttui työntekijöille helpommaksi. Omien poissaolojen ja lomien seuraaminen helpottui.
Kehittämisehdotuksina ehdotettiin halukkuutta kokeilla ESSIn etäkäyttömahdollisuutta. Myös kertakirjautumista toivottiin, ettei ohjelmistolle tarvittaisi omia erillisiä tunnuksia ja kirjautumista. Tämä helpottaisi myös ESSIn ylläpitotehtäviä ja vapauttaisi sovellus-tukihenkilöiden aikaa muihin työtehtäviin.