Underground-elämystapahtuman järjestäminen: BASC One Year Anniversary
Hautanen, Katariina (2014)
Hautanen, Katariina
Laurea-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014112416469
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014112416469
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli saada Buenos Airesissa lähes vuoden ajan toimineen tapahtumapalvelun järjestämisen prosessi aiempaa tehokkaammaksi. Toimeksiantaja Proyecto House on järjestänyt noin kuukausittain Buenos Aires Sound Culture (BASC) -tapahtumapalveluita, jotka toimivat vahvan elektronisen musiikin oldschool, eli vanhoja perinteitä kunnioittavalla, konseptilla. Konsepti on saavuttanut mainetta ja tapahtumat ovat menestyneet, mutta eivät kuitenkaan tarpeeksi tuottavasti laajentamista ajatellen. Opinnäytetyön lähestymistavaksi valittiin tapahtumapalveluprosessin kartoittaminen, jotta toimintaa saataisiin tehostettua konseptia muuttamatta.
Työ aloitettiin tutustumalla Proyecto Housen ja BASC-konseptin taustoihin, visioon ja arvoihin haastatteluin sekä tutkimalla olemassa olevaa materiaalia kuluneen vuoden tapahtumista. Tämän jälkeen perehdyttiin alan teoriaan. Viitekehys muodostui tapahtuman järjestämisestä projektina ja projektijohtamisesta, elämyksen määrittelystä, palvelumuotoilusta sekä konseptoinnista. Työssä edettiin tapaustutkimuksenomaisesti tutkimalla yhden tapahtuman, tapahtumakonseptin vuosijuhlan, järjestämisen ja toteutuksen prosessia. Samanaikaisesti toimeksiantajan kahdeksan muuta tapahtumaa tarjosivat vertailukohteita havainnoitavaksi.
Opinnäytetyön empiirinen puoli syntyi tapaustutkimuksen tavoin hyödyntäen monia eri menetelmiä ja niitä analysoiden. Tarkoituksena oli saada mahdollisimman kattava kuva toiminnasta, monesta eri näkökulmasta tarkkaillen. Menetelmiksi valittiin erilaiset asiakas- ja toimeksiantajahaastattelut, keskustelut, kyselyt, benchmarking, SWOT-analyysi, tapahtumabrief, asiakaspersoonien profilointi, 8x8-menetelmä, toteutuksen havainnointiin perustuva seurantataulukko, sekä prosessin havainnointi ja tarkkailu.
Konseptin havaittiin toimivan vahvasti kilpailukykyisellä pohjalla. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä vastaanotettuun palveluun ja tavoiteltu maine on kasvanut, eli toimeksiantajien visio on toteutettu onnistuneesti. Virhekohdat, jotka löydettiin, liittyivät läheisesti organisoinnin puutteellisuuteen, kommunikointiin, suunnitteluun ja roolijakojen selkeyteen. Myös yksipuolinen alatuntemus katsottiin olevan osa koko ongelmakokonaisuutta, sillä toimeksiantaja tarjoaa vahvaa taidepuolen osaamista, ilman liiketoimintaan tarvittavaa kaupallista osaamista.
Työn tulokset analysoitiin ja näistä luotiin toimeksiantajalle englanninkielinen tuotos, johon kerät-tiin järjestämisen prosessista havaitut virhekohdat, sekä menetelmiä ja ratkaisuja niiden kehittämiseen, teoriapohjaan peilaten. Tuotos toimii opinnäytetyön kehittämisehdotuksina ja sitä tullaan käyttämään hyödyllisenä apuvälineenä seuraavia tapahtumapalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Sen tarkoituksena on lisätä prosessin järjestelmällisyyttä, jotta toiminnan tehokkuus kasvaisi ja, jotta siitä seuraisi tuottavuuden nousua.
Työ aloitettiin tutustumalla Proyecto Housen ja BASC-konseptin taustoihin, visioon ja arvoihin haastatteluin sekä tutkimalla olemassa olevaa materiaalia kuluneen vuoden tapahtumista. Tämän jälkeen perehdyttiin alan teoriaan. Viitekehys muodostui tapahtuman järjestämisestä projektina ja projektijohtamisesta, elämyksen määrittelystä, palvelumuotoilusta sekä konseptoinnista. Työssä edettiin tapaustutkimuksenomaisesti tutkimalla yhden tapahtuman, tapahtumakonseptin vuosijuhlan, järjestämisen ja toteutuksen prosessia. Samanaikaisesti toimeksiantajan kahdeksan muuta tapahtumaa tarjosivat vertailukohteita havainnoitavaksi.
Opinnäytetyön empiirinen puoli syntyi tapaustutkimuksen tavoin hyödyntäen monia eri menetelmiä ja niitä analysoiden. Tarkoituksena oli saada mahdollisimman kattava kuva toiminnasta, monesta eri näkökulmasta tarkkaillen. Menetelmiksi valittiin erilaiset asiakas- ja toimeksiantajahaastattelut, keskustelut, kyselyt, benchmarking, SWOT-analyysi, tapahtumabrief, asiakaspersoonien profilointi, 8x8-menetelmä, toteutuksen havainnointiin perustuva seurantataulukko, sekä prosessin havainnointi ja tarkkailu.
Konseptin havaittiin toimivan vahvasti kilpailukykyisellä pohjalla. Asiakkaat ovat olleet tyytyväisiä vastaanotettuun palveluun ja tavoiteltu maine on kasvanut, eli toimeksiantajien visio on toteutettu onnistuneesti. Virhekohdat, jotka löydettiin, liittyivät läheisesti organisoinnin puutteellisuuteen, kommunikointiin, suunnitteluun ja roolijakojen selkeyteen. Myös yksipuolinen alatuntemus katsottiin olevan osa koko ongelmakokonaisuutta, sillä toimeksiantaja tarjoaa vahvaa taidepuolen osaamista, ilman liiketoimintaan tarvittavaa kaupallista osaamista.
Työn tulokset analysoitiin ja näistä luotiin toimeksiantajalle englanninkielinen tuotos, johon kerät-tiin järjestämisen prosessista havaitut virhekohdat, sekä menetelmiä ja ratkaisuja niiden kehittämiseen, teoriapohjaan peilaten. Tuotos toimii opinnäytetyön kehittämisehdotuksina ja sitä tullaan käyttämään hyödyllisenä apuvälineenä seuraavia tapahtumapalvelujen suunnittelussa ja toteutuksessa. Sen tarkoituksena on lisätä prosessin järjestelmällisyyttä, jotta toiminnan tehokkuus kasvaisi ja, jotta siitä seuraisi tuottavuuden nousua.