Henkilökohtainen sähköinen arkistointi : Sähköisten arkistopalvelujen kehittäminen
Liukkonen, Miia (2014)
Liukkonen, Miia
Mikkelin ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014112216294
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014112216294
Tiivistelmä
Arkistointi on arkipäivää julkisen ja yksityisen sektorin toimijoille, joiden tehtävissä syntyy lain- ja asetustenvoimaisia asiakirjoja. Sähköisen arkistoinnin prosessit ja arkistointijärjestelmät ovat kehittyneet tasolle, jossa asiakirjan elinkaari voidaan taata vuosikymmeniksi eteenpäin.
Henkilökohtainen sähköinen arkistointi on pääosin sosiaalisen median ilmaispalveluiden ja henkilökohtaisten tiedonhallintakäytänteiden varassa. Tae aineiston säilyvyydestä on näillä menetelmillä heikko ja tiedon elinkaari lyhyt. Valitettavan usein tarve säilyttää arvokasta tietoa turvallisesti herää usein vasta, kun aineisto on tuhoutunut tai muuten käyttökelvotonta.
Tämän opinnäytetyön tavoite oli tutkia sähköisen arkistoinnin prosesseja ja arkistointijärjestelmien soveltuvuutta henkilökohtaiseen arkistointiin sekä nykyteknologian mahdollistamien sosiaalisen median palveluiden soveltuvuutta arkistoidun tiedon käytettävyyden kannalta. Tarkastelen työni aihetta henkilökohtaisen arkistoinnin näkökulmasta.
Kartoitin henkilökohtaisen arkistoinnin nykytilaa työn toimeksiantajan toimintatutkimuksen prosessien sekä aiheesta löytyvän tutkimustiedon pohjalta. Näistä saadun tutkimustiedon avulla tunnistin kehittämiskohteet ja sen avulla kehitin prosesseja, jotta ne tukisivat henkilökohtaista sähköistä arkistointitoimintaa niin aineiston pitkäaikaissäilyvyyden kannalta kuin tiedon käytettävyyden osalta.
Esittelen tutkimuksen pohjalta mallin henkilökohtaiselle sähköiselle arkistointipalvelulle, joka ottaa huomioon yksilön tarpeet arvokkaan tiedon säilyvyyden ja käytettävyyden kannalta.
Henkilökohtainen sähköinen arkistointi on pääosin sosiaalisen median ilmaispalveluiden ja henkilökohtaisten tiedonhallintakäytänteiden varassa. Tae aineiston säilyvyydestä on näillä menetelmillä heikko ja tiedon elinkaari lyhyt. Valitettavan usein tarve säilyttää arvokasta tietoa turvallisesti herää usein vasta, kun aineisto on tuhoutunut tai muuten käyttökelvotonta.
Tämän opinnäytetyön tavoite oli tutkia sähköisen arkistoinnin prosesseja ja arkistointijärjestelmien soveltuvuutta henkilökohtaiseen arkistointiin sekä nykyteknologian mahdollistamien sosiaalisen median palveluiden soveltuvuutta arkistoidun tiedon käytettävyyden kannalta. Tarkastelen työni aihetta henkilökohtaisen arkistoinnin näkökulmasta.
Kartoitin henkilökohtaisen arkistoinnin nykytilaa työn toimeksiantajan toimintatutkimuksen prosessien sekä aiheesta löytyvän tutkimustiedon pohjalta. Näistä saadun tutkimustiedon avulla tunnistin kehittämiskohteet ja sen avulla kehitin prosesseja, jotta ne tukisivat henkilökohtaista sähköistä arkistointitoimintaa niin aineiston pitkäaikaissäilyvyyden kannalta kuin tiedon käytettävyyden osalta.
Esittelen tutkimuksen pohjalta mallin henkilökohtaiselle sähköiselle arkistointipalvelulle, joka ottaa huomioon yksilön tarpeet arvokkaan tiedon säilyvyyden ja käytettävyyden kannalta.