Intranetin kehittäminen
Toivonen, Jussi-Teppo (2014)
Toivonen, Jussi-Teppo
Laurea-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014060712128
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014060712128
Tiivistelmä
Opinnäytetyö kuvaa Yritys A:n intranetin tutkimus- ja kehitysprojektia. Tavoitteena oli laadullisen tutkimuksen keinoin selvittää ja tutkia intranetin ongelmakohtia ylläpidon, sisällöntuottajien sekä loppukäyttäjien näkökulmasta. Tutkimustapoina käytettiin sisällöntuottajien ja intranetin ylläpidon haastatteluja, satunnaisesti valituille loppukäyttäjille järjestettyä kyselytutkimusta sekä teoreettista tutkimusta Intranetin julkaisualustana käytetystä SharePoint-ympäristöstä, käytettävyydestä sekä verkkoviestinnästä. Projektin lopputuloksena esitellään kymmenen kehitysehdotusta, joilla on tarkoitus parantaa Yritys A:n intranetin sisällön käytettävyyttä sekä helpottaa sisällöntuottajien työtä.
Intranetin tutkimus- ja kehitysprojekti rajattiin koskemaan sitä osaa Yritys A:n intranetistä, jossa sijaitsevat kuvaukset yrityksen prosesseista, lomakkeet, ohjeet ja muut perinteisesti intranetiin kuuluviksi katsotut sisällöt. Yrityksen intranetin osa, joka sisältää uutisia ja muuta nopeasti vaihtuvaa sisältöä päätettiin rajata tutkimuksen ulkopuolelle. Opinnäytetyöhön ei myöskään sisälly kuvausta kehitysehdotusten toteuttamisesta, koska myös tämä rajattiin työn ulkopuolelle.
Opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä käytettiin digitaalisen kuilun käsitettä sekä Lean-ajattelun hukan käsitettä. Digitaalisella kuilulla tarkoitetaan tässä tapauksessa tekijöitä, joiden katsotaan rajoittavan jollain tavalla käyttäjien intranetin resurssien hyödyntämistä niin, että henkilöt joutuvat järjestelmän tarjoamiin mahdollisuuksiin nähden eriarvoiseen asemaan. Lean-ajattelussa hukalla taas tarkoitetaan erilaisissa tuotanto- tai palveluketjuissa esiintyvää työtä, joka ei tuo arvoa tuottajalle tai asiakkaalle.
Keskeisenä lähteenä kehitysehdotusten muodostamiseen oli satunnaisesti valituille Yritys A:n työntekijöille järjestetty kyselytutkimus. Kyselyssä selvitettiin vastaajien kohtaamia haasteita ja ongelmatilanteita intranetin sisällössä ja käytettävyydessä. Näin saatiin selville konkreettisia ongelmakohtia, joihin suunniteltiin ehdotuksia järjestelmän jatkokehittämistä varten.
Projektin tuloksena syntyneet kymmenen kehitysehdotusta ovat seuraavat: mahdollisuus antaa palautetta jokaisesta sivusta, sisällöntuottajille oma työtila, sisällöntuottajien ohjeistuksen tarkistaminen, intranetin ulkoasun muutokset, prosessin luonti linkkiluettelon ylläpitoon ja päivittämiseen, sivukartan rakentaminen, sisällön ajantasaisuuden parantaminen, henkilöstön tiedottaminen, tapahtumakalenterin perustaminen sekä haku-toiminnon kehittäminen. Lisäksi opinnäytetyön on tarkoitus toimia oppaana ja perustana intranetin jatkokehitykselle.
Intranetin tutkimus- ja kehitysprojekti rajattiin koskemaan sitä osaa Yritys A:n intranetistä, jossa sijaitsevat kuvaukset yrityksen prosesseista, lomakkeet, ohjeet ja muut perinteisesti intranetiin kuuluviksi katsotut sisällöt. Yrityksen intranetin osa, joka sisältää uutisia ja muuta nopeasti vaihtuvaa sisältöä päätettiin rajata tutkimuksen ulkopuolelle. Opinnäytetyöhön ei myöskään sisälly kuvausta kehitysehdotusten toteuttamisesta, koska myös tämä rajattiin työn ulkopuolelle.
Opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä käytettiin digitaalisen kuilun käsitettä sekä Lean-ajattelun hukan käsitettä. Digitaalisella kuilulla tarkoitetaan tässä tapauksessa tekijöitä, joiden katsotaan rajoittavan jollain tavalla käyttäjien intranetin resurssien hyödyntämistä niin, että henkilöt joutuvat järjestelmän tarjoamiin mahdollisuuksiin nähden eriarvoiseen asemaan. Lean-ajattelussa hukalla taas tarkoitetaan erilaisissa tuotanto- tai palveluketjuissa esiintyvää työtä, joka ei tuo arvoa tuottajalle tai asiakkaalle.
Keskeisenä lähteenä kehitysehdotusten muodostamiseen oli satunnaisesti valituille Yritys A:n työntekijöille järjestetty kyselytutkimus. Kyselyssä selvitettiin vastaajien kohtaamia haasteita ja ongelmatilanteita intranetin sisällössä ja käytettävyydessä. Näin saatiin selville konkreettisia ongelmakohtia, joihin suunniteltiin ehdotuksia järjestelmän jatkokehittämistä varten.
Projektin tuloksena syntyneet kymmenen kehitysehdotusta ovat seuraavat: mahdollisuus antaa palautetta jokaisesta sivusta, sisällöntuottajille oma työtila, sisällöntuottajien ohjeistuksen tarkistaminen, intranetin ulkoasun muutokset, prosessin luonti linkkiluettelon ylläpitoon ja päivittämiseen, sivukartan rakentaminen, sisällön ajantasaisuuden parantaminen, henkilöstön tiedottaminen, tapahtumakalenterin perustaminen sekä haku-toiminnon kehittäminen. Lisäksi opinnäytetyön on tarkoitus toimia oppaana ja perustana intranetin jatkokehitykselle.