Sähköinen arkistointi : Dokumentinhallintajärjestelmä Doris
Snickeri, Heli (2014)
Snickeri, Heli
Lahden ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405208740
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405208740
Tiivistelmä
Asiakirjoja voidaan arkistoida perinteisesti paperisina, mutta niiden rinnalle on tullut sähköinen arkistointi, jolloin asiakirjat voidaan arkistoida sähköisiin järjestelmiin joko määräaikaisesti tai pysyvästi. Sähköinen arkistointi voidaan toteuttaa esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmän avulla.
Asiakirjojen ja dokumenttien arkistointia määrittelevät monet eri lait, normit ja määräykset. Nämä on huomioitava eri järjestelmien suunnittelussa. Järjestelmällä tulee esimerkiksi olla sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eli eAMS. Siitä voidaan käyttää myös nimeä tiedonohjaussuunnitelma eli TOS.
Hyvällä tiedonhallintatavalla voidaan vaikuttaa asiakirjojen sähköisen säilyttämisen laatuun. Sähköisen arkistoinnin järjestelmille ei aseteta varsinaisia teknisiä vaatimuksia, mutta sen sijaan erilaisia toiminnallisuuksia, mitä niiden täytyy pystyä tekemään.
Sähköisellä arkistoinnilla on monia etuja perinteiseen paperiarkistointiin verrattuna ja siitä voivat hyötyä kaikki kuntalaiset. Internetissä olevan Kuntalaistilin kautta kuntalainen pääsee katsomaan omia arkistoituja asiakirjoja esimerkiksi kiinteistöihin ja rakennuksiin liittyen.
Työn tarkoituksena on kuvata Lahden kaupungin Teknisen ja ympäristötoimialan käytössä olevan dokumentinhallintajärjestelmän kokonaisuutta ja siihen liittyviä sovelluksia ja prosesseja.
Työ jakautuu kahteen osaan: Ensimmäisessä osassa kerrotaan sähköisestä arkistoinnista määritelmiä sekä mitkä lait, normit ja määräykset sitä määrittelevät. Toisessa osassa kuvataan, miten tämä järjestelmä Lahden kaupungissa toteutuu tällä hetkellä. Siinä kuvataan myös erilaisia prosesseja, millä tavalla ne liittyävät tähän sähköiseen arkistointiin. Sähköinen asiointi liittyy myös olennaisesti tähän järjestelmään.
Asiakirjojen ja dokumenttien arkistointia määrittelevät monet eri lait, normit ja määräykset. Nämä on huomioitava eri järjestelmien suunnittelussa. Järjestelmällä tulee esimerkiksi olla sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma eli eAMS. Siitä voidaan käyttää myös nimeä tiedonohjaussuunnitelma eli TOS.
Hyvällä tiedonhallintatavalla voidaan vaikuttaa asiakirjojen sähköisen säilyttämisen laatuun. Sähköisen arkistoinnin järjestelmille ei aseteta varsinaisia teknisiä vaatimuksia, mutta sen sijaan erilaisia toiminnallisuuksia, mitä niiden täytyy pystyä tekemään.
Sähköisellä arkistoinnilla on monia etuja perinteiseen paperiarkistointiin verrattuna ja siitä voivat hyötyä kaikki kuntalaiset. Internetissä olevan Kuntalaistilin kautta kuntalainen pääsee katsomaan omia arkistoituja asiakirjoja esimerkiksi kiinteistöihin ja rakennuksiin liittyen.
Työn tarkoituksena on kuvata Lahden kaupungin Teknisen ja ympäristötoimialan käytössä olevan dokumentinhallintajärjestelmän kokonaisuutta ja siihen liittyviä sovelluksia ja prosesseja.
Työ jakautuu kahteen osaan: Ensimmäisessä osassa kerrotaan sähköisestä arkistoinnista määritelmiä sekä mitkä lait, normit ja määräykset sitä määrittelevät. Toisessa osassa kuvataan, miten tämä järjestelmä Lahden kaupungissa toteutuu tällä hetkellä. Siinä kuvataan myös erilaisia prosesseja, millä tavalla ne liittyävät tähän sähköiseen arkistointiin. Sähköinen asiointi liittyy myös olennaisesti tähän järjestelmään.