Kokous ryhmän työrukkasena : Keskiössä kokoustyöskentely eräässä ammattikorkeakoulussa
Häkkinen, Tiina (2014)
Häkkinen, Tiina
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405117150
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201405117150
Tiivistelmä
Opinnäytetyön kohteena olevassa organisaatiossa, eräässä suomalaisessa ammattikorkeakoulussa, työryhmien kokouskäytänteisiin haluttiin parannusta. Ammattikorkeakoulujen taloudellinen tilanne on kiristynyt ja henkilöstön resurssit ovat pienentyneet. Työryhmätyöskentely ja kokoukset sitovat paljon työaikaa.
Opinnäytetyön tutkimusongelma oli tutkia, kuinka kehittämisryhmien kokoukset tukevat ryhmille asetettuja tavoitteita. Lähemmin tarkasteltiin puheenjohtajien toimintaa ja kokousmuistioiden mer-kitystä ryhmien tavoitteiden ilmentäjänä. Kokoukset saivat merkityksensä osana ammattikorkea-koulun kulttuuria ja työryhmätyöskentelyä. Tutkimusaineiston muodostivat kokoushavainnointiaineisto ja kokousmuistiot. Opinnäytetyön tutkimusstrateginen lähestymistapa oli tapaustutkimus.
Tutkimustulosten mukaan puheenjohtajan rooli kehittämisryhmien tavoitteiden saavuttamisessa oli merkittävä. Merkityksellistä oli, mitä asioita kokouksissa käsiteltiin ja miten kokousaikataulu rytmittyi organisaation vuosikiertoon. Lisäksi tärkeää oli, miten puheenjohtaja osallisti työryhmän jäsenet kokousprosessin eri vaiheissa. Kokouksen tehokkuus kasvoi, kun vuorovaikutus ja dialogi kokouksessa lisääntyivät. Kokousmuistioita tarkastelemalla ei selvinnyt, minkälaisia tehtäviä ja tavoitteita kehittämisryhmien viestinnälle oli asetettu. Kokousmuistiot olivat muodoltaan ja informaatioltaan eri ryhmissä erilaisia.
Kokouskulttuuri oli vahvasti sidoksissa tutkittavan organisaation kulttuuriin. Kokousten muuttaminen on hyökkäys organisaation pysyvimpien osien kimppuun. Kokouskulttuurin muuttaminen voi lähteä yhdestä ihmisestä, mutta onnistumiseen tarvitaan koko yhteisö.
Opinnäytetyön tutkimusongelma oli tutkia, kuinka kehittämisryhmien kokoukset tukevat ryhmille asetettuja tavoitteita. Lähemmin tarkasteltiin puheenjohtajien toimintaa ja kokousmuistioiden mer-kitystä ryhmien tavoitteiden ilmentäjänä. Kokoukset saivat merkityksensä osana ammattikorkea-koulun kulttuuria ja työryhmätyöskentelyä. Tutkimusaineiston muodostivat kokoushavainnointiaineisto ja kokousmuistiot. Opinnäytetyön tutkimusstrateginen lähestymistapa oli tapaustutkimus.
Tutkimustulosten mukaan puheenjohtajan rooli kehittämisryhmien tavoitteiden saavuttamisessa oli merkittävä. Merkityksellistä oli, mitä asioita kokouksissa käsiteltiin ja miten kokousaikataulu rytmittyi organisaation vuosikiertoon. Lisäksi tärkeää oli, miten puheenjohtaja osallisti työryhmän jäsenet kokousprosessin eri vaiheissa. Kokouksen tehokkuus kasvoi, kun vuorovaikutus ja dialogi kokouksessa lisääntyivät. Kokousmuistioita tarkastelemalla ei selvinnyt, minkälaisia tehtäviä ja tavoitteita kehittämisryhmien viestinnälle oli asetettu. Kokousmuistiot olivat muodoltaan ja informaatioltaan eri ryhmissä erilaisia.
Kokouskulttuuri oli vahvasti sidoksissa tutkittavan organisaation kulttuuriin. Kokousten muuttaminen on hyökkäys organisaation pysyvimpien osien kimppuun. Kokouskulttuurin muuttaminen voi lähteä yhdestä ihmisestä, mutta onnistumiseen tarvitaan koko yhteisö.