Toimistosovellusten vertailu – Microsoft Office 365 ja Google Apps for Business
Veräväinen, Kalle (2013)
Veräväinen, Kalle
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201401231669
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201401231669
Tiivistelmä
Tänä päivänä tarjolla on useita toimisto-ohjelmasovelluksia yrityskäyttöön. Yritykset ovat valinnan edessä, niiden on löydettävä markkinoilla olevista sovelluksista juuri niille parhaiten sopiva sovellus. Toimisto-ohjelmat ovat isossa roolissa etenkin tietotekniikka ja toimistoalan yrityksissä. Tiedostojen käyttö sähköisessä ympäristössä on kasvanut ja dokumentteja käsitellään yhä enemmän sähköisesti.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on vertailla kahta yrityskäyttöön suunnattua toimistoohjelmistopakettia: Microsoft Office 365 ja Google Apps for Business. Pääpaino on ohjelmien välisissä eroissa ja käytettävyydessä. Näitä asioita tarkastellaan lähtökohtaisesti yritysten näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, puuttuiko ohjelmista jotain tärkeitä ominaisuuksia ja mitkä ovat ohjelmien suurimmat erot. Opinnäytetyön tuloksien avulla on tarkoitus helpottaa yksittäisten henkilöiden ja yritysten valintaa valittaessa yritykselle sopivaa toimisto-ohjelmaa.
Opinnäytetyö on laadultaan kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Aineisto kerättiin haastattelun ja vertailun avulla. Haastattelu toteutettiin yksilöhaastatteluna lomakehaastattelun pohjaa apuna käyttäen. Haastatteluun osallistui yrityksen työntekijä, joka käytti päivittäisessä työssään toista vertailussa olevista ohjelmista. Vertailu suoritettiin käytettävyystutkimus vertailuna. Vertailu perustuu omakohtaisiin kokemuksiin ja havaintoihin. Kummastakin toimisto-ohjelmistopaketista otettiin käsittelyyn vastaavat ohjelmat. Aineiston analysointimenetelmänä käytettiin teemoittelua eli tarkoituksena oli nostaa saadusta aineistosta esiin pääteemat.
Opinnäytetyöstä saatujen tulosten ja tehtyjen johtopäätösten mukaan Google Apps for Business soveltuu toimisto-ohjelmistoksi lähinnä yrityksille, joilla ei ole ennestään käytössä Microsoft Office -ohjelmistoa. Jos kaikki yrityksen työntekijät käyttävät Googlen sovelluksia, ei tiedostomuotojen kanssa tule ongelmia. Ohjelmisto mahdollistaa melko nopean ja vaivattoman käyttöönoton, vaikka se ei pysty ominaisuuksissa kilpailemaan Microsoft Office 365:n kanssa. Microsoft Office 365 -toimisto-ohjelmisto on tämän päivän yritysten tarpeet ja vaatimukset huomioon ottava ohjelmisto. Ohjelmisto on hyvä valinta yrityksille, joilla on käytössä Office ohjelmisto jo entuudestaan. Yleisesti Microsoft Office -tiedostot ovat paljon käytettyjä, mikä lisää yhteensopivuutta muiden järjestelmien kanssa. Microsoft Office 365 -ohjelmisto sopii näin ollen monille yrityksille toimisto-ohjelmisto sovellukseksi.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on vertailla kahta yrityskäyttöön suunnattua toimistoohjelmistopakettia: Microsoft Office 365 ja Google Apps for Business. Pääpaino on ohjelmien välisissä eroissa ja käytettävyydessä. Näitä asioita tarkastellaan lähtökohtaisesti yritysten näkökulmasta. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, puuttuiko ohjelmista jotain tärkeitä ominaisuuksia ja mitkä ovat ohjelmien suurimmat erot. Opinnäytetyön tuloksien avulla on tarkoitus helpottaa yksittäisten henkilöiden ja yritysten valintaa valittaessa yritykselle sopivaa toimisto-ohjelmaa.
Opinnäytetyö on laadultaan kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Aineisto kerättiin haastattelun ja vertailun avulla. Haastattelu toteutettiin yksilöhaastatteluna lomakehaastattelun pohjaa apuna käyttäen. Haastatteluun osallistui yrityksen työntekijä, joka käytti päivittäisessä työssään toista vertailussa olevista ohjelmista. Vertailu suoritettiin käytettävyystutkimus vertailuna. Vertailu perustuu omakohtaisiin kokemuksiin ja havaintoihin. Kummastakin toimisto-ohjelmistopaketista otettiin käsittelyyn vastaavat ohjelmat. Aineiston analysointimenetelmänä käytettiin teemoittelua eli tarkoituksena oli nostaa saadusta aineistosta esiin pääteemat.
Opinnäytetyöstä saatujen tulosten ja tehtyjen johtopäätösten mukaan Google Apps for Business soveltuu toimisto-ohjelmistoksi lähinnä yrityksille, joilla ei ole ennestään käytössä Microsoft Office -ohjelmistoa. Jos kaikki yrityksen työntekijät käyttävät Googlen sovelluksia, ei tiedostomuotojen kanssa tule ongelmia. Ohjelmisto mahdollistaa melko nopean ja vaivattoman käyttöönoton, vaikka se ei pysty ominaisuuksissa kilpailemaan Microsoft Office 365:n kanssa. Microsoft Office 365 -toimisto-ohjelmisto on tämän päivän yritysten tarpeet ja vaatimukset huomioon ottava ohjelmisto. Ohjelmisto on hyvä valinta yrityksille, joilla on käytössä Office ohjelmisto jo entuudestaan. Yleisesti Microsoft Office -tiedostot ovat paljon käytettyjä, mikä lisää yhteensopivuutta muiden järjestelmien kanssa. Microsoft Office 365 -ohjelmisto sopii näin ollen monille yrityksille toimisto-ohjelmisto sovellukseksi.