Ostolaskujen kiertoprosessin ongelmien kartoitus Metropolia Ammattikorkeakoulussa : Tapaustutkimus
Merenheimo, Mikko (2013)
Merenheimo, Mikko
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120520295
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120520295
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Metropolia Ammattikorkeakoulun laskujen käsittelyprosessia ja selvittää siinä mahdollisesti olevien virheiden määrä sekä pohtia parannusehdotuksia, joilla koko prosessista saisi sujuvamman.
Työn teoriaosuudessa käsitellään ostolaskuprosessia hankinnasta varsinaisen laskun hyväksyntään. Tämä johtuu siitä, että vaikka ostolaskun käsittely olikin työn suurin huomion kohde, myös hankintavaiheessa voi olla puutteita, jotka hidastavat prosessia.
Tutkimusmenetelminä työssä käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista menetelmää. Kvantitatiivista menetelmää käytettiin toteutuneiden laskunkiertoaikojen mittaamiseen ja analysointiin, kun taas kvalitatiivista menetelmää käytettiin laskunkäsittelijöiden sekä taloussihteerien haastatteluissa.
Taloussihteerien haastattelun päätarkoituksena oli selvittää lähtökohdat työlle, kun taas laskunkäsittelijöiden haastatteluiden avulla pyrittiin saamaan toinen näkökulma tutkimuksen kvantitatiivisessa osassa esiin nousseisiin asioihin.
Työssä kävi ilmi, että laskujen kiertoon liittyvien ongelmien määrä on vähentynyt jatkuvasti, mutta parannettavaakin löytyi edelleen niin toimittajien, tilaajien kuin laskunkäsittelijöidenkin toiminnassa.
Tulevaisuudessa ongelmia voisi vähentää kaikkein eniten yksinkertaisesti vaihtamalla järjestelmä sellaiseen, jonka avulla laskujen kiertoa olisi mahdollista automatisoida pidemmälle. Tämä johtuu siitä, että jos käsittelyprosessin läpi kulkevien laskujen määrä olisi pienempi, myös siihen liittyvien ongelmien kokonaisvaikutus olisi pienempi.
Työn teoriaosuudessa käsitellään ostolaskuprosessia hankinnasta varsinaisen laskun hyväksyntään. Tämä johtuu siitä, että vaikka ostolaskun käsittely olikin työn suurin huomion kohde, myös hankintavaiheessa voi olla puutteita, jotka hidastavat prosessia.
Tutkimusmenetelminä työssä käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista menetelmää. Kvantitatiivista menetelmää käytettiin toteutuneiden laskunkiertoaikojen mittaamiseen ja analysointiin, kun taas kvalitatiivista menetelmää käytettiin laskunkäsittelijöiden sekä taloussihteerien haastatteluissa.
Taloussihteerien haastattelun päätarkoituksena oli selvittää lähtökohdat työlle, kun taas laskunkäsittelijöiden haastatteluiden avulla pyrittiin saamaan toinen näkökulma tutkimuksen kvantitatiivisessa osassa esiin nousseisiin asioihin.
Työssä kävi ilmi, että laskujen kiertoon liittyvien ongelmien määrä on vähentynyt jatkuvasti, mutta parannettavaakin löytyi edelleen niin toimittajien, tilaajien kuin laskunkäsittelijöidenkin toiminnassa.
Tulevaisuudessa ongelmia voisi vähentää kaikkein eniten yksinkertaisesti vaihtamalla järjestelmä sellaiseen, jonka avulla laskujen kiertoa olisi mahdollista automatisoida pidemmälle. Tämä johtuu siitä, että jos käsittelyprosessin läpi kulkevien laskujen määrä olisi pienempi, myös siihen liittyvien ongelmien kokonaisvaikutus olisi pienempi.