Huovi-portaalin käyttöönotto ja kypsyysanalyysin tekeminen huoltovarmuuskriittisessä yrityksessä
Kaskenpää, Mikko (2013)
Kaskenpää, Mikko
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120319701
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120319701
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli antaa esimerkki siitä, miten huoltovarmuuskriittisessä organisaatiossa otettiin käyttöön Huoltovarmuuskeskuksen luoma Huovi-portaali. Tämän lisäksi työssä kuvataan esimerkki siitä, miten kypsyysanalyysi toteutettiin samassa yrityksessä. Työn aihe tuli suoraan huoltovarmuuskriittiseltä yritykseltä, jolla oli tarve portaalin käyttöönottoon, sekä sen hetkisen jatkuvuudenhallintansa tason kartoittamiseen ja parantamiseen. Portaalin käyttöönotto ja kypsyysanalyysi toteutettiin yrityksessä työharjoittelun aikana.
Huovi-portaali on Huoltovarmuuskeskuksen laatima työkalu huoltovarmuuskriittisille yrityksille. Huoltovarmuus perustuu pitkälti yritysten kykyyn jatkaa toimintaansa häiriö- ja poikkeustilanteissa. Tätä varten on suunniteltu Huovi-portaali, jolla yritykset voivat parantaa oman jatkuvuudenhallintansa tasoa. Portaali sisältää paljon hyödyllistä tietoa ja ohjeita yrityksille. Kypsyysanalyysi on yksi portaalin työkaluista, joilla yritykset voivat arvioida omaa jatkuvuudenhallintaansa, sekä asettaa sille tavoitteita.
Työssä on perehdytty ensin huoltovarmuuteen ja siihen liittyvään aineistoon. Organisaation jatkuvuudenhallinnan tason selvittämiseksi toteutettiin kypsyysanalyysi. Tämä suoritettiin haastattelemalla yrityksen omaa henkilöstöä. Tarkastelun kohteena työssä on kypsyysanalyysin toteutus, ei niinkään tulokset, koska tulokset ovat yrityksen salaista tietoa. Kypsyysanalyysin lisäksi työssä käydään läpi miten portaali otettiin käyttöön organisaatiossa.
Käyttöönotto alkaa kutsun saamisesta portaalin käyttäjäksi. Kutsun organisaatio voi saada oman poolinsa sihteeriltä, tai Huoltovarmuuskeskukselta. Yrityksen täytyy määritellä itselleen portaalin pääkäyttäjä, joka toimii myös yhteyshenkilönä Huoltovarmuuskeskukseen. Tämän jälkeen pääkäyttäjä voi hallinnoida yrityksen muita käyttäjärooleja ja kutsua yrityksestä lisää henkilöstöä portaalin käyttäjäksi. Kypsyysanalyysi toteutettiin Huoltovarmuuskeskuksen ohjeistuksesta hieman poiketen aikataulullisista syistä johtuen. Analyysi toteutettiin haastatteluja ja Excel-pohjaa hyväksi käyttäen, eikä suoraan portaalissa.
Työn tuloksena, niin kypsyysanalyysin teko, kuin portaalinkin käyttöönotto organisaatiossa onnistuivat. Huomioitavaa ja parannettavaa tuli kuitenkin erityisesti kypsyysanalyysin teossa. Ryhmäpalaverin pitäminen analyysin teossa on kannattavampaa kuin yksittäisen henkilön haastatteleminen. Lisäksi alempia toimihenkilöitä tulisi ottaa enemmän huomioon analyysin teossa. Tämän lisäksi esiin nousi kysymys siitä, miksei työkalu ole julkinen? Näin muutkin, kuin vain huoltovarmuuskriittiset yritykset voisivat käyttää työkalua parantamaan toimintaansa häiriötilanteissa.
Huovi-portaali on Huoltovarmuuskeskuksen laatima työkalu huoltovarmuuskriittisille yrityksille. Huoltovarmuus perustuu pitkälti yritysten kykyyn jatkaa toimintaansa häiriö- ja poikkeustilanteissa. Tätä varten on suunniteltu Huovi-portaali, jolla yritykset voivat parantaa oman jatkuvuudenhallintansa tasoa. Portaali sisältää paljon hyödyllistä tietoa ja ohjeita yrityksille. Kypsyysanalyysi on yksi portaalin työkaluista, joilla yritykset voivat arvioida omaa jatkuvuudenhallintaansa, sekä asettaa sille tavoitteita.
Työssä on perehdytty ensin huoltovarmuuteen ja siihen liittyvään aineistoon. Organisaation jatkuvuudenhallinnan tason selvittämiseksi toteutettiin kypsyysanalyysi. Tämä suoritettiin haastattelemalla yrityksen omaa henkilöstöä. Tarkastelun kohteena työssä on kypsyysanalyysin toteutus, ei niinkään tulokset, koska tulokset ovat yrityksen salaista tietoa. Kypsyysanalyysin lisäksi työssä käydään läpi miten portaali otettiin käyttöön organisaatiossa.
Käyttöönotto alkaa kutsun saamisesta portaalin käyttäjäksi. Kutsun organisaatio voi saada oman poolinsa sihteeriltä, tai Huoltovarmuuskeskukselta. Yrityksen täytyy määritellä itselleen portaalin pääkäyttäjä, joka toimii myös yhteyshenkilönä Huoltovarmuuskeskukseen. Tämän jälkeen pääkäyttäjä voi hallinnoida yrityksen muita käyttäjärooleja ja kutsua yrityksestä lisää henkilöstöä portaalin käyttäjäksi. Kypsyysanalyysi toteutettiin Huoltovarmuuskeskuksen ohjeistuksesta hieman poiketen aikataulullisista syistä johtuen. Analyysi toteutettiin haastatteluja ja Excel-pohjaa hyväksi käyttäen, eikä suoraan portaalissa.
Työn tuloksena, niin kypsyysanalyysin teko, kuin portaalinkin käyttöönotto organisaatiossa onnistuivat. Huomioitavaa ja parannettavaa tuli kuitenkin erityisesti kypsyysanalyysin teossa. Ryhmäpalaverin pitäminen analyysin teossa on kannattavampaa kuin yksittäisen henkilön haastatteleminen. Lisäksi alempia toimihenkilöitä tulisi ottaa enemmän huomioon analyysin teossa. Tämän lisäksi esiin nousi kysymys siitä, miksei työkalu ole julkinen? Näin muutkin, kuin vain huoltovarmuuskriittiset yritykset voisivat käyttää työkalua parantamaan toimintaansa häiriötilanteissa.