Dokumentaatioprosessi ja sen mittaristo
Vilkman, Anne (2013)
Vilkman, Anne
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120219472
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013120219472
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli kuvata Metso Automaation virtauksensäätöratkaisut-liiketoimintalinjan laitetoimitusprojektien asiakasdokumentaatioprosessi tavoitetilassa ja verrata sitä nykyiseen. Kehitysehdotuksia prosessiin pyrittiin löytämään tutkimalla nykytilaa sekä asiakasnäkökulmasta että sisäistä prosessia tarkastelemalla. Toisena tavoitteena oli kuvata prosessin nykyinen mittaristo ja kehittää sitä tasapainotetun tuloskortin mukaiseksi.
Teoriaosuus koostuu prosessijohtamisen historiasta, prosessien mallintamisen periaatteista, prosessin suorituskyvyn mittaamisesta sekä prosessin suorituskyvyn parantamisesta.
Keskeisimpinä tuloksina oli prosessikaavio dokumentaatioprosessista sekä tasapainotetun tuloskortin mukaisen mittariston kehitys. Nykytilaa tarkastelemalla löydettiin selviä kehityskohtia niin toimitusvarmuuden kuin laadunkin suhteen. Tarkastelu osoitti myös, että projektin dokumentointi sisältää useita eri dokumentteja ja niitä tuottaa usea eri sidosryhmä. Asiakkaiden dokumentaatiovaatimukset ovat muuttuneet ja kasvaneet viimeisten vuosien aikana asiakasryhmän muuttuessa, mistä johtuen yritys joutuu käyttämään dokumentointiin enemmän resursseja. Työtä tehdessä kävi myös ilmi, ettei yrityksessä ole käytössä dokumentaatioon yhteistä hinnoittelumallia eikä myyntivaiheessa välttämättä tiedosteta vaatimuksia, joita ei voida toteuttaa tai joiden toteuttaminen on yritykselle kallista. Mittaristosta löytyi puutteita tasapainotetun tuloskortin osa-alueista asiakas sekä oppiminen ja kasvu.
Seuraavaksi olisi hyvä kuvata yksittäisten dokumenttien prosessit, jotta niiden toimitusaikaa ja laatua voidaan parantaa. Koska eri dokumentteja on useita, tulisi lähteä yleisimmin vaadittavista dokumenttien prosessikuvauksista. Dokumentaatioprosessin jatkuvan parantamisen kannalta olisi suotavaa nimetä prosessille omistaja.
Teoriaosuus koostuu prosessijohtamisen historiasta, prosessien mallintamisen periaatteista, prosessin suorituskyvyn mittaamisesta sekä prosessin suorituskyvyn parantamisesta.
Keskeisimpinä tuloksina oli prosessikaavio dokumentaatioprosessista sekä tasapainotetun tuloskortin mukaisen mittariston kehitys. Nykytilaa tarkastelemalla löydettiin selviä kehityskohtia niin toimitusvarmuuden kuin laadunkin suhteen. Tarkastelu osoitti myös, että projektin dokumentointi sisältää useita eri dokumentteja ja niitä tuottaa usea eri sidosryhmä. Asiakkaiden dokumentaatiovaatimukset ovat muuttuneet ja kasvaneet viimeisten vuosien aikana asiakasryhmän muuttuessa, mistä johtuen yritys joutuu käyttämään dokumentointiin enemmän resursseja. Työtä tehdessä kävi myös ilmi, ettei yrityksessä ole käytössä dokumentaatioon yhteistä hinnoittelumallia eikä myyntivaiheessa välttämättä tiedosteta vaatimuksia, joita ei voida toteuttaa tai joiden toteuttaminen on yritykselle kallista. Mittaristosta löytyi puutteita tasapainotetun tuloskortin osa-alueista asiakas sekä oppiminen ja kasvu.
Seuraavaksi olisi hyvä kuvata yksittäisten dokumenttien prosessit, jotta niiden toimitusaikaa ja laatua voidaan parantaa. Koska eri dokumentteja on useita, tulisi lähteä yleisimmin vaadittavista dokumenttien prosessikuvauksista. Dokumentaatioprosessin jatkuvan parantamisen kannalta olisi suotavaa nimetä prosessille omistaja.