Kieku-tietojärjestelmän prosessien ja toimintatapojen yhdenmukaistaminen ja tuottavuus
Kainulainen, Sirpa (2013)
Kainulainen, Sirpa
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013112818690
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013112818690
Tiivistelmä
Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää miten valtion yhteinen talous- ja henkilöstöhallin-non tietojärjestelmä Kieku on yhdenmukaistanut talous- ja henkilöstöhallinnon proses-seja ja toimintatapoja. Lisäksi tutkittiin onko toimintatapojen muutoksella saavutettu tuottavuushyötyjä virastoissa, joissa tietojärjestelmä oli ollut käytössä ennen vuotta 2013.
Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintatapojen toteutumista ja käytettä-vyyttä selvitettiin Kieku-tietojärjestelmän ensimmäisenä käyttöön ottaneiden seitsemän viraston näkökulmasta. Tutkimus tehtiin Maahanmuuttovirastolle, Palkeille (valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus), Pelastusopistolle, Suomen Akatemialle, Valtiokonttorille, valtiovarainministeriölle ja Verohallinnolle.
Teoreettinen viitekehys laadittiin talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin, järjestel-mäintegraation ja julkisen hallinnon tuottavuuden arviointiin liittyvän kirjallisuuden avulla. Empiriaosuudessa tutkittiin Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoa, käyttäjäko-kemuksia ja järjestelmän hyödyllisyyttä kohdevirastoissa. Käyttöönoton onnistumista arvioitiin loppukäyttäjien näkökulmasta. Tutkimusmenetelmänä oli kvantitatiivinen tutkimus ja se toteutettiin verkossa Webropol-työkalua apuna käyttäen suorakyselynä valitulle tutkimusjoukolle. Kyselylomake sisälsi myös avoimia kysymyksiä.
Vastaajat pitivät tietojärjestelmää vielä keskeneräisenä. Sen toiminnallisuutta pitäisi varmentaa ja järjestelmää kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Kieku ei käyttäjien vasta-usten mukaan ole ainakaan vielä lisännyt tuottavuutta talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa. Päinvastoin järjestelmän todettiin jopa lisänneen työvaiheita ja –tehtäviä. Käyttäjätyytyväisyyden ja käyttöönoton onnistumisen osalta järjestelmä sai välttäviä arvosanoja. Kehittämisehdotuksina olivat muun muassa tietojärjestelmän portaalin ja raportoinnin parantaminen sekä paperiprosesseista eroon pääseminen. Lisäksi toivot-tiin loppukäyttäjien mielipiteiden ja kokemusten kuulemista jatkokehitystyössä. Positii-visena kuitenkin pidettiin sitä, että Kiekussa toiminnot ovat samassa portaalissa. Esi-miesasemassa olevat suhtautuivat järjestelmään myönteisimmin.
Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja toimintatapojen toteutumista ja käytettä-vyyttä selvitettiin Kieku-tietojärjestelmän ensimmäisenä käyttöön ottaneiden seitsemän viraston näkökulmasta. Tutkimus tehtiin Maahanmuuttovirastolle, Palkeille (valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus), Pelastusopistolle, Suomen Akatemialle, Valtiokonttorille, valtiovarainministeriölle ja Verohallinnolle.
Teoreettinen viitekehys laadittiin talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin, järjestel-mäintegraation ja julkisen hallinnon tuottavuuden arviointiin liittyvän kirjallisuuden avulla. Empiriaosuudessa tutkittiin Kieku-tietojärjestelmän käyttöönottoa, käyttäjäko-kemuksia ja järjestelmän hyödyllisyyttä kohdevirastoissa. Käyttöönoton onnistumista arvioitiin loppukäyttäjien näkökulmasta. Tutkimusmenetelmänä oli kvantitatiivinen tutkimus ja se toteutettiin verkossa Webropol-työkalua apuna käyttäen suorakyselynä valitulle tutkimusjoukolle. Kyselylomake sisälsi myös avoimia kysymyksiä.
Vastaajat pitivät tietojärjestelmää vielä keskeneräisenä. Sen toiminnallisuutta pitäisi varmentaa ja järjestelmää kehittää käyttäjäystävällisemmäksi. Kieku ei käyttäjien vasta-usten mukaan ole ainakaan vielä lisännyt tuottavuutta talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa. Päinvastoin järjestelmän todettiin jopa lisänneen työvaiheita ja –tehtäviä. Käyttäjätyytyväisyyden ja käyttöönoton onnistumisen osalta järjestelmä sai välttäviä arvosanoja. Kehittämisehdotuksina olivat muun muassa tietojärjestelmän portaalin ja raportoinnin parantaminen sekä paperiprosesseista eroon pääseminen. Lisäksi toivot-tiin loppukäyttäjien mielipiteiden ja kokemusten kuulemista jatkokehitystyössä. Positii-visena kuitenkin pidettiin sitä, että Kiekussa toiminnot ovat samassa portaalissa. Esi-miesasemassa olevat suhtautuivat järjestelmään myönteisimmin.