Kollaboraatiotyökalujen uudistus
Strandberg, Susanna (2013)
Strandberg, Susanna
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013111116833
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013111116833
Tiivistelmä
Yle on julkisen palvelun viestintäyhtiö, jonka tulee noudattaa hankinnoissaan Lakia julkisista hankinnoista. Yle oli päättänyt hankkia kollaboraatioratkaisunsa palveluna, ja koska kyseinen hankinta ylitti laissa mainitun palveluiden hankinnan kynnysarvon, se oli kilpailutettava julkisen hankintalain mukaisesti. Tähän hankintaan valittiin vaihtoehtoisista kilpailutusmenettelyistä käytettäväksi neuvottelumenettely.
Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantoprojektina Ylelle 31.5.2013 - 1.11.2013 välisenä aikana. Tavoitteena oli kartoittaa eri vaihtoehdot, joilla kilpailutettava kollaboraatioratkaisu voidaan toteuttaa. Opinnäytetyö kuvaa julkisen hankintalain mukaisen neuvottelumenettelyprosessin vaiheita ja sen lopputuloksena on kilpailutettavan kollaboraatioratkaisun tarjouspyyntö. Neuvottelumenettelyn tarjouspyynnön jälkeiset vaiheet on rajattu opinnäytetyön ulkopuolelle. Toisena tavoitteena oli suunnitella Ylen tulevaisuuden intranetiä ja tuottaa vaatimuksia kollaboraatioratkaisun kilpailutuksen intranet-osuutta varten. Intranetin osuudesta on rajattu sen varsinainen toteutus opinnäytetyön ulkopuolelle.
Opinnäytetyö oli produktityyppinen suunnittelu- ja kehityshanke. Projektien tehtävät suunniteltiin etukäteen ja ne jaettiin projektikokouksissa eri henkilöille tehtäväksi tiettyyn päivään mennessä. Tämän jälkeen käytiin läpi syntynyttä dokumentaatiota ja sitä työstettiin lisää projektiryhmien yhteisissä työpajoissa. Kukin henkilö kävi myös itse läpi saatua kilpailutusmateriaalia, minkä jälkeen dokumentaatiota analysoitiin projektin yhteisissä työpajoissa. Syntyneestä dokumentaatiosta, produktista, on esimerkkejä raportissa ja sen liitteissä.
Neuvottelumenettely sopii hyvin käytettäväksi tämänkaltaisessa laajassa kokonaisuudessa, jossa hankinnan luonne ei mahdollista etukäteen tehtävää kokonaishinnoittelua. Tulevan hankinnan käyttäjiä ovat kaikki yleläiset ja ratkaisu tulee vaikuttamaan kaikkien elämään useita vuosia. Näin ollen hyvin keskeinen asia on saada mahdollisimman yksityiskohtainen kuva sitä, mitkä vaatimukset ja toiminnot sisältyvät tarjottuun hintaan. Täten tarjouspyynnön vaatimusten tekoon ja vertailuhinnan muodostamiseen on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Tässä onnistuttiinkin hyvin siitä huolimatta, että kyseessä oli melko kompleksinen kokonaisuus.
Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantoprojektina Ylelle 31.5.2013 - 1.11.2013 välisenä aikana. Tavoitteena oli kartoittaa eri vaihtoehdot, joilla kilpailutettava kollaboraatioratkaisu voidaan toteuttaa. Opinnäytetyö kuvaa julkisen hankintalain mukaisen neuvottelumenettelyprosessin vaiheita ja sen lopputuloksena on kilpailutettavan kollaboraatioratkaisun tarjouspyyntö. Neuvottelumenettelyn tarjouspyynnön jälkeiset vaiheet on rajattu opinnäytetyön ulkopuolelle. Toisena tavoitteena oli suunnitella Ylen tulevaisuuden intranetiä ja tuottaa vaatimuksia kollaboraatioratkaisun kilpailutuksen intranet-osuutta varten. Intranetin osuudesta on rajattu sen varsinainen toteutus opinnäytetyön ulkopuolelle.
Opinnäytetyö oli produktityyppinen suunnittelu- ja kehityshanke. Projektien tehtävät suunniteltiin etukäteen ja ne jaettiin projektikokouksissa eri henkilöille tehtäväksi tiettyyn päivään mennessä. Tämän jälkeen käytiin läpi syntynyttä dokumentaatiota ja sitä työstettiin lisää projektiryhmien yhteisissä työpajoissa. Kukin henkilö kävi myös itse läpi saatua kilpailutusmateriaalia, minkä jälkeen dokumentaatiota analysoitiin projektin yhteisissä työpajoissa. Syntyneestä dokumentaatiosta, produktista, on esimerkkejä raportissa ja sen liitteissä.
Neuvottelumenettely sopii hyvin käytettäväksi tämänkaltaisessa laajassa kokonaisuudessa, jossa hankinnan luonne ei mahdollista etukäteen tehtävää kokonaishinnoittelua. Tulevan hankinnan käyttäjiä ovat kaikki yleläiset ja ratkaisu tulee vaikuttamaan kaikkien elämään useita vuosia. Näin ollen hyvin keskeinen asia on saada mahdollisimman yksityiskohtainen kuva sitä, mitkä vaatimukset ja toiminnot sisältyvät tarjottuun hintaan. Täten tarjouspyynnön vaatimusten tekoon ja vertailuhinnan muodostamiseen on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Tässä onnistuttiinkin hyvin siitä huolimatta, että kyseessä oli melko kompleksinen kokonaisuus.