Taloyhtiöiden asiakirjojen arkistointi : case Maininki Kiinteistöpalvelut Oy
Koskinen, Maria (2013)
Koskinen, Maria
Turun ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013060613312
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013060613312
Tiivistelmä
Arkistoinnin tavoitteena on turvata yrityksen kannalta tarpeellisen informaation säilyminen. Arkistolaki antaa ohjeet julkisen sektorin arkistoinnille, mutta ei velvoita yrityksiä. Säädöksiä voidaan kuitenkin pitää ohjenuorana yrityksen arkistokäytäntöjä luotaessa. Yritykset ovat yhä laajemmin siirtyneet toimimaan sähköisessä muodossa ja tämä tuo omat haasteensa myös sähköiselle arkistoinnille.
Opinnäytetyön toimeksiantajana on isännöintitoimisto Maininki Kiinteistöpalvelut Oy, jonka arkistointikäytännöt kaipasivat yhtenäistä ohjeistusta. Toimeksiannon tarkoitus oli kartoittaa arkistointiin liittyvää lainsäädäntöä ja luoda selkeä arkistointiohje yrityksen käyttöön. Toimialasta johtuen suurin osa arkistoitavasta materiaalista on asiakkaina olevien taloyhtiöiden asiakirjamateriaalia, joten opinnäytetyö rajattiin tutkimaan vain niiden tuottaman materiaalin arkistointia. Opinnäytetyön viitekehys koostuu arkistointia ja kirjanpitoa koskevien säädösten lisäksi asunto-osakeyhtiöiden erikoispiirteitä käsittelevästä materiaalista.
Toiminnallinen osuus pohjautuu teoriaosuuteen ja koostuu toimeksiantajan henkilökunnalle teetetystä kyselystä sekä IT-tuen haastattelusta, joiden pohjalta lähdettiin kartoittamaan arkistoinnin nykytilaa sekä kehitystarpeita. Tarpeiden pohjalta kehitettiin arkistointiohjeistus yrityksen käyttöön.
Tuloksena syntyi kattava työ, joka tuo esille tiiviissä paketissa olennaiset seikat taloyhtiöiden kirjanpitoaineiston sekä hallinnollisen materiaalin arkistoinnista sekä paperisessa että sähköisessä muodossa.
Opinnäytetyön toimeksiantajana on isännöintitoimisto Maininki Kiinteistöpalvelut Oy, jonka arkistointikäytännöt kaipasivat yhtenäistä ohjeistusta. Toimeksiannon tarkoitus oli kartoittaa arkistointiin liittyvää lainsäädäntöä ja luoda selkeä arkistointiohje yrityksen käyttöön. Toimialasta johtuen suurin osa arkistoitavasta materiaalista on asiakkaina olevien taloyhtiöiden asiakirjamateriaalia, joten opinnäytetyö rajattiin tutkimaan vain niiden tuottaman materiaalin arkistointia. Opinnäytetyön viitekehys koostuu arkistointia ja kirjanpitoa koskevien säädösten lisäksi asunto-osakeyhtiöiden erikoispiirteitä käsittelevästä materiaalista.
Toiminnallinen osuus pohjautuu teoriaosuuteen ja koostuu toimeksiantajan henkilökunnalle teetetystä kyselystä sekä IT-tuen haastattelusta, joiden pohjalta lähdettiin kartoittamaan arkistoinnin nykytilaa sekä kehitystarpeita. Tarpeiden pohjalta kehitettiin arkistointiohjeistus yrityksen käyttöön.
Tuloksena syntyi kattava työ, joka tuo esille tiiviissä paketissa olennaiset seikat taloyhtiöiden kirjanpitoaineiston sekä hallinnollisen materiaalin arkistoinnista sekä paperisessa että sähköisessä muodossa.