Kohti sähköistä kirjaamista : Tämän hetkisen kirjaamisen kehittämistarpeet, käyttäjävaatimukset sähköiselle asiakastietojärjestelmälle ja odotukset muutosjohtamiselle
Kesti, Virpi; Jylhä, Riitta (2013)
Kesti, Virpi
Jylhä, Riitta
Tampereen ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013053011985
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013053011985
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli parantaa sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoa Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiössä ja palvella organisaation esimiehiä muutosjohtamisessa. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa tiedon tarvetta organisaation eri yksiköissä ja selvittää mitkä käyttöönotettavan sähköisen asiakastietojärjestelmän toiminnalliset ominaisuudet palvelevat parhaiten perustehtävän toteuttamista eri yksiköissä. Opinnäytetyön tarkoituksena oli myös saada tietoa, joka auttaa esimiehiä sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon liittyvän muutosprosessin johtamisessa.
Tutkimus toteutettiin Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiön henkilökunnalle (n=87) suunnattuna e-lomake kyselynä. Kyselyn vastausprosentti oli 69 %.
Saatujen tutkimustulosten perusteella on laadittu sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttäjävaatimuksia, jotka toimivat lähtökohtana varsinaiselle vaatimusmäärittelylle. Yksikkökohtaiset erot olivat pieniä ja siitä syystä toiminnallisten vaatimukset tehtiin koko organisaation tasolla. Organisaation eri yksiköissä tulee kuitenkin käydä tuloksia läpi organisaation perustehtävän näkökulmasta ja keskustella tutkimustulosten perusteella kohdista, joissa tämän hetkinen kirjaaminen ja kirjaamisen tärkeys eivät kohtaa. Kirjaamisen tavoite ja tarkoitus tulee olla selvät koko hoitohenkilökunnalle. Esimiehellä on tärkeä rooli tiedon johtamisessa.
Tämän hetkisessä kirjaamisessa on haasteita, joiden tunnistaminen tämän opinnäytetyön tutkimustulosten perusteella antaa perustan siirtymiselle manuaalisesta kirjaamisesta sähköiseen kirjaamiseen. Opinnäytetyön tulokset osoittivat, että sähköiselle asiakastietojärjestelmälle on tarvetta ja järjestelmän uskotaan tulosten perusteella lisäävän kirjaa- misen tarkoituksenmukaisuutta, kattavuutta, luotettavuutta ja tiedon ajantasaisuutta. Muutosprosessissa kyselyn vastauksissa korostui viestinnän ja esimiehen sekä organisaation tuen merkitys sekä se, että muutokselle on oltava riittävästi aikaa.
Tutkimus toteutettiin Hämeenlinnan Erityisasuntosäätiön henkilökunnalle (n=87) suunnattuna e-lomake kyselynä. Kyselyn vastausprosentti oli 69 %.
Saatujen tutkimustulosten perusteella on laadittu sähköisen asiakastietojärjestelmän käyttäjävaatimuksia, jotka toimivat lähtökohtana varsinaiselle vaatimusmäärittelylle. Yksikkökohtaiset erot olivat pieniä ja siitä syystä toiminnallisten vaatimukset tehtiin koko organisaation tasolla. Organisaation eri yksiköissä tulee kuitenkin käydä tuloksia läpi organisaation perustehtävän näkökulmasta ja keskustella tutkimustulosten perusteella kohdista, joissa tämän hetkinen kirjaaminen ja kirjaamisen tärkeys eivät kohtaa. Kirjaamisen tavoite ja tarkoitus tulee olla selvät koko hoitohenkilökunnalle. Esimiehellä on tärkeä rooli tiedon johtamisessa.
Tämän hetkisessä kirjaamisessa on haasteita, joiden tunnistaminen tämän opinnäytetyön tutkimustulosten perusteella antaa perustan siirtymiselle manuaalisesta kirjaamisesta sähköiseen kirjaamiseen. Opinnäytetyön tulokset osoittivat, että sähköiselle asiakastietojärjestelmälle on tarvetta ja järjestelmän uskotaan tulosten perusteella lisäävän kirjaa- misen tarkoituksenmukaisuutta, kattavuutta, luotettavuutta ja tiedon ajantasaisuutta. Muutosprosessissa kyselyn vastauksissa korostui viestinnän ja esimiehen sekä organisaation tuen merkitys sekä se, että muutokselle on oltava riittävästi aikaa.