Ostolaskutuksen sähköinen kiertoprosessi ja sen implementointi tilitoimistoon : NB-tilipalvelut Oy
Bifeldt, Pauliina (2013)
Bifeldt, Pauliina
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305107721
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305107721
Tiivistelmä
Toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli implementoida NB-tilipalvelut Oy:ssä sähköinen ostolaskutuksen kierrätys kevään 2013 aikana ja koota ohjekirja toimeksiantajayritykselle sähköisen ostolaskutuksen kierrätyksen käyttöönotosta. Ohjeen tuli pohjautua toimeksiantajayrityksessä käytössä olevaan Fivaldi-taloushallinto-ohjelmistoon. Projektin tarkoituksena oli luoda ohjekirja NB-tilipalvelut Oy:n työntekijöiden ja asiakkaiden käyttöön ja vahvistaa yrityksen asemaa sähköisten taloushallinnon palveluiden tuottajana ostolaskujen sähköisen kierrätyksen käyttöönoton myötä.
Toiminnallisen osuuden toteuttamista varten työn teoreettinen viitekehys koottiin kvalitatiivisen tutkimusmenetelmän avulla. Teoreettisessa viitekehyksessä määriteltiin sähköinen taloushallinto ja sen yhteys ostolaskutuksen sähköiseen kierrätykseen. Teoriaosuudessa käsiteltiin sähköisen ostolaskutuksen kierrätyksen kannalta oleellisia asioita, kuten sähköistä arkistointia, verkkolaskutusta ja ASP-ohjelmistoa. Työssä kuvattiin myös yrityksen muutosprosessia ja sitä, kuinka se on otettu toimeksiantajayrityksessä huomioon. Teemahaastatteluista saatujen tietojen avulla kartoitettiin yrityksen nykytilaa ja tarpeita ja otettiin huomioon asiantuntijoiden käytännön näkemys.
Taloushallinnon sähköistämisellä voidaan saavuttaa huomattavia etuja. Näitä etuja ovat muun muassa työprosessien nopeutuminen, virheiden väheneminen ja tiedon varmempi tallentaminen. Näiden etujen saavuttaminen oli tavoitteena lähdettäessä sähköistämään
ostolaskutuksen kierrätystä yrityksessä. Käyttöönotto eteni toimeksiantajayrityksessä testausvaiheeseen.
Toiminnallisen työn tuloksena tuotettu ohjeistus on toimeksiantajayrityksen toiveiden mukainen, sillä se kattaa ostolaskutuksen kierrätyksen käyttöönoton vaiheet loogisesti havainnollisten kuvien avulla edeten. Ohjeen ulkoasussa käytettiin kohdeyrityksen teemaväritystä. Ohjeessa oli tärkeää ottaa huomioon yksityiskohtaiset seikat, jotka vaikuttavat käyttöönoton toimivuuteen. Asiakkaan roolin muuttuminen otettiin ohjekirjassa myös huomioon, ja asiakkaita varten ohjeessa on oma osio. Asiakkaan osio katsottiin tarpeelliseksi, sillä asiakkaan rooli muuttuu sähköisessä ostolaskutuksen kierrätyksessä perinteiseen kierrätykseen verrattuna.
Toiminnallisen osuuden toteuttamista varten työn teoreettinen viitekehys koottiin kvalitatiivisen tutkimusmenetelmän avulla. Teoreettisessa viitekehyksessä määriteltiin sähköinen taloushallinto ja sen yhteys ostolaskutuksen sähköiseen kierrätykseen. Teoriaosuudessa käsiteltiin sähköisen ostolaskutuksen kierrätyksen kannalta oleellisia asioita, kuten sähköistä arkistointia, verkkolaskutusta ja ASP-ohjelmistoa. Työssä kuvattiin myös yrityksen muutosprosessia ja sitä, kuinka se on otettu toimeksiantajayrityksessä huomioon. Teemahaastatteluista saatujen tietojen avulla kartoitettiin yrityksen nykytilaa ja tarpeita ja otettiin huomioon asiantuntijoiden käytännön näkemys.
Taloushallinnon sähköistämisellä voidaan saavuttaa huomattavia etuja. Näitä etuja ovat muun muassa työprosessien nopeutuminen, virheiden väheneminen ja tiedon varmempi tallentaminen. Näiden etujen saavuttaminen oli tavoitteena lähdettäessä sähköistämään
ostolaskutuksen kierrätystä yrityksessä. Käyttöönotto eteni toimeksiantajayrityksessä testausvaiheeseen.
Toiminnallisen työn tuloksena tuotettu ohjeistus on toimeksiantajayrityksen toiveiden mukainen, sillä se kattaa ostolaskutuksen kierrätyksen käyttöönoton vaiheet loogisesti havainnollisten kuvien avulla edeten. Ohjeen ulkoasussa käytettiin kohdeyrityksen teemaväritystä. Ohjeessa oli tärkeää ottaa huomioon yksityiskohtaiset seikat, jotka vaikuttavat käyttöönoton toimivuuteen. Asiakkaan roolin muuttuminen otettiin ohjekirjassa myös huomioon, ja asiakkaita varten ohjeessa on oma osio. Asiakkaan osio katsottiin tarpeelliseksi, sillä asiakkaan rooli muuttuu sähköisessä ostolaskutuksen kierrätyksessä perinteiseen kierrätykseen verrattuna.