Tapahtumakonseptin luominen palvelumuotoilun avulla: Case Kartanokylpylä Kaisankoti
Kähkönen, Jasmi (2013)
Kähkönen, Jasmi
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305087137
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201305087137
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella Kartanokylpylä Kaisankotiin toimiva tapahtumapäiväkokonaisuus vuosittain järjestettävän Espoo-päivän yhteyteen. Espoo-päivä on koko Espoon yhteinen tapahtuma, jonka tavoitteena on lisätä yhteisöllisyyttä kaupunkilaisten keskuudessa tapahtumapäivän avulla. Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on Kartanokylpylä Kaisankoti, joka on Espoon Pakankylässä toimiva palveluyritys. Tuomalla useampia yleisötapahtumia palvelutarjontaansa, yritys lisää omalta osaltaan yhteisöllisyyttä yrityksen lähiseudun asukkaiden keskuudessa. Kaisankodilta saatiin opinnäytetyölle toimeksianto, jonka tavoitteena oli selvittää lähiseudun asukkaiden tarpeita ja toiveita tuleviin tapahtumiin liittyen sekä suunnitella tapahtumapäivän sisältö Espoo-päivään Kaisankodilla. Asiakaslähtöisyyden tuli näkyä tapahtuman suunnittelussa, jotta tapahtumasta tulisi vierailijoille mieluinen.
Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin tapahtuman järjestämistä, joka on käsitteenä niin laaja, että sitä päädyttiin tarkastelemaan alakäsitteiden kautta. Käsitteen ymmärtämistä varten koettiin tärkeäksi selvittää mitä tarkoittaa tapahtuma, mitä ovat tapahtuman järjestämisen peruskysymykset, miten tapahtumasta saadaan vuosittain toistuva konsepti ja miten tapahtumaa voi hyödyntää yhtenä yrityksen markkinointikeinona. Tietoperustaa käytettiin apuna monissa tutkimusmenetelmien vaiheissa, esimerkiksi teemahaastattelun teemat pohjattiin teoriaan.
Opinnäytetyön toiminnallisessa osiossa käytettiin tutkimusmenetelmänä palvelumuotoilua, eli Service Design –menetelmää. Stefan Moritzin luomasta kuusivaiheisesta kokonaisuudesta koottiin tähän työhön kolme vaihetta: ymmärrä, pohdi ja kehitä sekä seulo ja selitä. Palvelumuotoilun tarjoamien menetelmien avulla suoritettiin tutkimuksen tiedonkeruu, analysoitiin tuloksia, tehtiin ideointiprosessi sekä luotiin tapahtumakonsepti. Ymmärrä-vaiheessa tietoa kerättiin tutustumalla toimeksiantajaan sekä benchmarkingin ja teemahaastattelun avulla. Pohdi ja kehitä –vaiheessa luotiin persoonat, analysoitiin tuloksia ajatuskartassa ja suunniteltiin tapahtumaideaa ideointimenetelmiä käyttäen. Seulo ja selitä –vaiheessa luotu tapahtumaidea analysoitiin SWOT-taulukossa ja idea testattiin asiakkaan näkökulmasta palvelupolussa luotuja persoonia hyödyntäen.
Opinnäytetyön lopputuloksena suunnitellusta tapahtumaideasta luotiin tapahtumakonsepti, eli kirjallinen ohje, josta voi vaihe vaiheelta nähdä tarvittavat tehtävät ja niiden kuvaukset. Tapahtumakonsepti käsittää tapahtuman ennakkovalmistelut ja mahdolliset markkinointitoimenpiteet, selvityksen tapahtuman ohjelmasisällöstä sekä tapahtumapäivän aikataulun. Tapahtumakonseptin selkeiden ohjeiden avulla Kaisankodin henkilökunnan on helppo toteuttaa valmiiksi suunniteltu tapahtumakokonaisuus. Opinnäytetyön tarkoituksena ei kuitenkaan ollut toteuttaa tapahtumaa, joten tulevaisuudessa aina Espoo-päivän jälkeen tapahtumajärjestäjän tulee tehdä parannus- ja kehitysehdotuksia tapahtumakonseptiin.
Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin tapahtuman järjestämistä, joka on käsitteenä niin laaja, että sitä päädyttiin tarkastelemaan alakäsitteiden kautta. Käsitteen ymmärtämistä varten koettiin tärkeäksi selvittää mitä tarkoittaa tapahtuma, mitä ovat tapahtuman järjestämisen peruskysymykset, miten tapahtumasta saadaan vuosittain toistuva konsepti ja miten tapahtumaa voi hyödyntää yhtenä yrityksen markkinointikeinona. Tietoperustaa käytettiin apuna monissa tutkimusmenetelmien vaiheissa, esimerkiksi teemahaastattelun teemat pohjattiin teoriaan.
Opinnäytetyön toiminnallisessa osiossa käytettiin tutkimusmenetelmänä palvelumuotoilua, eli Service Design –menetelmää. Stefan Moritzin luomasta kuusivaiheisesta kokonaisuudesta koottiin tähän työhön kolme vaihetta: ymmärrä, pohdi ja kehitä sekä seulo ja selitä. Palvelumuotoilun tarjoamien menetelmien avulla suoritettiin tutkimuksen tiedonkeruu, analysoitiin tuloksia, tehtiin ideointiprosessi sekä luotiin tapahtumakonsepti. Ymmärrä-vaiheessa tietoa kerättiin tutustumalla toimeksiantajaan sekä benchmarkingin ja teemahaastattelun avulla. Pohdi ja kehitä –vaiheessa luotiin persoonat, analysoitiin tuloksia ajatuskartassa ja suunniteltiin tapahtumaideaa ideointimenetelmiä käyttäen. Seulo ja selitä –vaiheessa luotu tapahtumaidea analysoitiin SWOT-taulukossa ja idea testattiin asiakkaan näkökulmasta palvelupolussa luotuja persoonia hyödyntäen.
Opinnäytetyön lopputuloksena suunnitellusta tapahtumaideasta luotiin tapahtumakonsepti, eli kirjallinen ohje, josta voi vaihe vaiheelta nähdä tarvittavat tehtävät ja niiden kuvaukset. Tapahtumakonsepti käsittää tapahtuman ennakkovalmistelut ja mahdolliset markkinointitoimenpiteet, selvityksen tapahtuman ohjelmasisällöstä sekä tapahtumapäivän aikataulun. Tapahtumakonseptin selkeiden ohjeiden avulla Kaisankodin henkilökunnan on helppo toteuttaa valmiiksi suunniteltu tapahtumakokonaisuus. Opinnäytetyön tarkoituksena ei kuitenkaan ollut toteuttaa tapahtumaa, joten tulevaisuudessa aina Espoo-päivän jälkeen tapahtumajärjestäjän tulee tehdä parannus- ja kehitysehdotuksia tapahtumakonseptiin.