Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti
Kinnunen, Atte (2012)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012121118996
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012121118996
Tiivistelmä
Erilaiset tietojärjestelmät ovat välttämättömyys nyky-yritysten liiketoiminnalle, kun yhä useammat yhteiskunnat ovat kehittymässä ns. tietoyhteiskunniksi. Tietojärjestelmät ovat tuoneet mukanaan monia hyötyjä, kuten kustannustehokkuuden ja helpomman uusien tuotteiden tai palveluiden kehittämisen. Paluuta vanhaan ei enää ole, sillä yhä useammat yritykset ovat tulleet tietojärjestelmistä, ja niiden eduista, täysin riippuvaisiksi.
Yritysten on pakko investoida jatkuvasti uusiin tietojärjestelmiin, jotta ne pystyisivät kasvamaan ja pysymään kilpailijoiden kyydissä. Tietojärjestelmän hankinta- ja käyttöönotto on monivaiheinen prosessi ja se vaatii yritykseltä paljon eri resursseja. Helpoin ja selkein tapa tehdä tietojärjestelmän käyttöönottoprosessi toteuttaa se projektiluonteisesti. Projektin etu on sen tietynlainen rakenne, joka pyrkii viemään jatkuvasti eteenpäin, samalla helpottaen tavoitteiden saavuttamista.
Projektit ovat aina ainutlaatuisia kehityshankkeita, joilla on selkeä alku ja loppu. Projektin luonne ja tyyppi ratkaisee, minkälaiset tavoitteet sille asetetaan. Sisäisellä kehitysprojektilla, tutkimus-, toimitus-, toteutus-, rakennus-, toimitus-, ja tuotekehitysprojektilla on kullakin omat erityispiirteensä ja ne vaativat erilaisia toimintatapoja.
Projektien vaiheiden jakamisesta on monta eri teoriaa, mutta niiden yhteinen piirre on se, että ne seuraavat toinen toistaan. Työssäni käytetään mallia, jossa projektin vaiheet jaetaan viiteen eri vaiheeseen, jotka ovat tarpeen tunnistaminen, määrittely, suunnittelu, toteutus ja projektin päättäminen. Kuten todettua, projektin vaiheet suoritetaan järjestyksessä, mutta mikäli projekti niin vaatii, on mahdollista palata takaisin edelliseen vaiheeseen, esim. huolimattomuuden vuoksi. Jokainen vaihe on tärkeä, ja jo yhden laiminlyöminen kasvattaa merkittävästi riskiä yllättävien lisäkulujen, aikataulun venymisen ja jopa projektin epäonnistumisen suhteen. Projektin olennaiset osat voidaan havainnollistaa projektikolmion avulla. Se koostuu kolmesta osasta: budjetista, aikataulusta ja projektin vaatimuksista. Mikäli kolmion jokin osa muuttuu tai sitä muutetaan, vaikuttaa se välittömästi ainakin toiseen, ellei molempiin kolmion osiin.
Muun muassa näistä asioista koostuvan teoriaosuuden pohjalta tässä työssä käsitellään vuonna 2010 käynnistettyä Berling Capital Oy:n QlikView-projektia. Teorian ja projektin parissa saatujen omien kokemuksien pohjalta tehtiin projektianalyysi, jossa pyrittiin pohtimaan miten hyvin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektissa todellisuudessa pystyttiin noudattamaan projektiteorioita.
Yritysten on pakko investoida jatkuvasti uusiin tietojärjestelmiin, jotta ne pystyisivät kasvamaan ja pysymään kilpailijoiden kyydissä. Tietojärjestelmän hankinta- ja käyttöönotto on monivaiheinen prosessi ja se vaatii yritykseltä paljon eri resursseja. Helpoin ja selkein tapa tehdä tietojärjestelmän käyttöönottoprosessi toteuttaa se projektiluonteisesti. Projektin etu on sen tietynlainen rakenne, joka pyrkii viemään jatkuvasti eteenpäin, samalla helpottaen tavoitteiden saavuttamista.
Projektit ovat aina ainutlaatuisia kehityshankkeita, joilla on selkeä alku ja loppu. Projektin luonne ja tyyppi ratkaisee, minkälaiset tavoitteet sille asetetaan. Sisäisellä kehitysprojektilla, tutkimus-, toimitus-, toteutus-, rakennus-, toimitus-, ja tuotekehitysprojektilla on kullakin omat erityispiirteensä ja ne vaativat erilaisia toimintatapoja.
Projektien vaiheiden jakamisesta on monta eri teoriaa, mutta niiden yhteinen piirre on se, että ne seuraavat toinen toistaan. Työssäni käytetään mallia, jossa projektin vaiheet jaetaan viiteen eri vaiheeseen, jotka ovat tarpeen tunnistaminen, määrittely, suunnittelu, toteutus ja projektin päättäminen. Kuten todettua, projektin vaiheet suoritetaan järjestyksessä, mutta mikäli projekti niin vaatii, on mahdollista palata takaisin edelliseen vaiheeseen, esim. huolimattomuuden vuoksi. Jokainen vaihe on tärkeä, ja jo yhden laiminlyöminen kasvattaa merkittävästi riskiä yllättävien lisäkulujen, aikataulun venymisen ja jopa projektin epäonnistumisen suhteen. Projektin olennaiset osat voidaan havainnollistaa projektikolmion avulla. Se koostuu kolmesta osasta: budjetista, aikataulusta ja projektin vaatimuksista. Mikäli kolmion jokin osa muuttuu tai sitä muutetaan, vaikuttaa se välittömästi ainakin toiseen, ellei molempiin kolmion osiin.
Muun muassa näistä asioista koostuvan teoriaosuuden pohjalta tässä työssä käsitellään vuonna 2010 käynnistettyä Berling Capital Oy:n QlikView-projektia. Teorian ja projektin parissa saatujen omien kokemuksien pohjalta tehtiin projektianalyysi, jossa pyrittiin pohtimaan miten hyvin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojektissa todellisuudessa pystyttiin noudattamaan projektiteorioita.