Valtion yhteisen viestintäratkaisun käyttöönotto Valtiokonttorissa
Lindholm, Karl (2012)
Lindholm, Karl
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 1.0 Suomi
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012121018868
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012121018868
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia Valtion yhteisen viestintäratkaisun (VYVI) käyttöönottoa Valtiokonttorissa. Kapula -nimellä kulkenut viestintäratkaisun käyttöönottohanke päätettiin vuoden 2012 lokakuussa. Viestintäratkaisu korvasi vanhat viestintävälineet uusilla keskitetysti yhdeltä toimittajalta. Tavoitteena oli selvittää, mitä asioita on otettava huomioon vaatimusmäärittelyssä kun valtiohallinnon organisaatio siirtyy viestintäratkaisun käyttäjäksi.
Valtiokonttori toimi viestintäratkaisun käyttöönotossa pilottivirastona, mikä tarjosi haasteita käyttöönoton sujuvuuden takaamiseksi. Kapula-hankkeessa ei vastoinkäymisiltä säästytty ja niistä muodostui haasteellinen tutkimusongelma opinnäytetyön aiheeksi.
Selvityksessä hyödynnettiin Valtiokonttorin intranetissä julkaistuja uutisia, dokumentteja, hankeraportteja, omia ja työtoverien kokemuksia sekä kahta hankepäällikön tuottamaa lyhyehköä kyselyä. Kyselyjen tulosten pohjalta kartoitettiin loppukäyttäjien ennakko-odotuksia ja käyttöönoton sujuvuuteen liittyviä mielipiteitä. Teoriaosuudessa avattiin sisäisen ja ulkoisen viestinnän merkitystä organisaatioissa.
Käyttöönoton kriittisimmät ongelmat ilmenivät hankkeen teknisellä puolella. Ongelmaksi muodostuivat palvelujen puutteelliset määrittelyt asiakkaan ja toimittajan kesken sekä palvelujen vajaa testaus ennen käyttöönottoon siirtymistä. Loppukyselyn tuloksien pohjalta todettiin, että loppukäyttäjät olivat keskimäärin tyytyväisiä käyttöönoton sujuvuuteen ja kokivat palvelujen käytön helpoksi.
Hankkeen alkuperäiset aikataulut venyivät huomattavasti, mutta käyttöönotto saatiin kuitenkin ponnistelujen kautta vietyä loppuun. Hanke saatiin päätökseen ja viestintäratkaisu on nyt jatkuvassa käytössä Valtiokonttorilla.
Valtiokonttori toimi viestintäratkaisun käyttöönotossa pilottivirastona, mikä tarjosi haasteita käyttöönoton sujuvuuden takaamiseksi. Kapula-hankkeessa ei vastoinkäymisiltä säästytty ja niistä muodostui haasteellinen tutkimusongelma opinnäytetyön aiheeksi.
Selvityksessä hyödynnettiin Valtiokonttorin intranetissä julkaistuja uutisia, dokumentteja, hankeraportteja, omia ja työtoverien kokemuksia sekä kahta hankepäällikön tuottamaa lyhyehköä kyselyä. Kyselyjen tulosten pohjalta kartoitettiin loppukäyttäjien ennakko-odotuksia ja käyttöönoton sujuvuuteen liittyviä mielipiteitä. Teoriaosuudessa avattiin sisäisen ja ulkoisen viestinnän merkitystä organisaatioissa.
Käyttöönoton kriittisimmät ongelmat ilmenivät hankkeen teknisellä puolella. Ongelmaksi muodostuivat palvelujen puutteelliset määrittelyt asiakkaan ja toimittajan kesken sekä palvelujen vajaa testaus ennen käyttöönottoon siirtymistä. Loppukyselyn tuloksien pohjalta todettiin, että loppukäyttäjät olivat keskimäärin tyytyväisiä käyttöönoton sujuvuuteen ja kokivat palvelujen käytön helpoksi.
Hankkeen alkuperäiset aikataulut venyivät huomattavasti, mutta käyttöönotto saatiin kuitenkin ponnistelujen kautta vietyä loppuun. Hanke saatiin päätökseen ja viestintäratkaisu on nyt jatkuvassa käytössä Valtiokonttorilla.