Musiikkitapahtuman järjestäminen järjestäjän näkökulmasta
Koskelo, Jermo (2012)
Koskelo, Jermo
Turun ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012120618622
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012120618622
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on puoliksi toiminnallinen tutkielma musiikkitapahtuman järjestämisestä ja se sisältää kaksi osiota. Ensimmäisessä osassa käsitellään musiikkitapahtuman järjestämistä yleisesti ja toinen osa antaa konkreettisen esimerkin jo järjestetystä musiikkitapahtumasta ja sen vaiheista. Tutkielman tarkoituksena on antaa perusteellinen käsitys musiikkitapahtuman järjestämisestä.
Tapahtuman järjestämisen kannalta on erityisen tärkeää anoa kaikki tarvittavat luvat ennen kuin aloitetaan itse tapahtuman suunnittelu. Tässä raportissa lupa-asioiden osuus käsittelee yleisesti tapahtumiin tarvittavia lupia, joista lukija voi löytää juuri hänen tapahtumalleen tarvittavat luvat.
Kun kaikki tarvittavat luvat on haettu, voi järjestäjä siirtyä tapahtuman suunnitteluvaiheeseen. Tässä vaiheessa järjestäjän tulee miettiä kaikki asiat joita tapahtuma vaatii ollakseen onnistunut. Esimerkiksi tavoite, paikka, budjetti jne. Tärkeää on myös varata tarpeeksi aikaa suunnitteluun, jotta pienimmätkin yksityiskohdat tulee varmasti otettua huomioon.
Suunnitteluvaiheen jälkeen siirrytään toteutusvaiheeseen eli itse tapahtumaan. Kun tapahtuma on alkanut ei järjestäjä pysty juurikaan vaikuttamaan sen kulkuun. Järjestäjän tulee vain tiukasti noudattaa huolellisesti tehtyä suunnitelmaa.
Heti tapahtuman päätyttyä ja yleisön poistuttua alueelta, alkaa jälkivaihe. Järjestäjä on vastuussa alueen siistimisestä mahdollisista jätteistä. Tärkeää on myös kiittää järjestämisessä mukana olleita tahoja esimerkiksi lahjoilla.
Tutkielman toiminnallinen osuus kuvaa, miten ensimmäisssä osassa esitetyt yleiset tapahtumanjärjestämisohjeet on mahdollista toteuttaa käytännössä. Musiikkitapahtuma, Local Forces Hit The Roof, järjestettiin Forssassa 30.7.2011. Tapahtuman järjestäminen aloitettiin suunnittelupalaverieilla, joissa jaettiin vastuualueet osallisten kesken. Lupa-asioiden hoito aloitettiin heti ja oltiin tiiviissä yhteydenpidossa Forssan poliisin kanssa. Suunnitteluvaihe kesti noin viisi kuukautta. Toteutusvaiheessa huolellinen suunnittelu auttoi tapahtuman läpiviennissä. Tarkoituksena on tehdä tapahtumasta jokavuotinen ja parantaa tapahtuman toimivuutta varsinkin lapsiperheiden osalta järjestämällä toimintaa perheen pienimmille.
Tapahtuman järjestämisen kannalta on erityisen tärkeää anoa kaikki tarvittavat luvat ennen kuin aloitetaan itse tapahtuman suunnittelu. Tässä raportissa lupa-asioiden osuus käsittelee yleisesti tapahtumiin tarvittavia lupia, joista lukija voi löytää juuri hänen tapahtumalleen tarvittavat luvat.
Kun kaikki tarvittavat luvat on haettu, voi järjestäjä siirtyä tapahtuman suunnitteluvaiheeseen. Tässä vaiheessa järjestäjän tulee miettiä kaikki asiat joita tapahtuma vaatii ollakseen onnistunut. Esimerkiksi tavoite, paikka, budjetti jne. Tärkeää on myös varata tarpeeksi aikaa suunnitteluun, jotta pienimmätkin yksityiskohdat tulee varmasti otettua huomioon.
Suunnitteluvaiheen jälkeen siirrytään toteutusvaiheeseen eli itse tapahtumaan. Kun tapahtuma on alkanut ei järjestäjä pysty juurikaan vaikuttamaan sen kulkuun. Järjestäjän tulee vain tiukasti noudattaa huolellisesti tehtyä suunnitelmaa.
Heti tapahtuman päätyttyä ja yleisön poistuttua alueelta, alkaa jälkivaihe. Järjestäjä on vastuussa alueen siistimisestä mahdollisista jätteistä. Tärkeää on myös kiittää järjestämisessä mukana olleita tahoja esimerkiksi lahjoilla.
Tutkielman toiminnallinen osuus kuvaa, miten ensimmäisssä osassa esitetyt yleiset tapahtumanjärjestämisohjeet on mahdollista toteuttaa käytännössä. Musiikkitapahtuma, Local Forces Hit The Roof, järjestettiin Forssassa 30.7.2011. Tapahtuman järjestäminen aloitettiin suunnittelupalaverieilla, joissa jaettiin vastuualueet osallisten kesken. Lupa-asioiden hoito aloitettiin heti ja oltiin tiiviissä yhteydenpidossa Forssan poliisin kanssa. Suunnitteluvaihe kesti noin viisi kuukautta. Toteutusvaiheessa huolellinen suunnittelu auttoi tapahtuman läpiviennissä. Tarkoituksena on tehdä tapahtumasta jokavuotinen ja parantaa tapahtuman toimivuutta varsinkin lapsiperheiden osalta järjestämällä toimintaa perheen pienimmille.