Laskutusprosessin kehittäminen ostotoiminnassa : Planar Systems Oy
Haataja, Tiina (2012)
Haataja, Tiina
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012112917428
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012112917428
Tiivistelmä
Tutkimuksen toimeksiantaja on Planar Systems Oy, joka kuuluu kansainväliseen Planar-konserniin. Konsernin emoyhtiö on yhdysvaltalainen. Tutkimuksen tarkoituksen oli saada Planarin ostotoimintojen laskutusprosessi toimimaan tehokkaammin. Tähän tavoitteeseen pyrittiin pääsemään yksinkertaistamalla ja sähköistämällä toimintoja sekä harmonisoimalla laskutusprosessin sisäisiä ja ulkoisia rajapintatoimintoja.
Tämä toimintatutkimus toteutettiin laadullisia menetelmiä ja mittareita käyttäen. Aineistot kerättiin avoimin yksilöhaastatteluin sekä tutkijan osallistuvaa havainnointia hyödyntäen. Teoria perustui tehokkuuden käsitteeseen ja prosessien kehittämistä painottavaan Lean-ajatteluun. Mittareina käytettiin toiminto- ja kustannushyötyanalyyseja.
Tutkimuksen tuloksina ostolaskut ryhmiteltiin viideksi laskuryhmäksi, joissa jokaisessa on erilainen laskutusprosessi. Laskutusprosessit kuvattiin ja dokumentoitiin toimintoanalyyseja ja vuokaavioita käyttäen. Lean-ajattelun ”niputtamisideaan” perustuen luotiin laskutusprosessien eri osiin työkaluja syötteiden (tietojen) syöttämistä varten. Työkaluina toimivat Excel-dokumentit. Laskutusprosessiin osallistuvien henkilöiden roolit ja vastuut selkeytyivät. Lisäksi roolien todettiin muuttuvan samanaikaisesti laskutusprosessin sähköistymisen myötä. Prosessin pääongelma oli tietotulva. Prosessi tehostui ajallisesti 25 prosenttia ja rahallisesti 12 096,48 euroa vuodessa. Takaisinmaksuaika oli neljä kuukautta, mikä todettiin hyväksi. Tutkimuksen tavoitteet saavutettiin.
Jatkotoimenpiteiksi ehdotettiin muun muassa benchmarkkaus, Lean-ajattelun jatkuvan parantamisen kulttuurin edistäminen sekä yhteistyön tehostaminen huolitsijoiden ja skannauspalvelun kanssa. Roolien ja vastuiden selkeytymisen myötä prosessin jatkuva parantaminen tulisi valtuuttaa tehtäväksi pääasiassa siellä missä operatiivinen työkin tehdään. Lisäksi haluttiin tuoda esille ajatus skannauspalvelulle ulkoistettujen töiden ottamisesta takaisin toimeksiantajan omiin toimintoihin.
Tämä toimintatutkimus toteutettiin laadullisia menetelmiä ja mittareita käyttäen. Aineistot kerättiin avoimin yksilöhaastatteluin sekä tutkijan osallistuvaa havainnointia hyödyntäen. Teoria perustui tehokkuuden käsitteeseen ja prosessien kehittämistä painottavaan Lean-ajatteluun. Mittareina käytettiin toiminto- ja kustannushyötyanalyyseja.
Tutkimuksen tuloksina ostolaskut ryhmiteltiin viideksi laskuryhmäksi, joissa jokaisessa on erilainen laskutusprosessi. Laskutusprosessit kuvattiin ja dokumentoitiin toimintoanalyyseja ja vuokaavioita käyttäen. Lean-ajattelun ”niputtamisideaan” perustuen luotiin laskutusprosessien eri osiin työkaluja syötteiden (tietojen) syöttämistä varten. Työkaluina toimivat Excel-dokumentit. Laskutusprosessiin osallistuvien henkilöiden roolit ja vastuut selkeytyivät. Lisäksi roolien todettiin muuttuvan samanaikaisesti laskutusprosessin sähköistymisen myötä. Prosessin pääongelma oli tietotulva. Prosessi tehostui ajallisesti 25 prosenttia ja rahallisesti 12 096,48 euroa vuodessa. Takaisinmaksuaika oli neljä kuukautta, mikä todettiin hyväksi. Tutkimuksen tavoitteet saavutettiin.
Jatkotoimenpiteiksi ehdotettiin muun muassa benchmarkkaus, Lean-ajattelun jatkuvan parantamisen kulttuurin edistäminen sekä yhteistyön tehostaminen huolitsijoiden ja skannauspalvelun kanssa. Roolien ja vastuiden selkeytymisen myötä prosessin jatkuva parantaminen tulisi valtuuttaa tehtäväksi pääasiassa siellä missä operatiivinen työkin tehdään. Lisäksi haluttiin tuoda esille ajatus skannauspalvelulle ulkoistettujen töiden ottamisesta takaisin toimeksiantajan omiin toimintoihin.