Myyntilaskutuksen kehittäminen vakuutusyhtiö X:ssä
Mäenpää, Heli (2012)
Mäenpää, Heli
Turun ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012112716696
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012112716696
Tiivistelmä
Myyntilaskutus on tärkeä osa yrityksen taloushallintoa, ja sen pitäisi toimia ongelmattomasti ilman taukoja. Esimerkiksi yrityksen maksukyky riippuu osittain myyntilaskutuksen oikea-aikaisuudesta. Myyntilaskuprosessissa on monia ongelmaherkkiä kohtia, joiden selvittäminen saattaa vaatia sekä asiakasyhteyshenkilön että laskutusta hoitavien aikaa, mikä kuluttaa turhaan organisaation resursseja. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella toimeksiantajan, Vahinkovakuutusyhtiö X:n, myyntilaskutuksen nykytilaa, huomata laskutuksen tärkeimmät ongelmat, ehdottaa niihin ratkaisuja ja kehittää prosessista sujuvampi.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi myyntilaskutusprosessi kokonaan. Myyntilaskutusprosessi sisältää laskun muodostumisen, lähettämisen, myyntisaamisten käsittelyn sekä laskujen maksamisen. Teoriaosuudessa käsitellään myös verkkolaskutusta sekä vakuutusyhtiön laskutuskäytäntöä. Empiirinen osuus koostuu kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa selvitettiin kyselyn avulla toimeksiantajan palveluneuvojien mielipiteitä laskutuksen toimivuudesta. Kysely lähetettiin 78 palveluneuvojalle, joista 53 vastasi kyselyyn. Toisessa osassa haastateltiin laskutusneuvojia, jotka kertoivat oman mielipiteensä laskutuksen tilasta ja sen kehittämisestä.
Tuloksista selvisi, että laskutuksesta tulee lukuisia kysymyksiä viikoittain. Nämä kysymykset liittyvät suurimmaksi osaksi laskun sisältöön. Yleisimmin palveluneuvojien yhteydenotot laskutusryhmään tulevat silloin, kun maksuja pitää kohdistaa ja rahoja siirrellä laskusta toiseen. Maksuhäiriöasiakkaiden laskutuksen selvittelyä pidettiin myös hankalana. Ongelmia tuottavat lisäksi ajoneuvojen sekä rakennusaikaisten vakuutusten laskutus. Verkkolaskutuksen käyttäjät ovat vastausten mukaan siihen tyytyväisiä, ja se toimii paperilaskua paremmin. Haastatteluissa laskutuksesta ilmeni samoja ongelmia, joita kysely toi ilmi. Haastattelut eivät siten tuoneet merkittävästi uutta tietoa, vaan vahvistivat jo kyselyssä esille tulleita asioita. Yksi eroavaisuus oli ison asiakkaan laskutuksen selvittely, mikä koettiin haastateltavien mielestä ongelmalliseksi.
Parannuksia toivottiin ajoneuvolaskutukseen. Myös asiakastiedote olisi hyvä ratkaisu isoille asiakkaille. Palautusilmoituksen tekstin muotoa olisi hyvä miettiä uudelleen, jotta asiakkaat ymmärtäisivät sen merkityksen. Työnjakoa palveluneuvojien ja laskutusneuvojien välillä olisi hyvä saada järkevämmäksi, etteivät työt rasittaisi organisaatiota kahteen kertaan.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi myyntilaskutusprosessi kokonaan. Myyntilaskutusprosessi sisältää laskun muodostumisen, lähettämisen, myyntisaamisten käsittelyn sekä laskujen maksamisen. Teoriaosuudessa käsitellään myös verkkolaskutusta sekä vakuutusyhtiön laskutuskäytäntöä. Empiirinen osuus koostuu kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa selvitettiin kyselyn avulla toimeksiantajan palveluneuvojien mielipiteitä laskutuksen toimivuudesta. Kysely lähetettiin 78 palveluneuvojalle, joista 53 vastasi kyselyyn. Toisessa osassa haastateltiin laskutusneuvojia, jotka kertoivat oman mielipiteensä laskutuksen tilasta ja sen kehittämisestä.
Tuloksista selvisi, että laskutuksesta tulee lukuisia kysymyksiä viikoittain. Nämä kysymykset liittyvät suurimmaksi osaksi laskun sisältöön. Yleisimmin palveluneuvojien yhteydenotot laskutusryhmään tulevat silloin, kun maksuja pitää kohdistaa ja rahoja siirrellä laskusta toiseen. Maksuhäiriöasiakkaiden laskutuksen selvittelyä pidettiin myös hankalana. Ongelmia tuottavat lisäksi ajoneuvojen sekä rakennusaikaisten vakuutusten laskutus. Verkkolaskutuksen käyttäjät ovat vastausten mukaan siihen tyytyväisiä, ja se toimii paperilaskua paremmin. Haastatteluissa laskutuksesta ilmeni samoja ongelmia, joita kysely toi ilmi. Haastattelut eivät siten tuoneet merkittävästi uutta tietoa, vaan vahvistivat jo kyselyssä esille tulleita asioita. Yksi eroavaisuus oli ison asiakkaan laskutuksen selvittely, mikä koettiin haastateltavien mielestä ongelmalliseksi.
Parannuksia toivottiin ajoneuvolaskutukseen. Myös asiakastiedote olisi hyvä ratkaisu isoille asiakkaille. Palautusilmoituksen tekstin muotoa olisi hyvä miettiä uudelleen, jotta asiakkaat ymmärtäisivät sen merkityksen. Työnjakoa palveluneuvojien ja laskutusneuvojien välillä olisi hyvä saada järkevämmäksi, etteivät työt rasittaisi organisaatiota kahteen kertaan.