Hallintoassistentin työn dokumentointi
Schauman, Mia (2012)
Schauman, Mia
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012102614656
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012102614656
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tehtiin Metsämiesten Säätiön hallintoassistentin työtehtävien
riskienhallinnan kannalta. Työllä varmistetaan osaaminen organisaatiossa myös
hallintoassistentin yllättävän poissaolon kohdatessa. Tavoitteena oli saada toimiva
ohjeistus rutiinitöistä ja aikataululistaus helpottamaan töiden ennakointia.
Työn viitekehys muodostuu pääasiassa osaamisen johtamisen ja hiljaisen tiedon
teoriasta, josta löytyi perustelu produktin tärkeydelle. Kahden hengen organisaatiossa vastuualueet ovat laajat. Osaaminen, joka on opittu työssä on yrityksen pääomaa. Sitä on kuitenkin hyvin vaikea saada organisaation käyttöön dokumentoinnin vaikeuden takia. Hiljainen tieto on lähes mahdoton saada kokonaan näkyväksi.
Osaaminen jaettuna koko organisaation käyttöön, turvaa yrityksen toimintaa ja luo
jatkuvuutta. Produkti, eli hallintoassistentin tehtävien kuvaus aikatauluineen, on
ainutlaatuinen ja mahdoton ottaa käyttöön toisessa organisaatiossa. Tämä produkti
käsittelee osaamisen riskienhallintaa tehtävä- ja yksilötasolla, eli hallintoassistentin
osalta.
Produktin valmistumisen ajankohta on paras mahdollinen. Työ tulee uuden
hallintoassistentin käyttöön joulukuussa 2012 kun tehtävän nykyinen haltija jää
äitiyslomalle. Kansiossa on rutiinien osalta työtehtävät ohjeistettuna kohta kohdalta. Muut työt ovat listattuna kuukausitasolla aikataululistaan, joista voi ennakoida tulevia töitä. Tämä tehostaa hallintoassistentin ajankäyttöä. Produkti on täysin
hyödynnettävissä Metsämiesten Säätiön päivittäisessä työssä.
riskienhallinnan kannalta. Työllä varmistetaan osaaminen organisaatiossa myös
hallintoassistentin yllättävän poissaolon kohdatessa. Tavoitteena oli saada toimiva
ohjeistus rutiinitöistä ja aikataululistaus helpottamaan töiden ennakointia.
Työn viitekehys muodostuu pääasiassa osaamisen johtamisen ja hiljaisen tiedon
teoriasta, josta löytyi perustelu produktin tärkeydelle. Kahden hengen organisaatiossa vastuualueet ovat laajat. Osaaminen, joka on opittu työssä on yrityksen pääomaa. Sitä on kuitenkin hyvin vaikea saada organisaation käyttöön dokumentoinnin vaikeuden takia. Hiljainen tieto on lähes mahdoton saada kokonaan näkyväksi.
Osaaminen jaettuna koko organisaation käyttöön, turvaa yrityksen toimintaa ja luo
jatkuvuutta. Produkti, eli hallintoassistentin tehtävien kuvaus aikatauluineen, on
ainutlaatuinen ja mahdoton ottaa käyttöön toisessa organisaatiossa. Tämä produkti
käsittelee osaamisen riskienhallintaa tehtävä- ja yksilötasolla, eli hallintoassistentin
osalta.
Produktin valmistumisen ajankohta on paras mahdollinen. Työ tulee uuden
hallintoassistentin käyttöön joulukuussa 2012 kun tehtävän nykyinen haltija jää
äitiyslomalle. Kansiossa on rutiinien osalta työtehtävät ohjeistettuna kohta kohdalta. Muut työt ovat listattuna kuukausitasolla aikataululistaan, joista voi ennakoida tulevia töitä. Tämä tehostaa hallintoassistentin ajankäyttöä. Produkti on täysin
hyödynnettävissä Metsämiesten Säätiön päivittäisessä työssä.