Sähköisen toimintaympäristön suunnittelu ja käyttöönotto Lahden kaupungin kiinteistönmuodostuksessa
Nyberg, Henri (2012)
Nyberg, Henri
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2012
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012061212594
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012061212594
Tiivistelmä
Sähköisten palveluiden käyttöönotto kunnissa on viime vuosina ollut hyvin sekavaa ja hajanaista. Suurimmassa osassa kuntia asiakas voi saattaa asioita vireille sähköpostitse tai kirjallisesti paperina, eli toimitaan yhtä aikaa sekä sähköisessä että paperimaailmassa. Tämä kahden toimintaympäristön maailma on hyvin tehoton tapa toimia.
Se miksi kunnissa ollaan tässä tilanteessa, johtuu varmasti siitä, että sähköinen asioiden ja asiakirjojen käsittely ja arkistointi ei ole vielä iskenyt läpi, mutta toisaalta paineet saattaa palvelut asiakkaalle Internetin välityksellä kasvavat vuosi vuodelta.
Paperista luopumiseen ja kokonaan sähköiseen toimintaympäristöön siirtymiseen kannustavat omalta osaltaan lähivuosien suurten ikäluokkien eläköityminen sekä taloudelliset paineet tehostaa toimintaa prosesseissa.
Sähköiseen toimintaympäristöön siirtymisellä prosesseja on mahdollista sisäisen tarkastelun kautta tehostaa huomattavasti. Asiakaspalvelu paranee samalla, koska entiset asiakaspalvelun tehtävät, kuten hakemusten vastaanottaminen, asiakirjojen lähettäminen ja vireillä olevien asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen voidaan automatisoida kunnan sähköisessä toimintaympäristössä uudelle sähköiselle palvelukanavalle.
Tällä sähköisellä palvelukanavalla tarkoitetaan kehittynyttä sähköistä tiliä, jolla asiakas asioi viranomaisten kanssa sähköisesti tunnistautuneena. Asiakas pystyy lähettämään virallisia hakemuksia, seuraamaan asian käsittelyn tilaa sekä saada automaattisesti käyttöönsä esim. kiinteistöomaisuuteensa liittyviä sähköisen arkiston asiakirjoja ympärivuorokauden.
Insinöörityön alkuosassa kerron, mistä kaikesta tämä sähköinen toimintaympäristö koostuu ja mitä sovelluksia ja tietojärjestelmiä Lahdessa on tähän käytetty. Sähköiseen arkistointiin liittyy vahvasti myös uudehko lainsäädäntö ja ohjeistot sekä luvanhakuprosessi, joiden sisältöä kuvaan keskeisiltä osin.
Työni loppuosassa paneudun siihen kuinka Lahden kaupungin kiinteistönmuodostuksen organi-saatio on ottanut tämän toimintaympäristön käyttöönsä sekä mitä huomioita olemme joutuneet projektin aikana tekemään ja kuinka me nyt ja tulevaisuudessa palvelemme asiakkaita.
Se miksi kunnissa ollaan tässä tilanteessa, johtuu varmasti siitä, että sähköinen asioiden ja asiakirjojen käsittely ja arkistointi ei ole vielä iskenyt läpi, mutta toisaalta paineet saattaa palvelut asiakkaalle Internetin välityksellä kasvavat vuosi vuodelta.
Paperista luopumiseen ja kokonaan sähköiseen toimintaympäristöön siirtymiseen kannustavat omalta osaltaan lähivuosien suurten ikäluokkien eläköityminen sekä taloudelliset paineet tehostaa toimintaa prosesseissa.
Sähköiseen toimintaympäristöön siirtymisellä prosesseja on mahdollista sisäisen tarkastelun kautta tehostaa huomattavasti. Asiakaspalvelu paranee samalla, koska entiset asiakaspalvelun tehtävät, kuten hakemusten vastaanottaminen, asiakirjojen lähettäminen ja vireillä olevien asioiden käsittelyvaiheiden seuraaminen voidaan automatisoida kunnan sähköisessä toimintaympäristössä uudelle sähköiselle palvelukanavalle.
Tällä sähköisellä palvelukanavalla tarkoitetaan kehittynyttä sähköistä tiliä, jolla asiakas asioi viranomaisten kanssa sähköisesti tunnistautuneena. Asiakas pystyy lähettämään virallisia hakemuksia, seuraamaan asian käsittelyn tilaa sekä saada automaattisesti käyttöönsä esim. kiinteistöomaisuuteensa liittyviä sähköisen arkiston asiakirjoja ympärivuorokauden.
Insinöörityön alkuosassa kerron, mistä kaikesta tämä sähköinen toimintaympäristö koostuu ja mitä sovelluksia ja tietojärjestelmiä Lahdessa on tähän käytetty. Sähköiseen arkistointiin liittyy vahvasti myös uudehko lainsäädäntö ja ohjeistot sekä luvanhakuprosessi, joiden sisältöä kuvaan keskeisiltä osin.
Työni loppuosassa paneudun siihen kuinka Lahden kaupungin kiinteistönmuodostuksen organi-saatio on ottanut tämän toimintaympäristön käyttöönsä sekä mitä huomioita olemme joutuneet projektin aikana tekemään ja kuinka me nyt ja tulevaisuudessa palvelemme asiakkaita.