Tammelan kunnan kriisiviestintäsuunnitelma
Hätönen, Marko (2012)
Hätönen, Marko
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012052810385
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012052810385
Tiivistelmä
Tammelan kunta on lounaishämäläinen kunta, joka sijaitsee Etelä-Suomen läänin luoteisosassa. Kunnassa asuu lähes 6600 vakituista asukasta. Kesäisin kunnan väkiluku liki kaksinkertaistuu, sillä kunnan alueella on yli kolmetuhatta loma-asuntoa. Kansainvälistyneessä ympäristössä tieto kulkee jatkuvasti, jolloin tiedotusvälineiden vaatimukset reaaliaikaisesta tiedonsaannista aiheuttavat paineita paitsi tiedotusvälineille, myös niille, joiden toimintaa koskevaa tietoa julkisuudessa kaivataan. Kunnan viestintäorganisaation tulee olla koko ajan tietoinen mitä sen toimintaympäristössä tapahtuu ja olemaan valmiina reagoimaan tarvittaessa. Tulevaisuuden olemassaoloa sekä kunnan strategioita palveluiden kehittämisessä tarkasteltaessa, luonto ja sen monimuotoisuuden säilyttäminen tulevat olemaan Tammelan kunnan toiminnassa keskeisessä merkityksessä. Tämä seikka tulee huomioida myös kriisiviestintää vaativien toimintaympäristön muutosten yhteydessä.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia Tammelan kunnan kriisiviestintäsuunnitelma, sel-vittämällä vastaukset tutkimuskysymyksiin: mitä kriisit ovat, mitkä ovat kriisiviestinnän tavoitteet, mitä seikkoja kunnan kriisiviestintäsuunnitelmassa tulisi huomioida sekä mitä erityisiä seikkoja kunnan tulisi kriisiviestintätoiminnassaan huomioida, jotta se voisi säilyttää maineensa kriisitilanteessa tai onnistuneen kriisiviestinnän avulla jopa parantaa sitä. Opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena tutkimuksena, jossa tutustuttiin eri kuntien ja organisaatioiden kriisiviestintäsuunnitelmiin ja mallinnettiin benchmarkingin avulla niiden parhaista puolista Tammelan kunnalle oma kriisiviestintäsuunnitelma, joka sisältää myös toimintaohjeita sekä mallipohjia kriisiviestinnän käytännön toteutukseen. Opinnäytetyössä on tarkasteltu julkisuudessa olleita, kuntien toimintaympäristöön liittyviä kriisitilanteita sekä niiden yhteydessä suoritettua tai suorittamatta jäänyttä kriisiviestintää. Uutisoinnin analysoinnin kautta on nostettu esille näkökulmia, jotka Tammelan kunnan tulisi omassa kriisiviestintätoiminnassaan huomioida.
Kunnassa tulee nimetä kriisitilanteessa viestintävastuussa olevat sekä kriisijohtoryhmä, jonka toimintalinjat sekä toimintavastuut voidaan esittää vastuumatriisin muodossa. Vastuutehtävissä toimivien nimeämisen yhteydessä tulee huomioida myös varahenkilöiden nimeäminen. Kriisitilanteen toimittaessa toteutetaan ennalta sovittuja ja harjoiteltuja toimintatapamalleja. Kriisitilanteen selvittämisessä korostuu johtamisen lisäksi ennalta suoritettu riskien tunnistaminen, niihin varautuminen sekä johdonmukainen harjoittelu. Kunnalla on oltava käytännössä harjoiteltu ja päivitetty kriisiviestintäsuunnitelma, joka helpottaa ja nopeuttaa siirtymistä kriisitilanteessa reaktiovaiheesta aktiiviseksi tilanteessa toimimiseksi. Kriisi itsessään ei välttämättä vaikuta negatiivisesti kunnan tai organisaation maineeseen, vaan tulkintaan ja julkisuuskuvaan vaikuttaa pikemminkin se, miten kriisitilanne hoidettiin. Kriisiviestinnän ei tule olla organisaation muusta viestinnästä tai kriisitilanteessa toimimisesta irrallista, vaan sen tulee tukea organisaation toimintaa kriisitilanteessa antamalla riittävää ohjeistusta kansalaisille sekä täyttämällä tiedotusvälineiden tiedonsaannin tarpeen.
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli laatia Tammelan kunnan kriisiviestintäsuunnitelma, sel-vittämällä vastaukset tutkimuskysymyksiin: mitä kriisit ovat, mitkä ovat kriisiviestinnän tavoitteet, mitä seikkoja kunnan kriisiviestintäsuunnitelmassa tulisi huomioida sekä mitä erityisiä seikkoja kunnan tulisi kriisiviestintätoiminnassaan huomioida, jotta se voisi säilyttää maineensa kriisitilanteessa tai onnistuneen kriisiviestinnän avulla jopa parantaa sitä. Opinnäytetyö tehtiin toiminnallisena tutkimuksena, jossa tutustuttiin eri kuntien ja organisaatioiden kriisiviestintäsuunnitelmiin ja mallinnettiin benchmarkingin avulla niiden parhaista puolista Tammelan kunnalle oma kriisiviestintäsuunnitelma, joka sisältää myös toimintaohjeita sekä mallipohjia kriisiviestinnän käytännön toteutukseen. Opinnäytetyössä on tarkasteltu julkisuudessa olleita, kuntien toimintaympäristöön liittyviä kriisitilanteita sekä niiden yhteydessä suoritettua tai suorittamatta jäänyttä kriisiviestintää. Uutisoinnin analysoinnin kautta on nostettu esille näkökulmia, jotka Tammelan kunnan tulisi omassa kriisiviestintätoiminnassaan huomioida.
Kunnassa tulee nimetä kriisitilanteessa viestintävastuussa olevat sekä kriisijohtoryhmä, jonka toimintalinjat sekä toimintavastuut voidaan esittää vastuumatriisin muodossa. Vastuutehtävissä toimivien nimeämisen yhteydessä tulee huomioida myös varahenkilöiden nimeäminen. Kriisitilanteen toimittaessa toteutetaan ennalta sovittuja ja harjoiteltuja toimintatapamalleja. Kriisitilanteen selvittämisessä korostuu johtamisen lisäksi ennalta suoritettu riskien tunnistaminen, niihin varautuminen sekä johdonmukainen harjoittelu. Kunnalla on oltava käytännössä harjoiteltu ja päivitetty kriisiviestintäsuunnitelma, joka helpottaa ja nopeuttaa siirtymistä kriisitilanteessa reaktiovaiheesta aktiiviseksi tilanteessa toimimiseksi. Kriisi itsessään ei välttämättä vaikuta negatiivisesti kunnan tai organisaation maineeseen, vaan tulkintaan ja julkisuuskuvaan vaikuttaa pikemminkin se, miten kriisitilanne hoidettiin. Kriisiviestinnän ei tule olla organisaation muusta viestinnästä tai kriisitilanteessa toimimisesta irrallista, vaan sen tulee tukea organisaation toimintaa kriisitilanteessa antamalla riittävää ohjeistusta kansalaisille sekä täyttämällä tiedotusvälineiden tiedonsaannin tarpeen.