Ostolaskujen tarkastuksen automatisointi projektitöissä
Kaijalainen, Katja (2012)
Kaijalainen, Katja
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205259908
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205259908
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee eri prosessivaiheita projektitöissä. Opinnäytetyö on tehty toi-meksiantona pääkaupunkiseudulla toimivalle talotekniikkayritykselle Amplit Oy:lle. Tutkimuksen tavoitteena on kuvata projektin eri prosessivaiheita ja tehdä kehitysehdotuksia lähetyslistojen tarkastusprosessin hyödyntämiseen ostotilausten tarkastuksessa. Lisäksi tarkoituksena on perehtyä yrityksen laskujen tarkastuksen työmäärään ja tarkastuksen laatuun toimitetun tavaran osalta.
Tutkimus on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus, joka toteutettiin teemahaastatteluiden avulla. Haastattelut toteutettiin maaliskuun 2012 aikana Amplit Oy:n työmaalla ja konttorissa. Tutkimuksessa haastateltiin teknistä johtajaa, talouspäällikköä, projektipäälliköitä, projekti-insinöörejä, projektin johtajaa sekä kärkimiestä.
Teoreettinen viitekehys käsittelee prosessin hallintaa, ostoprosessia ja logistista prosessia. Teoreettisen osion lähdemateriaalina on käytetty ammattikirjallisuutta, Internet-julkaisuja sekä case-yritykseltä saatuja lähdemateriaaleja. Tutkimuksen empiirinen osuus sisältää kvalitatiivisen osan, joka käsittelee Amplit Oy:n projektin prosessivaiheita. Kehitysehdotukset tehtiin analysoimalla prosessikuvauksia ja osallistuvan havainnoinnin avulla.
Teemahaastattelujen perusteella yrityksessä tehdään paljon puutteellisia ostotilauksia, jolloin henkilökunta joutuu tekemään paljon pieniä lisätilauksia. Tästä johtuen ostotilausmäärät ovat suuria ja laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen vie paljon aikaa. Näiden havaintojen perusteella yritys voisi kokeilla viikkotilauksia, jolloin ostot olisivat enemmän suunniteltuja. Toinen kehitysehdotus kohdistui lähetyslistojen hyödyntämiseen ostoreskontrassa, jossa ostoreskontran hoitaja vertailisi lähetyslistoja ostotilauksiin. Näin ollen yrityksessä huomattaisiin heti poikkeavuudet tilatun ja saapuneen tavaran välillä.
Tutkimus on kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus, joka toteutettiin teemahaastatteluiden avulla. Haastattelut toteutettiin maaliskuun 2012 aikana Amplit Oy:n työmaalla ja konttorissa. Tutkimuksessa haastateltiin teknistä johtajaa, talouspäällikköä, projektipäälliköitä, projekti-insinöörejä, projektin johtajaa sekä kärkimiestä.
Teoreettinen viitekehys käsittelee prosessin hallintaa, ostoprosessia ja logistista prosessia. Teoreettisen osion lähdemateriaalina on käytetty ammattikirjallisuutta, Internet-julkaisuja sekä case-yritykseltä saatuja lähdemateriaaleja. Tutkimuksen empiirinen osuus sisältää kvalitatiivisen osan, joka käsittelee Amplit Oy:n projektin prosessivaiheita. Kehitysehdotukset tehtiin analysoimalla prosessikuvauksia ja osallistuvan havainnoinnin avulla.
Teemahaastattelujen perusteella yrityksessä tehdään paljon puutteellisia ostotilauksia, jolloin henkilökunta joutuu tekemään paljon pieniä lisätilauksia. Tästä johtuen ostotilausmäärät ovat suuria ja laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen vie paljon aikaa. Näiden havaintojen perusteella yritys voisi kokeilla viikkotilauksia, jolloin ostot olisivat enemmän suunniteltuja. Toinen kehitysehdotus kohdistui lähetyslistojen hyödyntämiseen ostoreskontrassa, jossa ostoreskontran hoitaja vertailisi lähetyslistoja ostotilauksiin. Näin ollen yrityksessä huomattaisiin heti poikkeavuudet tilatun ja saapuneen tavaran välillä.