Theseus käyttökatko ma 22.4. klo 12 alkaen. Katko jatkuu 22.4. klo 15 asti ja on koko Theseuksen laajuinen. Lisäksi töiden käsittely ja syöttö on estetty ti 23.4. ainakin klo 12 asti. Theseus service break from Mon 22.4. at 12:00. The break will last until 15:00 on Mon 22.4. and is Theseus-wide. In addition, processing and uploading of work will be blocked until at least 12:00 on Tue 23.4.
Hankintaprosessin tiedonkulun ongelmien kartoitus : Case: Sappi Fine Paper Europe, Kirkniemen tehdas
Kuisma, Lauri (2012)
Kuisma, Lauri
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203133346
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203133346
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa hankintaprosessin aikana tapahtuvaan tiedonkulkuun, ja tiedonkulkuun kytkeytyvään tiedonhallintaan liittyviä ongelmia eteläafrikkalaiseen Sappi-metsäteollisuuskonserniin kuuluvalla Kirkniemen paperitehtaalla. Kartoituksen tarpeellisuuden taustalla oli erityisesti vuonna 2009 voimaan astuneen, M-Real Oyj:n ja Sappi–konsernin välisen yrityskaupan myötä tapahtuneet organisatoriset ja toiminnalliset muutokset, joiden vaikutukset ovat ulottuneet monella tasolla myös hankintatoimeen.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu hankintaprosessin ja siihen liittyvän tiedonkulun tarkastelun ympärille. Viitekehyksessä käydään läpi prosessin eri vaiheiden aikana suoritettavia toimenpiteitä, prosessiin osallistuvien osapuolten rooleja sekä tiedonkulkuun liittyviä tekijöitä ja piirteitä. Koska hankintatoimi mielletään osaksi logistiikkaa, havainnollistetaan viitekehyksessä lyhyesti myös hankintatoimen sijoittumista logistisessa prosessissa.
Varsinainen ongelmien kartoitus suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, joka koostui tehtaan säännöllisesti hankintoja tarvitsevien esimiesten ja asiantuntijoiden sekä osto-osaston edustajien sähköpostitse suoritetuista teemahaastatteluista, sekä tehtaan tarvikevarastolle suoritetusta henkilökohtaisesta haastattelusta. Lisäksi Kirkniemen tehdas- ja automaatiosuunnitteluosaston työntekijöille suoritettiin tarkentava haastattelu sähköpostihaastattelun kautta saatujen vastausten pohjalta. Tutkimuksen kautta saatujen tulosten pohjalta päädyttiin siihen johtopäätökseen, että valtaosa tehtaan hankintatoimen tiedonkulkusidonnaisista ongelmista koskettaa tehtaan sisäisiä toimenpiteitä ja osapuolia. Toinen merkittävä huomio oli, että muutosviestinnällä ja sen onnistumisella on osaltaan yhteys tiettyihin prosessin aikana huomioituihin tiedonkulun ongelmiin.
Lopputuloksena opinnäytetyössä esitetään kaksi laajempaa kehitysehdotuskokonaisuutta, joilla valtaosaa esiin nousseista ongelmista voitaisiin karsia. Ensimmäinen kehitysehdotuksista on hankintatoimeen liittyvä, sisäisen operatiivisen viestinnän suunnitelma, jossa on esitettynä se, mitkä tiedot prosessin aikana tulisi lähettää, kuka tai ketkä eri tietoja tarvitsevat, mitkä voisivat olla pääasialliset kanavat millekin tiedolle ja mikä on oikea aika kunkin tiedon välittämiseen. Tällä suunnitelmalla on tarkoitus standardoida ja selventää prosessin tiedonkulun rakennetta, jotta puutteellisesta tai väärästä tiedosta johtuvat negatiiviset vaikutukset saataisiin minimoitua. Toinen esitetyistä kehityskokonaisuuksista keskittyy tehtaan intranet–palvelimella ylläpidettävän ostotoiminnanohjeistuksen sisällön kehittämiseen, sekä sen tehokkaampaan hyödyntämiseen muutosviestintää tukevana ja oikeista toimintatavoista ohjeistavana tiedonvälitysportaalina. Lisäksi muutamia esiin nousseita ongelmia varten, joihin ei kahdella suuremmalla kehitysehdotuskokonaisuudella voida vaikuttaa, esitetään yksittäisiä toimenpiteitä, joilla ongelmien negatiivisia vaikutuksia voitaisiin vähentää. Lopuksi esitetään vielä katsaus tulevaisuuden kannalta merkittävistä kehitysalueista.
-------------------------------------------------------------
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu hankintaprosessin ja siihen liittyvän tiedonkulun tarkastelun ympärille. Viitekehyksessä käydään läpi prosessin eri vaiheiden aikana suoritettavia toimenpiteitä, prosessiin osallistuvien osapuolten rooleja sekä tiedonkulkuun liittyviä tekijöitä ja piirteitä. Koska hankintatoimi mielletään osaksi logistiikkaa, havainnollistetaan viitekehyksessä lyhyesti myös hankintatoimen sijoittumista logistisessa prosessissa.
Varsinainen ongelmien kartoitus suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, joka koostui tehtaan säännöllisesti hankintoja tarvitsevien esimiesten ja asiantuntijoiden sekä osto-osaston edustajien sähköpostitse suoritetuista teemahaastatteluista, sekä tehtaan tarvikevarastolle suoritetusta henkilökohtaisesta haastattelusta. Lisäksi Kirkniemen tehdas- ja automaatiosuunnitteluosaston työntekijöille suoritettiin tarkentava haastattelu sähköpostihaastattelun kautta saatujen vastausten pohjalta. Tutkimuksen kautta saatujen tulosten pohjalta päädyttiin siihen johtopäätökseen, että valtaosa tehtaan hankintatoimen tiedonkulkusidonnaisista ongelmista koskettaa tehtaan sisäisiä toimenpiteitä ja osapuolia. Toinen merkittävä huomio oli, että muutosviestinnällä ja sen onnistumisella on osaltaan yhteys tiettyihin prosessin aikana huomioituihin tiedonkulun ongelmiin.
Lopputuloksena opinnäytetyössä esitetään kaksi laajempaa kehitysehdotuskokonaisuutta, joilla valtaosaa esiin nousseista ongelmista voitaisiin karsia. Ensimmäinen kehitysehdotuksista on hankintatoimeen liittyvä, sisäisen operatiivisen viestinnän suunnitelma, jossa on esitettynä se, mitkä tiedot prosessin aikana tulisi lähettää, kuka tai ketkä eri tietoja tarvitsevat, mitkä voisivat olla pääasialliset kanavat millekin tiedolle ja mikä on oikea aika kunkin tiedon välittämiseen. Tällä suunnitelmalla on tarkoitus standardoida ja selventää prosessin tiedonkulun rakennetta, jotta puutteellisesta tai väärästä tiedosta johtuvat negatiiviset vaikutukset saataisiin minimoitua. Toinen esitetyistä kehityskokonaisuuksista keskittyy tehtaan intranet–palvelimella ylläpidettävän ostotoiminnanohjeistuksen sisällön kehittämiseen, sekä sen tehokkaampaan hyödyntämiseen muutosviestintää tukevana ja oikeista toimintatavoista ohjeistavana tiedonvälitysportaalina. Lisäksi muutamia esiin nousseita ongelmia varten, joihin ei kahdella suuremmalla kehitysehdotuskokonaisuudella voida vaikuttaa, esitetään yksittäisiä toimenpiteitä, joilla ongelmien negatiivisia vaikutuksia voitaisiin vähentää. Lopuksi esitetään vielä katsaus tulevaisuuden kannalta merkittävistä kehitysalueista.
-------------------------------------------------------------